创新办公理念发挥职能优势

刁俊菁

摘  要：办公室是整个公司的中枢系统，它的职能是连接内外关系，服务职工。具体的办公室工作纷繁琐碎，需要负责的事务种类包罗万象，某一细节的疏漏都可能对公司正常的运转产生较大的影响。办公室也是接待外宾，和外界交流联系的场所，统筹公司各部门的工作，是公司的门面。提高办公室工作的效率，发挥办公室职能，有利于公司高效的运转。

关键词：办公室职能;发展现状;改进措施;实践管理

引言

办公室是领导的重要助手，合理安排公司的日常活动，同时也要全心全意的为职工服务，保障各位职工能够顺利工作，是公司正常运转的核心部门。而在当今，办公室功能的发挥仍然面临着很多问题，需要我们进一步创新办公理念，切实把办公室的工作落实到细节上面，统筹公司发展的大局，办公室人员要充满责任感，为整个公司的顺利运转保驾护航。

一、办公室职能发挥现状

1、规章制度需要完善

我国办公室的管理理论研究于上个世纪八十年代问世，在目前还未形成完备系统的独立理论体系，很多的规章制度和工作方式都是借鉴外国的管理经验和理论成果，使得我国的办公室职能不能满足公司的发展现状，管理滞后的情况较为严重。对于整个公司来说，办公室的管理工作是一项承上启下的重要工作，如果没有相对完善的规章制度作为依靠，整个执行力度和工作效率就很难发展。在当今很多公司中，办公室的管理并没有明确的规章制度，对于工作的细节也并没有做出清晰的要求，流程落实不到位，从而很难保证办公室的各项工作有条不紊的进行，工作效率较低，给公司的运转带来了重大影响。由于制度上存在疏漏，使得考核标准也存在着一定问题，不同部门之间的责任划分不明确，管理的范围相对混乱，一些擦边球的工作并不能很好的被完成，影响其他工作的开展。办公室的服务能力也存在着很大问题，在日常的工作开展过程中，办公室人员的服务力度和工作开展的深度有比较有限，从而难以保证整个工作完成的效率。最后办公室人员的素质问题成为阻碍办公室发挥职能的重要因素。很多企业的岗位设置不合理，人员安排不够科学，一部分员工并不能胜任当前的工作，很多员工都是通过走后门的关系进入到公司办公室，其个人素质并不达标，在日常工作中不端正态度，工作懒懒散散，完成的工作存在很大的问题。再加上办公室的工作琐碎复杂，一些员工的创新意识不足，使得办公室的工作难以进行有效的创新，内部人员缺乏服务的观念，不能和各部门统筹合作，沟通效果不理想，这给公司的管理工作留下了很大的隐患。

2、信息沟通不顺利

在社会面临经济转型的大环境下，办公室发挥着辅助决策的重要功能，这部分功能的实现需要各部门之间协调合作，将各项工作落实到位。沟通交流，内外应酬是办公室特有的功能，协调交流机制的建立，是办公室职员、公司的领导、公司的员工与外界联系的关键。有效的沟通机制也是公司制定发展战略和落实政策的关键，对于公司企业效益的提升有着很大的关系。通过高效合理的沟通，可以增加办公室与各员工的信任程度，同时还能凝聚整个公司的力量。在办公落实制度管理期间，会面临着层级管理的问题，形成上下级的阶级关系。办公室成为制度的制定者是制度落实的监督者，从而与各部门之间沟通工作出现障碍。办公室是企业调度沟通的核心，是沟通外界社会，实现企业文化的重要桥梁。办公室本身的定位就决定了其在决策和管理制度方面发挥的作用。在企业的管理方面，办公室发挥职能的程度有限，有些功能的实现是有一定限度的，在制度的实施过程中，办公室起到传播的重要作用，作为制度的实施者，办公室所形成的文化交流可以缓解企业员工与领导之间的不对称问题。

3、管理观念不能与现代社会接轨

在社会主义新时期，针对办公室管理工作的不足之处进行改善和创新是当前工作的重中之重，也是改变办公室工作形式，提高管理工作的有效性的关键所在。建立健全办公室的管理机制，不仅要提高自身的业务能力，同时也要提高办公室的工作效率，与社会发展的前沿接轨。办公室职能的完善很大程度上关系到办公室能否发挥正常的职能。在当前的信息化时代，很多企业都处在发展的高速路上，企业内部的组织形式较为复杂，员工工作的内容复杂多样。现代社会的发展对企业的运营也产生了一定的影响，对于企业内部的管理模式也提出了更高的要求。随着企业改革的不断深入，良好的运转和科学的管理机制是企业管理工作所要达到的目标，办公室也渐渐成为公司内部管理服务的核心部门，所以要提高办公室的管理工作。

4、职工素质需要进一步提升

办公室的工作主体就是人，职工的个人素质是影响工作质量的关键。在信息发达的当今，要求办公室职员能够熟练的操控各项办公软件，具有突出的沟通能力，较强的执行能力和良好的服务态度。要根据时代发展的步伐，不断更新自己的管理观念，丰富自身的各项技能。在办公室工作中要进行合理的安排，提高工作的积极性，让自己处在主动状态，服务职工，服务领导，为企业的正常运转贡献力量。

二、办公室工作的创新理念

1、更新观念，完善制度

制度是公司和谐发展的行为规范，由于办公室的工作涉及的范围较广，需要有明确的规章制度进行约束，制度不完善可以借鉴国外先进的管理经验，结合公司的发展实际，制定出符合公司发展现状的规章制度。办公室员工要明确自身的职责目标，保证每个工作事项都能有制度可依。

2、落实服务工作

办公室是整个公司发展的枢纽，协调好各部门工作，落实好服务职能是办公室功能实现的关键。身为办公室的职员，要勤于思考，灵活处理工作，同时还要统筹各部门的工作，了解各部门的职责。在日常工作中，要端正服务态度，积极主动的为员工做事，遇到困难时，要勇于面对困难，解决困难。领导传达的精神和指示要及时的通知各员工，还要将员工的集体意见及时上报，做好承上启下的工作。办公室要将工作的能动性和创新性淋漓尽致的表现出来，善于抛开原有的工作观念，在落实工作中积极创新。要根据企业发展的方向，提出一些发展的新思路、新观点，让办公室的管理工作保持先进性。还要求办公室拥有统筹全局的意识，在工作中以大局为重，尊重各部门的意见和建议，提出科学合理的工作方案，加快公司的创新。

3、加快思想的转变

作为办公室的职工，一定要将办公室的工作摆在正确的位置上，认清时代发展的形势，及时更新自己的思想观念。要增强责任感，提高自己的大局意识，提高工作的积极性和主动性，解放思想，大胆创新，面对新问题，新挑战，有自己独特的思考，不断地由被动转为主动。要紧跟领导的思想，如果不能兼顾领导和员工，主动服务的意识较差，就很可能在工作上考虑不周。所以要提高服务意识，及时转变自己的思维，把工作做好。

结束语：

办公室作为公司的核心部门，要发挥办公室的职能，并在现阶段的基础上不断创新。实现由原来按部就班的工作向高质量高效率的工作状态发展，要由按照规章制度办事转变为出谋划策，积极探索的方式的转变。要站在一定的高度上，统筹好公司内部的事务，协调好领导和员工的工作，为企业的顺利运转发挥自己的作用。

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