浅谈水利工程档案管理工作

丁云

摘要：水利工程档案管理工作是水利工程建设的真实记录依据。水利工程档案资料管理工作不仅关系到工程施工质量、施工效率和施工安全，而且关系到工程参建单位的经济利益，是水利工程施工管理科学化、规范化和制度化的体现。只有做好明确档案分管领导、确定管理工作内容、注重管理人员技能培训和实现档案管理的网络化等方面的工作，才能真正发挥水利工程档案资料管理工作的作用与价值，为提高水利工程施工质量提供有力保障。本文对水利工程档案管理工作存在的问题进行了浅要分析，并对如何加强档案管理工作提出了对策，以供参考。

关键词：水利工程;档案管理;问题;对策

水利工程建设具有投资大、建设周期长、施工项目多的特点、工程施工过程中会形成大量的种类繁多、价值高、技术性强的工程档案。水利工程档案的真实记录、规范管理，对水利工程安全鉴定、工程质量、并为工程项目后期的维修管理、改扩建提供多方面综合性服务。

1 工程档案管理的重要性

水利工程档案资料是其在建设中各个阶段所形成的图表、文字和声像等形式的记录，在衡量水利工程施工质量，以及工程建设的经济效益中有着重要的价值。只有经过管理人员的鉴别、整理与立卷的工程信息才能形成档案。

水利工程档案是工程建设管理的真实记录，具有凭证和依据作用，这些档案不仅在工程建设质量评定，而且在事故原因分析、索赔和反索赔、阶段验收与竣工验收、维护、改造及其它日常管理工作中具有无可替代的重要作用，所以必须加强这项管理工作，同时如果水利工程参建单位不按照规定要求提交档案资料，则工程无法通过质量验收或者质量等级的评定。

2 水利工程档案管理的特点

2.1水利工程档案是水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图标、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用。

2.2水利工程档案先在参建项目部保管，待工程完工验收后移交业主档案室两份，一正一副，并复印扫描移交公司一份，在管理过程中涉及资料的归集、装订和保管存放，移交的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。

2.3水利工程档案形成周期长、现实使用性强，档案资料能很好的体现和记录整个工程的施工过程和管理运行的情况，后期的水利工程建设与维护要借鉴大量已经归档编目的档案资料。

3 水利工程档案管理工作中存在的问题

3.1档案管理是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度的重视。但现实中往往注重生产进度、质量、安全等，却忽视了档案管理的重要性，不舍得配置专职档案工作人员。或有专职人员，但是管理工作流于形式，还有管理人员变动频繁，交接工作时不详细，会出现资料的缺失，且在项目施工过程中不注重资料的收集整理，待项目完工后再进行档案资料的收集整理，此时参建人员都已退场，造成后期档案工作人员收集资料困难。这种管理方式影响档案工作的质量，给工程档案造成很大的危害，使相隔时间较长的资料零散，无法完整、无误地归档，给后期归档造成不必要的困难。

3.2项目档案管理规章制度不健全，或虽然建立了相关的规章制度，但没有形成有效的管理和监督机制。档案规章制度如同虚设，在项目管理工作中难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性很大，导致部分档案不能及时归档。

3.3项目档案专业人员缺乏。在水利工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志，或是工程技术人员，且都没有经过档案管理培训和学习，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生。

4 解决水利工程档案管理问题的对策

水利工程档案管理要更加健全，必须从整个全程着手，实行规范化科学化的管理方法。即要求工程档案管理的每一程序都采用科学化规范化的手段。同时针对出现的问题，提出以下几条对策。

4.1完善规章制度，加强管理，深化岗位责任制度，确保档案管理过程中每一个环节都不会出现问题，再者，要做到未雨绸缪，考虑到可能会出现的问题，将失误发生的可能性降到最低，同时还应加强档案管理的监督和检查工作，再者内部管理激励制度可以有效激发工作人员的工作热情，把档案管理工作充分分解细化，层层落到实处，实行岗位责任制，使领导和员工的工作方向和任务具体化。每个岗位上的工作人员都应有年终总结，并做到奖惩分明令人信服，使岗位责任制能够贯穿于工作的始终，确保档案资料的安全性和准确性。

4.2从事水利工程档案管理工作的人员，专业知识和技能应该要比一般单位的档案管理人员更全面，不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及水利工程相关的一些专业类别档案，因此要提高档案管理人员的档案管理意识和专业素质能力，针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解水利工程建设工作中会形成那些类型的文件材料，那些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围，同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和形成材料的规范化、标准化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累收集资料。这种培训与档案管理工作和工程施工同步进行，为后面工程完工后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。

4.3加大投入，实现档案管理现代化。档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几个方面：保管条件现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化。档案工作手段现代化需要实现档案资料的数据化和网络化，提供方便、快捷、高效的档案服務。

5小结

水利工程档案管理工作是一项长期的基础工作，我们要提高档案管理水平，完善管理体制，做好档案的收集、保管、应用三方面工作，使水利工程档案更加科学、合理、标准。

参考文献：

[1]张红文. 新时期档案管理工作浅谈[J]. 长江师范学院学报，2016，0（2）.

[2]冯学义. 浅谈新时期档案管理工作[J]. 兰台内外，2015，0（6）.

[3]代晓伶. 新时期加强水利工程档案管理工作的思考[J]. 办公室业务，2017，0（20）.

（作者单位：中国水利水电第三工程局有限公司）