关于企业印章管理的风险与思考

叶傲嘉 陈筠

[摘 要] 印章是代表机关、组织或个人权力的标志，在社会经济活动中发挥着重要的作用。随着企业的发展壮大，企业的印章管理在生产经营中的重要程度越来越显著，印章管理的难度和风险也越来越大。因此，加强印章管理的风险防范，提高印章风险的防控能力已经成为企业日常管理的重要事项。本文对目前企业在印章管理中普遍存在的风险进行了分析，提出了印章管理的改善建议，以防范企业印章管理的风险。

[关键词] 印章管理 风险防范 规范化

中图分类号：F272 文献标志码：A

在企业的生产、经营、管理等各个环节中，企业印章发挥着重要的作用，它代表企业的意志，具有相应的公信力和极强的法律效力，是确认企业经济活动和经营管理行为合法性的重要依据。因此，印章的管理工作应该得到企业的高度重视，以保障印章使用的合规性、合法性，防范用印风险，降低用印风险发生的可能性，保证企业自身的合法权益不受侵犯。

保证印章和用印的安全，是印章管理的首要任务。但在实际管理过程中发现， 因为存在用印涉及部门多、范围广、印章数量及种类多等问题，所以印章的管理存在一定的难度，易给企业的正常经营活动带来风险和隐患。

一、印章管理的风险识别与判定

为了让企业发现在印章管理过程中存在的风险，笔者在下表中列出了印章管理普遍存在的十项风险管理点，企业可根据自身的管理情况和下表的项点进行判定，检测印章管理的完整性与有效性。

根据以上管理项点，若企业能做到其中八项以上，则说明该企业的印章管理是有效且可控的；若企业仅能做到五项或更少，则说明企业未重视印章管理，需大大加强印章管理力度，避免管理中的潜在风险。

二、企业印章管理工作中存在的风险

根据以上风险管理项点，企业在印章管理工作中存在的风险可以归纳为以下三个方面。

（一）制度流程方面的欠缺

企业印章管理在制度流程方面的欠缺主要包括两个方面，一是制度流程建设的缺失，即企业未针对印章管理建立相应的管理制度和流程，或未及时更新相应的管理制度和流程，在印章的刻制、使用、废除等过程中无参照执行的管理依据，印章使用无限制、无校核、无审批，使用混乱，企业存在用印法律风险；二是制度流程执行不到位，即印章的管理和使用未按照文件制度的要求进行，提前用印、随意用印的现象屡见不鲜，管理制度成为一纸空文，用印流程可有可无，造成部分用印行为脱离企业监管，给企业带来了风险。

（二）印章使用意识的缺乏

印章要实现规范管理，需要印章保管人加强对用印的把关，同时也需要印章使用人增强印章使用的风险意识，但是在实际管理过程中，有的印章管理人责任心缺乏，无法坚持用印原则，不能保证用印的合法、合规，保管不严、用印不登记、提前盖章、擅自盖章的现象频出。此外，用印人员合法、合规使用印章的意识淡薄，带着自认为“没问题”的文件去盖章，觉得加盖印章是一件小事，强迫或为难印章保管人对无流程审批的文件盖章。

（三）印章分类界定的模糊

企业的印章主要分为企业公章、合同专用章、法人章、财务章、发票专用章等五类。随着企业的发展，印章的种类也变得越来越多，如部门印章、检测印章、发货章等。印章种类增加后，员工对印章分类的界定变得模糊起来，关于印章的疑问也多起来：何时要加盖合同章？什么文件必须盖财务章？部门印章的效力如何？等等。 企业未对各类印章的效力进行界定，员工在模糊的概念下使用印章，印章错用、乱用、混用的现象就会时常发生，给企业带来经营风险和法律风险。

