论大数据环境下企业文书档案的信息化管理

吴春华

[摘 要] 在大数据环境下，各个领域都发生着变化，企业文书档案管理也一样。所以，企业文书档案管理应充分利用信息化管理模式，革新技术，积极探索新的管理及利用模式，以提升企业的文书档案管理水平，为企业的发展提供信息化资源。本文剖析了大数据背景对企业文书档案管理的影响，同时为企业文书档案的信息化管理及利用指明方向，提出了相关对策。

[关键词] 大数据 企业 文书档案 信息化

中图分类号：G271 文献标志号：A

一个企业的文书档案管理，就是要把企业在日常的生产、生活中所进行的各项管理活动整理归档，成为有价值的信息加以保存管理。随着信息化进程的加速，大数据的环境也逐渐加速了企业文书档案信息化管理方式的转变。相对于传统的档案管理方式来说，信息化的管理方式有着速度快、存储量大、资源浏览便捷、资源查询方便等特点。本文就是对大数据环境下企业文书档案的信息化管理和利用进行相应的探究。

一、大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用

（一）企业文书档案在企业中的作用

在企业的运行与发展过程中，会产生各种对于企业来说有价值、有意义的资料，如企业的策划方案、内部的文书往来、审计资料、合同文件等。这些资料由于内容涉及比较宽泛，部分资料还具有一定的保密性质，有的资料会对企业在未来的发展提供必要的参考支撑。

（二）大数据环境下要转变企业文书档案的管理模式

过去，企业文书档案是以纸质档案为主，这样文书档案管理就需要大量人力、物力、财力的投入，同时在进行档案查询等方面还存在很大的难度。随着信息技术的不断进步，过去传统的纸质档案逐渐被电子化的办公系统所替代，过去存在的查询困难、耗费人力等问题，随着大数据在信息技术的发展中的应用已经不存在了。

二、大数据环境下企业文书档案工作方式的转变

（一）抛弃老旧传统思想，引入信息化管理理念

大数据时代的到来，使得信息化技术在不断地更新换代，随之而来的是各种办公信息化理念逐渐替代老旧传统的思想观念，信息化的工作理念已经慢慢深入到企业文书档案工作之中。信息化管理在文书档案的管理中有着重要的作用，它不仅能够提高文书档案管理的工作效率，大大降低容错率，还增强了文书档案工作的简便性与快捷性。因此，信息化的管理能够全面提高文书档案管理及利用的效率。

（二）改变传统的管理方式，掌握主流的管理方法

传统的纸质文书档案管理方式已经随着大数据时代的到来而逐渐地被电子化、数字化的管理方式替代，企业的文书档案管理也逐步地向数字化、系统化的管理方向发展。随着信息技术的发展、网络技术的提高，文书档案管理工作也从过去的手工操作转变为计算机数据库的应用操作，这样的主流管理方法使得档案数据更准确，在资源共享的条件下极大地提高了工作效率。

（三）大数据环境下有效利用资源的共享性，提升文书档案管理的效率

资源共享让办公更加轻松便捷，因而企业文书档案管理也要在大数据的环境下提供共享资源。通过资源共享能够使企业内部进行文书档案的传递过程达到统一差异的目的，同时对于文书档案权限的管理达到对不同部门进行不同的资源共享的特征。这对于一些文书档案会起到一定的保护作用与权限管理作用[1-2]。

三、大数据环境为企业文书档案管理工作提供了方向

（一）信息化的管理模式为企业文书档案管理工作带来新的模式

在传统的文书档案管理工作中，大量的纸质操作不仅复杂而且存在着极大的错误风险，如要规避这些风险，就需要文书档案管理工作人员付出大量的精力与时间。随着时代的更迭，企业文书档案管理的工作模式也逐渐发生了改变，纸质数据被先进的电子数据库所替代，依托计算机进行相应的资料整理。根据有关数据统计（如下图所示），这样的工作模式大大提升了工作效率，同时也大大降低了错误风险，保障了文书档案数据的安全性。

