企业档案信息化建设的制约因素分析

摘  要：企业档案管理工作的开展是对企业生产经营管理过程中经营情况、人员调动、资产分配、经济流动等多方面的总结记录，将企业内部情况通过档案信息化进行总结记录，从而为更好地服务于企业的生产经营和为企业的建设发展打下坚固的基础。但是就企业档案信息化建设的程度以及现阶段的成果来看，企业在档案信息化建设中仍然存在很多漏洞，并且由于档案本身分类的复杂性下存在着很多的困惑，并且在有关企业档案信息化建设中关于职员相应的工作职能的定位仍然不明确，以及档案信息化建设管理人员自身对其工作重要性认识的缺乏，也从很大程度上阻碍了企业档案信息化建设工作的顺利开展。故本文主要就企业在实现档案信息化建设道路中遇到的障碍性因素进行深入分析，对制约性因素进行客观性探讨。

关键词：企业档案;信息化建设;档案信息化

中图分類号：G270.7      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）13-0147-03

Analysis on Restricting Factors of Enterprise Archives Informatization Construction

XU Yili

（Beijing Institute of Precision Mechanical and Electrical Control Equipment，Beijing  100076，China）

Abstract：The development of enterprise archives management is a summary record of the operation，personnel mobilization，asset allocation and economic flow in the process of enterprise production and management. It summarizes and records the internal situation of the enterprise through archives informatization，thus laying a solid foundation for the construction and development of the enterprise to better serve the production and operation of the enterprise. In terms of the degree of informatization construction and the achievements at this stage，there are still many loopholes in the construction of archives informatization in enterprises，and there are many confusions due to the complexity of the classification of archives themselves. In the construction of enterprise archives informatization，the orientation of the corresponding work functions of employees is still unclear，and the managers of archives informatization construction themselves are not clear about their work. Lack of awareness of importance also hinders the smooth development of enterprise archives information construction to a large extent. In this paper，the obstacles encountered by enterprises in the process of archives information construction are analyzed in depth，and the restrictive factors are discussed objectively.

Keywords：enterprise archives;information construction;archives informatization

0  引  言

随着现代化企业经营管理水平的整体提高，作为企业管理中重要组成部分的企业档案工作信息化建设，也越来越成为新时代发展下企业为提高自身经营水平能力必须思考的问题，社会主义市场经济在一些主客观因素的作用下也在不断发展变化着，企业应当主动围绕社会主义的市场经济价值核心，应对来自企业内部或者市场环境下的客观因素提出的新的挑战，积极调整企业应对方案，在企业档案信息化建设的工作开展中针对时代要求下对于企业发展提出的新的战略性要求，发现企业在档案信息化建设中存在着的制约性因素，进行深入探讨，以促进企业的良性发展。

1  企业档案的职能分类中存在的制约性因素

职能性分类在企业档案文件分类中的应用，其定位不准确会对企业档案信息化建设工作的顺利开展造成重大的阻碍，因为随着现代企业的快速发展，部门分类也日趋详细，各职能分类分工也日趋细分化，虽然在一定程度上对于企业的职能有了更加明确以及细致的分类，但是在实际查找中由于分类过于细化，会加强查找难度，并且，在新的活动出现的时候由于企业中档案信息分类过于细化，很难找到目标分类文件，不利于后期对于企业档案内容进行的增加、删改等操作。同时，对于企业档案相关内容目录的频繁更改，会对企业档案信息建设系统的稳定性造成影响，对之后的档案整理工作的平稳顺利进行产生干扰。

在企业档案信息化建设的过程中，通常将档案的职能属性设置为搜索目标，设置为相关的检索路径，但是在实际企业的正常经营运作工作的开展中，职能的复杂性是企业内部所面临的现实性问题，存在职能交叉、职能转变、职能变更或是解除的多种不同情况，因此，人们对于其职能的准确性认识存在不可避免的错落性，或者是误差性，尤其是在经过一定时间后，人们对于相关档案的职能性的认识会产生一定的模糊，对于其真实的职能属性存在记忆偏差，故检索者通常不采取根据档案职能来进行查阅的方法，这也暴露了企业在档案信息化建设过程中，对于档案检索的设置以档案属性作为检索条件的弊端，不能真实有效地达到准确快速找到相应的档案信息的目的。

同时在企业档案信息化建设工作的开展过程中，对于企业档案信息的整理中，不可忽视的是，对于档案项目相关分类的工作量的过于庞大，也要求在档案的实际分类过程中有更多详细的种类和层级，总数的过多以及复杂性，要求企业档案信息化建设构造更多的数据库，为不同种类不同层级的文档信息提供存储的空间。因此企业档案信息化建设中对于档案类目层级设置的复杂性和分类的繁琐性，导致整体的文档内容的存储过于分散化、零碎化，不利于总的记录，或者是相应的查找的操作。同时针对其类目层次的多样性设置有更多不同等级的数据库来存储不同类别的档案信息，很大程度上加大了分类工作的繁重性，以及开设多个数据库工作的难度，增加了档案分类下工作人员的压力，也对档案信息化建设的技术性开发能力提出了更高的要求，并且加大了计算机批量处理检索以及数据库搜索相关档案内容的工作量，降低了计算机检索的工作效率。

企业档案信息化建设中不可忽视的是相关工作人员在其岗位上工作的重要作用，而就企业档案信息化建设下关于档案项目的分类来看，不同企业对于档案分类会提出不同的要求，对于相关岗位上的工作人员来说，在接受有关组织结构分类的项目时，会存在更多的压力，因为组织结构职能的细化以及数量远超于正常普通机构的数目，这从工作总量上加大了相关工作人员的工作压力。同时，职能分类的工作的开展中，不可忽略的是该文档信息的背景内容的概况，如有些职能分类的档案文件中背景资料内容繁杂，总量过多，也是常有的事情，这时候就需要著录人员首先对其背景资料进行筛选了解，根据背景资料信息来辅助档案文件类目的分类工作，也从根本上增加了著录人员的工作量，增加了在企业档案信息化建设下相关人员的工作压力。