（四）印章管理内容的缺失

印章管理虽然只是企业管理中的一小部分，但是“麻雀虽小，五脏俱全”，印章管理起来并不简单，其管理内容涉及很多方面，如发放的管理、使用的管理、移交的管理、作废的管理等等。然而，因为很多企业对印章的管理不重视，导致在印章管理中存在管理内容的缺失。首先，企业最容易忽视的管理环节就是印章的作废，当印章无须使用时，应及时收回并作废，如企业在实施项目时通常会以项目的名义刻制、发放印章，以便项目文件的发放及结算，但有的项目持续时间长，在项目结束后，印章管理人员容易忘记将项目印章进行回收和作废， 造成项目印章无人管理甚至丢失。其次，企业最难对用印风险进行把控的环节就是印章的借出，例如，企业在外地进行商务谈判或签订合同时，有时要求双方现场签订合同并加盖印章，因此，印章外借的情况时有发生。印章一旦外借，则很难对用印的情况进行监督，若在借出时印章用于其他不法用途，会给企业经营带来很大的法律风险。如何加强对印章外借情况的监管是企业在印章管理中需要重视的问题。此外，印章的防伪是企业在印章管理中容易缺失的環节，部分印章管理人员缺乏对印章防伪重要性的认识，印章无防伪标志，这使印章被盗刻的风险变大。要保证印章的公信力与法律效力，应给印章加上防伪标志，如加上防伪编码和防伪纹等，这样才能避免私自刻章带来的用印风险。

三、加强企业印章规范化管理的建议

（一）完善管理制度

“制度是执行的基础”，因此，企业要建立健全企业印章管理制度，按照制度要求设立印章使用流程，对印章管理人员的责任和权利进行明确，保证管理制度的内容涉及印章管理的发放、使用、交接、外借、回收等各个环节。在印章刻制发放时， 要保证印章需求属实并且理由充分；在印章使用时，要对用印文件进行检查，保证用印有登记、有审批；在印章进行交接时，要保证有备案留存；在印章外借时，要防范随意用印的风险，印章归还时，要对外出用印文件进行备存；在印章回收时，要对印章的完整性进行检查，与发放时的印章式样进行对比。此外，要将各类印章的适用范围进行明确，加强印章的规范化管理，避免印章混用的现象，让印章的管理有规可依、印章的使用有制可循，从管理的源头避免用印风险事件的发生。

（二）强化风险意识

首先，企业应大力加强对印章管理相关知识和印章涉及的管理风险的普及宣传，不仅要提高印章管理人员的管理能力和管理意识，同时也要加强企业管理层及其他员工对印章管理的重视程度，改变盖章只是一种形式、盖章不用负责任的想法，增强用印的风险意识，避免违规用印、错误用印、随意用印的行为，在企业内部形成合规、合法用印的意识与习惯。另外，企业应加强印章管理人员的责任意识，在日常的印章管理过程中，要根据管理制度的要求来进行管理，坚持管理原则，保证印章的存放安全、使用安全、交接安全。

（三）加强印章管理的督查

印章管理风险在企业的经营管理过程中属于潜在风险，但是风险一旦暴露，则一般会出现较大的问题。印章的管理内容比较细小、琐碎、重复，因此印章管理人员在管理时容易出现疏漏，但是小疏漏很可能造成大问题。为保持印章管理人员在管理过程中的警惕性，印章的归口管理部门应加强对印章管理的督查，发现问题及时整改，避免大风险的出现。

（四）加快电子印章的上线

在遵守有关法律法规的前提下，电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力。完成电子印章的上线，将电子用印与印章使用流程联通，在线上完成印章审批流程后，可自动加盖电子印章，这样就能避免提前用印、混乱用印、无审批用印、伪造用印的现象，实现印章的规范化使用。

四、结语

随着企业的发展，印章的种类、数量会不断增多，印章的管理难度将会越来越大，随之而来的风险也会越来越多。因此，企业要规避在印章管理中的风险，就需要加强对印章管理的重视，完善管理制度和管理内容，在企业内部强化印章管理的风险意识，对印章的管理和使用进行监管，通过电子印章等信息化手段规避用印风险，实现对印章的规范化管理。

参考文献：

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