谈谈机关事业单位人事档案的管理

张雷

摘  要：人事档案管理主要是指对单位人员人人履历、工作表现等个人信息的详细记录，其不论是对于职员的工作调度、晋升都发挥着至关重要的作用，针对单位来讲，而作为人事部门工作的关键内容，人事档案管理工作的不断加强，在选拔、任用人才方面也拥有着重要意义，在此基础上，事业单位也能够对人员做出更科学的配置。因此，对于人事档案管理工作的革新，各事业单位应给予足够重视。

关键词：机关事业单位;人事档案;管理;思考

一、单位人事档案管理工作现状

在社会各项事业快速发展，以及改革创新工作不断深入背景下，传统的人事管理制度、干部选拔与任用记住已经无法满足单位发展的实际需要。而我国近几年，虽然也在选拔干部人员、配置人才等方面做出了相应的创新改革，也取得了些许效果，但由于缺改革目标、定位不准确，导致相关改革工作的落实受到了很大的束缚，也难以彻底的进行，且难以全面适应社会各项事业不同阶段的发展需求。其着重体现在：管理模式、方式过于陈旧，缺乏创新，未指定出具有系统化、规范化特点的管理制度，相关工作的激励、监督，以及竞争机制也为得到进一步完善。同时，在人员安排、岗位调整等方面也缺乏科学的规范机制，人员管理、绩效考核等工作具体落实的可操作性不高，在此背景下，不仅会导致一部分人员产生一定的危机感，也会使得一些有潛力、工作积极性较高的人员无法获得表现的机会等等，这些都制约着事业单位改革创新的推进。

二、优化人事档案管理的策略探究

（一）优化领导的档案管理意识

领导的带头作用在单位人事档案管理工作中发挥的作用是不容忽视的，因此，要想全面提升档案管理工作质量、效率的积极作用，就要不断加强组织领导工作，并将认识档案管理工作视为重中之重，引导相关管理人员正确认识到加强其档案管理的必要性。为此，可以构建领导管理小组，并安排专门的单位领导来负责，要关注每一个管理细节，并对各项管理工作进行定期考核，并针对实际工作需求构建出完善的管理机制，进而充分体现出认识档案管理的制度化、规范化特点。

（二）完善档案收集工作，提升管理质量

为了促进人事档案管理基础设施建设，事业单位应安排专人来负责各项管理工作。并结合相关规定，不断完善人事部门档案库房的管理工作人员与基础设施，且每一千人的档案都要安排一名专门负责人员。同时，库房还要拥有防火、防盗，以及防潮等功能，而为档案专门配备的存储柜也必须是铁制的，且要为库房配备空空调、灭火器等灭火与控温的设备与管理工具。另外，还要结合实际管理需求，构建出相对完善的人事档案管理制度，优化其档案功能，以此来不断增强档案记录内容的真实性、客观性，也为事业单位落实各项人事决策提供更可靠的参考依据，进而为事业单位的人才选拔工作提供更优质的服务。

（三）强化基础实设施建设，优化管理制度

通过不断加强相关档案资料的收集，能够促进认识档案管理工作水平的不断提升。作为事业单位档案管理的基础性工作，在我国经济政治体制不断改革背景下，干部体制改革、考核培训活动等方面也增加了诸多需要归档的资料，这也在一定程度上为人事档案材料收集工作的落实增加了很大难度。所以，相关档案管理人员应及时、准确的收集与整理各种资料，并做好鉴别工作，对于未达到标准规定的档案材料应给予认真筛选，及时退回一些手续不完整的材料，并要求相关部门及时进行补办，以此来确保档案信息的完整性、真实性与安全性。

（四）优化人事档案功能，增强档案利用率

通过对人事档案功能的不断优化，不仅可以充分体现出认识档案记录内容的真实性，也能够重新认识其档案的功能，一方面，是要有效保留原档案资料中关键部门;另一方面，是要恰当的拓展人事档案的内含，也就是医保、养老保险等一系列内容，认真记录相关人员的工作业绩，同时，为了使得其档案体现出的内容可以充分满足用人单位的实际要求，对于其他方面的资料也可以适当的增加一些。另外，对于单位、工作人员日常办公都会用到的一系列功能进行补充，从而为事业单位提供更优质的服务，进而促进人事档案利用率的不断提升。

（五）注重管理团队建设，完善管理制度

首先，对于管理人员专业素养的提升来讲。各级组织人事部门应选择在政治方面较为可靠，且具有较强责任心的共产党员来负责干部档案的各项管理工作。同时，主管部门也应该定期的组织档案员参与专业、系统的业务知识培训，管理人员自身也要不断的学习积累，注重自身专业素养与政治觉悟的提升，认真负责的对待管理工作的各个环节，进而从整体上提高档案管理队伍专业素养的提升。其次，在管理制度完善上，应注重信息化管理机制的建设，不撸是档案的收集、归档，还是利用等方面都要制定严格的管理制度，并以此来避免出现虚假材料。同时，对于案卷整理工作的相关细则也要做出进一步优化，从而为其各项整理工作的科学、全面开展提供有力保障，也为考察、任用干部人员提供更准确、真实的信息内容。

总之，就目前来看，我国机关事业单位开展的各项人事档案管理工作虽然获得了不小的成就，但时代是在快速发展的，要想紧跟时代发展脚步，各事业单位就必须要结合自身实际情况，加强档案管理工作的革新，并建立其科学、完善的管理机制，积极引进更新颖、先进的管理手段与方法，注重高素质管理人才的培养与引进，进一步提升其档案的利用效率，只有这样才能够为事业单位工作人员的选拔与任用提供有力的参考依据。