高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作

摘 要：随着我国社会经济的不断发展和进步，各行各业最新的发展模式也都实现了改革创新，其中的计算机技术领域也不例外。随着高校档案管理逐渐转变为数字化进程，当前的电子档案因界面整洁、操作简单等特点而深受人们喜爱，但却无法完全替代纸质档案，且很多高校的馆藏档案资料也都是纸质档案，所以在推进档案数字化进程的同时也不能无视对纸质文档的保护与管理。本文主要针对高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作为研究对象，然后结合实际工作中存在的问题来进行探讨，最后提出几点解决的建议和对策。

关键词：高校档案;数字化;纸质档案;保护

可以看到，目前我国的档案数字化建设已经逐渐成为档案管理工作的重点，而将电子档案与纸质档案通过对比可以发现，电子档案在管理上会更集中一些，且在储存方面会更高效，在查阅上也会更便捷，甚至可以认为是实现档案管理信息化与现代化的重要手段。但是，由于电子档案自身的易修改、易变动等特点，导致其自身的安全性、可靠性很难得到保证，且将馆藏当中大量的纸质档案一步步地实现数字化也是需要一个很长时间的过程，所以目前高校档案管理工作的主体仍然是纸质档案，因此对于纸质档案管理人员的管理和保护应当要加强。

一、高校纸质档案保护工作的重要性

高校纸质档案是指其在实际工作、科研、政务管理或各项活动时产生的文件，且这些文件对社会、学校等也有着非常重要的保存价值与意义，一般情况下，这些纸质档案形式包含有图表、文字、影像等，这些文件资料不仅记录着高校的成长历史，而且对高校未来的发展与建设也有非常大的帮助。随着社会信息技术的不断发展和进步，档案数字化管理已经逐渐成为未来档案的发展方向，但在实际的档案数字化管理过程中，纸质档案的存在已经逐渐成为人们讨论的重点。通过对比发现，数字化档案管理虽然具有便捷、操作简单等特点，但数字档案也非常容易进行修改或变更，无形之中也影响了档案的真实性。但纸质档案则具有稳定、固定、静态、永久等特点，这在很大程度上满足了高校发展的需要，而两者的共同发展可以使保证档案管理工作更加合理化。

二、当前高校纸质档案管理所面临的问题

1.工作人员的重视程度不够。随着我国档案信息化、办公自动化的不断发展和应用，当前的电子档案的应用优势及其价值已经变得越来越明显，因此大部分的高校档案管理人员也开始逐渐认为电子档案可以取代纸质档案，也正是因为受到该观念的影响，导致管理人员开始无视对纸质档案的保护与管理，无形之中也影响了实际的应用效果。其次，因为一些档案管理员所具有的专业素质还比较低，所以对于纸质档案管理的专业技能与意识也比较缺乏。

2.纸质档案的特征正在逐渐下降。一般情况下，纸质档案的形成都是具备某一特殊条件的，这也是决定纸质档案唯一性的关键因素，且在形成之后很难在改变，甚至可以认为是最具有说服力的原始凭证。但电子档案的出现，纸质档案一大部分便逐渐成为了电子档案的双套制，同时电子档案还会带有明显的痕迹，整个工作流程也都是数字化操作，这与纸质上记载的信息完成一样，这就导致两者之间很难辨别真假。其次，随着电子化办公不断地深入，在纸介质上工作人员留下的原始记录随之也变得越来越少，从而使得纸质档案自身所具有的唯一性的特点也在不断消失，自身的真实性也因此受到了影响。虽然将纸质档案进行数字化加工处理能够实现信息共享，但由于各种网络存在问题日益明显，数字化档案信息很容易被修改，进而导致出现信息泄露等问题。

3.纸质档案数字化存在安全隐患。随着纸质档案数字化的不断发展和进步，其在实际应用时便容易造成纸质档案的损毁，特别是档案的大量出库，这不但增加了对管理的整体难度，且在扫描纸质档案时也会由于利用者的利用需求而导致档案的再次流动，一旦不注意很可能会造成档案实体的丢失，对后续的使用存在一定的影响，其次，在对档案进行数字化加工时相关人员避免不了对纸质档案进行拆装，这对档案的整体性难免会造成破坏，而且还会影响纸质档案的保存期限，甚至出现还会加速纸质档案的老化并缩短使用寿命。因为工作人员自身档案意识较为薄弱，其就会导致信息泄露的可能性增大，进而造成不必要的麻烦。

4.无视了对纸质档案的保护技术。随着高校档案数字化建设的不断发展与完善，如今的档案管理工作不但能够实现不通过实体档案来进行查阅信息，还能够实现信息共享，人们对纸质档案的使用率越来越低，这就造成了管理人员无视对于纸质档案的管理和保护。从另一个层面来看，一些年代久远的纸质档案因为管理不当导致了资料信息需要修复的数量变得越来越多，而档案保护工作的经验性取决于纸质档案保护工作的技术性，由于这些也难以用文字的形式记录下来，久而久之对纸质档案的保护技术就会失传，导致纸质档案的老化程度在不断恶化，并对未来的人类文明史造成遗憾。