在企业档案信息化建设的过程中，职能分类法对于档案信息的一体化建设造成了不可避免的阻碍，主要是由于现在企业中所通用的OA（企业办公全自动化）系统的应用，OA系统的应用可以有效地将企业中的无论是文书办公区或者是人工传递链区块有效地结合起来，从而促进企业朝着更好更现代化的模式发展，为企业经营管理带来更快更便捷的体验。然而，在现阶段企业档案信息化建设中，档案管理系统的建设并没能很好地同企业中所通用的现代化的、更加具有科技感和便捷性的OA系统有效地结合起来，二者之间的工作的开展具有独立性，如职能分类法下对于企业中档案信息的整理归纳更多地需要对于数据进行重新著录和再次引入相关档案信息数据的工作，这样重复性工作的开展很大程度上降低了企业档案信息化建设工作进行的整体效率，并且重新著录和引入数据的工作也将造成企业档案信息同文件管理归属存在一定的事实性的冲突。

2  企业档案整合难度大

随着互联网的普及和发展，很多企业对内部档案进行了信息化的整理，企业信息电子化、信息收集网络化、信息内容数字化等资源整合过程中发生的问题逐渐显现。在我国逐步走上世界舞台的光辉下，企业的发展达到了高潮，自动化的企业经营模式带动了档案信息化的发展。但不可避免地在大量的信息传输过程中，会出现各种程度不同的问题。

每个专业所处的市场环境不同，专业所对应的电子数据也就不同，那么，出现的问题就不一样，操作过程也千变万化，就会给档案部门带来各种困难，不能对档案信息文件进行技术鉴定。另外，每一个数据都会有对应的数据库，这就会有大量不同结构的数据库在档案录入时对系统的运转带来较重的负担。

据成功者的经验所得，一个企业的成功必须拥有信息化管理的能力，每一步都必须脚踏实地，打好基础为后续的资源整合提供保障。企业会有很多个部门，每个部门都要做好自己的职责，这样才能建立一个高效统一的、拥有强大信息管理能力平台的清晰明确的数据库。

3  企业档案信息化建设工作的重要性被忽视

企业在成长发展的路上更多地关注的是企业经营水平能力的提高，也更加愿意将更多的精力和时间放到对于企业经济拉动的盈利项目上去，而忽略了企业档案信息化建设的重要性，从对档案工作的主体地位的忽视以及其价值被企业管理层忽视的主客观性因素来看，是最终导致了企业档案信息化建设工作未能在企业经营管理中得到重视的根本性因素，而且人员对于企业档案信息化建设工作的忽视，也会阻碍其工作在企业中的正常开展，降低其工作效率。

企业档案的主题作用被忽视，从一定程度上来看存在一定的历史性因素，由于我国在改革开放初期，国家发展刚刚起步，企业公司对于企业档案工作的准备一开始主要是以技术性档案为主展开的，并且在建国初期，由于我国经济情况的落后根本性因素，国家“一五”计划的提出使我国开始进入工业化进程，因此在企业发展中，国家对于档案信息管理提出了技术性更强一些的“技术管理体制”，在企业发展初阶段对于相关档案管理方面的人员配备，更多地偏向于技术性专业人员，而对于企业档案管理的信息化建设方便缺少专业性质，更多的是借鉴图书管理方式，因此在企业档案信息管理方式中存在一定的局限性。随着我国开放程度的提高以及国家经济能力的提升，虽然对于企业档案信息化建设方面开始有了一定程度上的改善，进行了一定程度上的调整，对于企业文档以及档案内容进行了相当大规模上的调整，但是企业内部在档案信息化方面工作的人员，其专业性知识的缺乏，导致了档案整理水平和质量的低下，以及在企业档案整理中所运用的相关方法有一定的落后性，不能够跟上时代发展下的新变化，不符合市场经济变动下主客观因素对于企业档案信息化建设所提出的新的要求。

并且就企业中档案信息化建设的地位来看，即使是在以技术性手法为主要核心内容的企业档案信息化建设管理的工作中，国家整体态势趋向于政治的不利因素也对企业的业务服务经营性竞争力造成了一定程度上的打击，不利于强调技术型企业档案信息化管理的开展，也从实际意义上忽视了企业档案信息化建设的重要性意义，忽略了档案信息化建設在企业经营发展中所占据的主体地位。

相关工作人员对于企业档案信息化建设工作的重要性意义及其地位的关键性作用的忽视，具体也体现在该工作开展中配备人员的综合性素质不高，以及进行该项工作的所支持的技术性器材设施的准备上相对落后上体现出来。要想充分发挥好企业档案信息的竞争优势，就必须不断加强企业档案信息化建设工作的开展，为企业档案信息建设工作的开展配备专业的管理人才，以及对于掌握档案信息建设的专业性知识的人才队伍的储备，是促进企业档案信息化建设合理有效开展的关键性因素。

4  结  论

企业档案信息化建设作为企业经营管理的重要组成部分，也是企业在时代发展下对于提升本职工作，取得更好的发展前景的重要要求。故本文针对经济快速发展的现代化背景下，对于企业信息化建设工作所提出的新要求，深入探讨并分析了企业档案信息化建设过程中遇到的制约性因素，希望对企业的信息化建设的有效发展提供帮助。

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作者简介：徐轶莉（1978-），女，汉族，江苏南通人，2003年毕业于江苏省南通师范学院美术学专业，文学学士，馆员，研究方向：管理。