新时期高校固定资产的信息化管理探究

周磊

摘 要：高校管理中，最重要的一点是对校园固定资产的管理，通过固定资产的盘盈可以让学校更好地了解自身发展的情况，为学校各项事务的开展提供必要的基础。随着高校信息化的不断发展，高校固定资产的信息化管理水平不断提高，需要管理人员切实提升自身管理水平和能力，才能提高资产管理的有效性。

关键词：高校管理;固定资产;信息化建设

高校同定资产管理一直是高校管理的重中之重，为学校各项事务的正常开展提供的必要的基础。随着近些年高校发展的不断加快，高校同定资产的管理难度也明显提升，传统的管理方法不能满足高校同定资产管理的发展要求。近些年随着信息化技术的不断发展，高校同定资产管理的信息化水平也在不断提高，逐渐构建和形成了自己的资产管理信息化系统。

一、高校固定资产信息化管理的必要性

随着我国高校发展的不断提升，高校的规模和内部同定资产数量也在不断增加，同定资产管理的难度明显提升。从规模来看，高校扩招的背景下，高校的规模不断扩大，新校区、新院系不断增加，同定资产数量也明显提升，既有新校区的各类同定资产，也有院系新增的同定资产，特别是理科、工科新设备的采购，因此必须要加强高校同定资产管理的水平和质量。

高校同定资产管理的水平与质量的提升依托信息化手段很好地实现了动态监控的效果。学校同定资产管理过程中，同定资产的使用主体可能会发生变化，部分同定资产会被清查和处置，依托信息化的方式，可以很好地动态进行同定资产的监测，每一项同定资产的变动都可以进行追踪，对各个环节进行有效的管理和追踪，同定资产从立项、招标到使用、处置都需要建档，通过建档的方式进行整理和分析，可以实现對资产的动态监控，每一项资产的变动都需要输入到信息系统当中，方便进行调取。其次，高校同定资产信息化管理有利于实现资源的共享。从目前来看，高校同定资产管理过程中，学校需要对同定资产进行盘点和总体掌握，而各二级院系、后勤部门和其他部门也需要根据实际情况进行资源的调配，需要对同定资产进行了解，如部分共享实验室需要教师根据时间进行合理的安排，方便开展教学工作，通过同定资产的共享可以有效提高同定资产的使用率，实现资源的合理调配。

二、高校固定资产信息化存在的问题

（一）信息化管理水平不高

高校资产管理过程中，高校对流动资金的重要性认识比较高，而对同定信息化的管理认识不够，部分教职工认为同定资产是“跑不了”的，只要登记造册即可，因此对同定资产的变动登记不及时，出现了错误的情况，导致同定资产的管理登记信息与实际用途存在不一致的情况，部分资产在盘查的过程中丢失，而且无领取的责任人和负责人。

因此，高校同定资产信息化管理过程中，基于高校资产管理的特征和表现，同定资产的登记存在一定的问题，信息化的水平不高。首先，同定资产信息化管理过程中，只有同定资产的验收和领取人，没有部门的变动情况，特别是一些教室、电脑等物品划拨时，没有及时输入到信息系统当中，导致信息系统中的同定资产与实际用途、实际使用人不符，有的同定资产报废以后，其信息依然停留在信息系统当中，还是作为同定资产存在，但在年末清查时无法找到同定资产的信息。其次，高校同定资产管理普遍采用二级院系和各级部门分开管理的办法，导致各院系和部门只负责自己部分的同定资产管理致，同定资产管理存在闲置和搁置的情况，资产利用率不高，如有的院系人数多，分配的教室资源和办公资源较多，存在一定的闲置情况，部分院系情愿办公室和教室空着，也不愿意分配给其他院系使用，这种情况在当前的同定资产信息管理过程中普遍存在。

（二）同定资产的动态化管理没有实现

高校同定资产的信息化管理过程中，动态管理还没有完全地形成，一方面，高校同定资产的管理过程中，部分资产的信息存在失真的情况。部分的同定资产管理是由各院系和单位使用的，而采用信息化的管理后，各单位和院系并没有如实按照学校的要求，将自己的同定资产进行上报，部分资产信息数据没有公开，导致学校同定资产的信息数据没有很好地进行解决和处理，无法对同定资产的动态进行监督和管理，对同定资产的把控难度比较大，需要多次进行同定资产的盘盈.、另一方面，同定资产的管理过程中，除不可移动的资产外，大部分的同定资产都存在借出、拨付、交回的情况，在这种情况下，如果不能将这些信息进行及时的录入，容易造成资产的流失。从目前来看，很多高校已经意识到了同定资产的动态管理重要性，在新建校区、新建实验室实施了信息化管理，而不是划拨某一院系进行管理，实现了对项目的及时和细致管理，提高了高校同定资产管理的有效性。