三、高校档案数字化进程中加强纸质档案保护的对策

1.要提升档案人员的责任感。首先，档案管理人员要意识到纸质档案属于是一种不可再生的“集体记忆”，且自身也具有一定的不可替代性与脆弱性，甚至当前还面临着消失的风险，所以为了避免问题的产生，档案管理人员就必须要采用有效的方法去进行抢救和保护，这也是档案管理员必须承担的责任和义务。

2.要改变档案管理人员的传统管理观念。可以看到，当前我国的纸质档案正面临着严重的电子档案挑战，而在实际的档案信息化进程中，管理人员如果想要让纸质档案发挥出自身的价值，其就必须要改变传统的管理方法，且传统的管理方法也无法满足纸质档案的管理需求。为了保证纸质档案保护工作，高校首先要改变档案管理者的管理观念，要让他们认识到纸质档案的应用价值，并要求他们定期学习新型档案管理的方法，学会奖各种档案材料结合应用，也只有这样才能具备独立解决档案问题的能力，从而保证纸质档案保护工作的顺利开展。

3.对当前的纸质档案管理制度进行创新。我们都知道纸质档案自身具有永久性、不可更改性等特点，且在建立纸质档案初期就应该保证正确保管与归档。其次，高校的纸质档案管理对高校发展也有着十分重要的意义，因此为了保证工作得以順利开展，其就必须要建立一套科学、合理的管理体系，且需要为每一份档案建立有相应的记录制度。当然，对档案进行严格保管、整理也是非常重要的，高校可以建立相关的借阅制度来进行保管，这样不仅能及时归档，而且还能保证纸质档案的完整。因此在档案信息化不断发展的今天，高校只有建立完整的档案管理制度与标准，这样才能提升纸质档案保护工作的质量。

4.要加强纸质档案数字化处理过程的保护。为了能更高效的开展档案数字化管理工作，又能实现对档案实体的保护工作，高校在进行纸质档案保护工作时，期可以按照以下方法来展开：第一，管理人员在进行档案扫描时，其要尽量使用不拆卷的扫描设备，目的是为了避免对档案实体造成损坏，对那些必须要进行拆卷的档案，管理人员是不能用刀子来切割的，且特别要注重保护档案纸质边缘字迹的完整，这样才能避免缺失的现象出现。第二，要严格按照标准来进行档案管理，并使用合格的装订材料与装具，这样才能提升纸质档案的保存期限，提升整体的档案质量。第三，为了让档案能实现 长期保存，管理人员在完成档案扫描后应该重新进行消毒与除尘，当完成这些工作之后即可进行封存保管。

5.对破损的档案要及时修复与加固。在我国出台的《高等学校档案管理办法》中就有明确规定：“对已经破损或损坏的档案要及时进行修复，对档案出现生虫、长霉等现象也必须及时采取措施进行修复”。可以看到，档案修复过程属于是一个高专业性的工作，修复工作者不仅要具备高度的责任心，而且还要有认真、负责的态度，并需要定期进行修复专业技术培训，这样才能提高自身的专业技术水平。其次，在进行修复工作时还应该严格按照修复原则来进行：第一，安全性原则。在进行档案修复时，修复人员一定要保证档案的安全，要严格按照相关标准来展开工作。第二，真实性原则。保护档案原始信息的真实性也是非常重要的，在进行修复工作时要尽可能的保证档案原貌，目的是为了延长档案的保存寿命，从而提升纸质档案自身的价值。

6.提升档案管理人员的综合素质。高校在进行档案数字化进程时，管理人员要想对纸质档案的完整性更好的保护，实现电子档案与纸质档案的共同发展，首先要做的就是改变传统的管理观念，要结合现状来建立完善的管理制度，并采取相应的档案保护措施，不断提升纸质档案管理人员自身的综合素质，以保证后续保障工作能够得以顺利开展。其次，在对纸质档案进行管理时，管理人员要了解清楚纸质档案管理的文体工作，如防腐蚀、防潮、防虫等，档案的使用也应当记录在编，防止出现自管自盗的现象，进而保证纸质档案管理工作的科學化与规范化。

四、结论

综上所述，随着高校档案数字化管理工作的不断发展和进步，现如今的电子档案在高校档案管理工作中也已经占据了非常重要的地位，且整体的价值也非常明显，当然电子档案所创造出的价值也得到了人们的广泛关注。但是，在实际实施过程中，电子档案的应用还存在一定缺陷，及并不能完全替代纸质档案的作用，因此在这样的状态下，加强对纸质档案的研究就变得非常重要，且高校也应该加强对纸质档案的管理与建设，可以利用一些先进技术来抢占纸质档案管理的制高点，这样才能保证后续工作的顺利开展。

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作者简介：霍奕潼（1989-），女，民族：汉，籍贯：北京，学历：硕士，职称：助理研究员，研究方向：档案学、管理学。