（二）信息化管理逐步成为文书档案管理的重要方式

对于纸质档案来说，信息化档案具有非常明显的优点。首先，信息化档案在时间上、空间上有优越性，可以在不同时间段，不同的地点满足不同类型、不同层次的用户对档案阅读的需求。就覆盖面来说，信息化档案具有信息共享性，可以为企业更多部门、更多员工快速提供档案信息资源。因此，在大数据环境下，企业的文书档案已经由纸质管理向信息化管理转变，成了文书档案管理的重要方式。这种方式不但突破了原有的文书档案管理模式，也对文书档案人员提出了新的要求，需要其不断地丰富知识，创新工作，发挥才能，实现企业文书档案的资源共享性，深度挖掘档案的自身价值。

（三）强化企业文书档案管理的安全性

目前在大数据环境中，企业文书档案管理已经由纸质管理向信息化管理转变，在网络上实现资源共享。为此，企业首先要保障企业文书档案的信息安全性、保密性，加强网络安全管理，升级网络安全指数，避免泄密或者被网络病毒、黑客攻击；其次，要及时解决网络技术问题，减少网络故障，建立强大的信息资源库，避免多用户访问时出现网络延迟或者访问故障；最后，要保障数字文书档案的完整性，在信息化文书档案的建设中避免原始档案遭受破坏或者缺失[3]。

四、大数据环境下企业文书档案信息化管理及利用的对策

（一）整合企业文书档案信息，实现资源共享

在大数据环境下，企业应该借助数据之间的关联性，对文书档案信息进行汇总合科学分析，深度挖掘數据信息中的有效价值，重新建立数据库，对信息实现多元化的分析与统计，完成对信息的整合和利用，以满足企业发展的信息化需求，同时要采用多种方式对文书档案进行补充，可利用多媒体（如图片、视频等）对文字材料进行补充，让文字档案更加生动化、直观化，最后实现文书档案的资源共享 [4]。

（二）应用新技术手段，构建电子化文书档案管理的新机制

在信息化社会里，文书档案管理也应创建新的管理机制，采用新的技术手段，不断采取档案管理新措施。比如，通过建立数据库、应用云计算和网络技术等构建新的文书档案管理机制，设计新的信息检索方式，对信息进行分类、汇总，最后让企业的文书档案向数字化信息资源共享方向发展[5]。

（三）企业文书档案信息化管理要体现个性化

在信息化社会，大数据的作用就是实现对数据的统计与分析。为此，企业要立足自身特点，结合实际需求，深挖文书档案信息的价值，对资料进行整理、分类、汇总及科学分析，分析数据信息之间的关联性，提取企业需求的有效信息，让企业能根据所提供的信息资料，做出有利于未来发展的明确判断。同时，企业还可以利用大数据对客户的需求进行分析，做出个性化的判断，提供针对性的有效方案，实现企业个性化、定制化发展。

五、结语

在大数据环境下，信息技术得到了迅猛的发展，影响着各个领域。企业文书档案管理也应以此为契机，转变传统的文书档案管理模式，充分利用信息技术，整合企业文书档案信息，实现资源共享，构建全新的信息化文书档案管理机制，在企业文书档案信息化管理中体现个性化、定制化服务，为企业的长远发展提供坚实的保障。

参考文献：

[1]李军.加强企业文书档案信息化建设的若干思考及建议[J].中国管理信息化. 2019（03），127- 128.

[2]董志敏.基于大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].绿色环保建材.2017（02），13.

[3]华琦.大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究[J].兰台内外.2019（12），34- 35.

[4]马红梅.试论大数据环境中企业文书档案的信息化管理[J].办公室业务.2016（20），176.

[5]才翔.大数据环境中企业文书档案信息化管理及利用[J].兰台世界.2018（S2），179- 180.