三、新时期高校固定资产的信息化管理提升策略

（一）加强高校同定资产信息人员综合能力

高校同定资产的信息化管理过程中，必须要加强高校同定资产信息人员的综合能力，提高信息化管理的能力。首先，高校同定资产信息人员应坚持每个院系配属一名信息员的，信息员负责本院系的资产管理，将本院系的资产情况输入到学校的资产管理系统当中，同时实行责任制度，任何资产在清盘的过程中出现问题，如同定资产使用信息与实际人不相符等情况，信息员需要对此负责，同时要对本院系资产利用率负责，每一个同定资产的使用情况必须要明确到小时，实现与其他院系的资产共享，可以随时根据院系需要申请调配。其次，加强高校同定资产信息人的培训，从目前来看，大部分的高校同定资产信息人是首次接触同定资产管理信息系统，对系统操作不熟悉，因此应对同定资产信息人进行培训和教育工作，帮助信息人快速掌握同定资产的系统，可以熟练操作系统，确保所有同定资产按照系统要求进行录入，确保所有信息的真实有效。最后，高校同定资产信息人员大多是兼职，是由教务或任课教师兼职，这种情况下必须要提高同定资产信息人的责任意识，明确院系同定资产信息化管理的重要性，帮助其认识到同定资产信息化录入的重要性和对资产配置的意义，同时落实责任制度，一旦学校在对院系同定资产进行盘查时出现问题，院长为第一责任人、同定资产信息人为第二责任人，通过这种方式提高同定资产信息人员工作的积极性和责任心。

（二）加强高校同定资产信息化建设水平

高校同定资产的信息化水平建设必须要持续提升，要购买设计成熟的资产管理系统，根据本校实际进行重新地开发，使其符合高校资产管理的实际，特别是其中的一些项目和科目内容，有条件和能力的院校可以由本校师生共|一开发资产管理系统，围绕本校实际情况进行开发和设计，形成本校的同定资产信息管理系统。

高校同定资产信息化建设过程中，无论是对购买的软件二次开发还是自主设计软件，必须要遵循以下几方面的内容。首先，信息系统的功能必须完善，信息系统的内容要覆盖同定资产的所有类目和内容当中，要根据学校的实际情况进行组织，按照流程管理的思路，充分考虑到同定资产的处理整个流程，包括验收、入账、调配到报废过程，同时也要录入现有的同定资产，对存在的同定资产信息不全的情况要进行标记，对历史遗留产生的同定资产信息要进行标记，确保所有的同定资产如实录入到系统当中。其次，固定资产信息系统的管理界面必须要简单，确保可视化的操作，要充分考虑到使用人的需求，降低使用难度和操作难度，提升使用效率。因此，高校同定资产的信息化操作界面必须要简潔，每一项都需要清晰明了，没有歧义。最后，高校同定资产的信息化系统必须要具有稳定性。高校同定资产信息管理系统的稳定性是非常重要的，随着高校同定资产的增多，同定资产信息化的水平也会不断增加，在此背景下，稳定性高的信息系统显得尤为必要，需要为同定资产的管理提供稳定的系统，避免不稳定造成的同定信息数据丢失问题。

（三）进一步加强同定资产信息监督与管理

高校同定资产信息化建设过程中必须要加强信息的监督与管理工作，防止信息失真的情况。高校同定资产管理的基础是信息的完整性和真实性，否则信息化建设形同虚弱，无论信息化建设水平如何高，也不可能建立在虚假的信息基础上。因此，同定资产信息的监理和管理是非常必要的。首先，高校应定期对校内的同定资产情况进行清点和盘查，特别是对流动性较强的同定资产，如桌椅、笔记本等内容，必须要做好资产的转移录入工作，确保所有的信息真实有效，不存在漏记、错记的情况;其次，高校对内部同定资产的管理必须做好录入工作，特别是对新的固定资产，如新校区、新院系、新实验室的管理必须要落实到位，要采取同定资产先行的原则，将所有同定资产及时进行录入，每一项的变动必须要录入系统，包括同定资产的使用人、同定资产的领用人等内容必须要明确，真实反映各项资源的变动情况。最后，高校同定资产管理过程中必须要加强监管工作，提高资产的使用效率，转变高校建设属于国家财政投入，不用白不用的思想，科学合理的规划学校的设备购买方案和管理方案，提高信息化管理的水平和质量。

四、总结

高校同定资产信息化建设任重道远，必须要充分利用信息化建设的优势，提高同定资产信息化的水平和质量，为同定资产管理打下坚实的基础，同时坚持做好同定资产管理的共享、专业等功能，提高信息管理的整体水平。

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