信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力

邱萍

摘 要：档案管理部门是每个单位的重要部门，该部门保管着单位过去所有的工作经历以及工作成就，其中包括过往的财务信息、合同信息等等一系列非常机密的数据，一旦泄露将会给单位带来难以估量的损失。信息技术时代的来临，给档案管理工作者带来了很大的便利，同时也带来了一定的风险，因此要求工作人员进一步提高自身的素养和能力，如加强自身保密意识，加强对现代化信息技术的运用等。

关键词：信息技术;档案管理;工作者;素养;能力

前言：信息技术时代的来临，对我们的工作造成了很大的影响，从整体来讲，这种影响具有着积极的意义。在工作过程中合理运用信息技术可以提高我们的工作效率，有助于节约工作时间及人力成本，这对于降低企业成本是很有利的。另一方面，信息技术时代对各行各业工作人员也提出了新的要求，要求我们具备更高的心理素养及更强的专业能力。信息技术给档案管理工作带来了很大的便利，同时也对工作人员提出了更高的要求。本文将在以下内容中浅析信息时代下档案工作管理工作者应当具备的素养和能力。

一、信息技术的发展对档案管理工作的影响

（一）信息时代为档案管理工作带来的便利

档案管理部门是单位的重要部门，也是核心机密部门，对于单位过去所有的卷宗及资料都在该部门进行保存，其中包含很多有关单位内部的各种资料和数据信息，这些都是对单位来说非常重要的文件，需要进行严格保密，如果因为工作疏忽而造成泄漏，造成的影响将会是难以估量的。

以往的档案管理工作过程中，该部门只需要进行纸质档案的保管，也只能把档案目录记录在纸质文件上，由于档案数量庞大，查找起来颇费工夫。信息时代下，档案管理工作者除了要保管纸质档案外，还要保管电子档案，虽然工作量增大了一些，但是可以借助计算机等现在信息工具，把档案目录录入和存储到计算机上，在短时间内就能完成这项工作。这在很大程度上提高了档案管理工作者的工作效率，同时也进一步完善了档案管理工作的结构。

档案管理部门除了具有保管和保密功能外，还承担着为单位的其他共工作人员提供档案借阅、查阅的职能。领导或同事们通过流程审批后前来借阅存档文件时，档案管理人员需要在尽量短的时间内查找到相关存档，以便节约双方的时间。信息技术时代下，工作人员可以利用计算机查找技术迅速查询到档案的存放位置，工作效率得到明显提高。

（二）信息时代对档案工作人员提出了更高的要求

信息技术在帮助档案工作人员提高工作效率的同时，也对其自身素质及能力提出了更高的要求。工作人员在以往传统的工作模式中并不需要运用现代信息技术，因此对这方面的技能掌握不够熟练，有些工作人员甚至从来没有接触过。在此背景下，工作人员需要通过一系列的努力来提升自己的相关能力，如计算机的操作及办公软件的操作等。这些技术需要不断地学习和实践才能得以掌握，并进行熟练运用。学习渠道包括公司的内部培训，或到社会教育机构去参加相关的培训学习。

二、信息时代下档案工作人员应该具备哪些方面的素养

（一）强烈的保密意识是档案工作人员应具备的素质之一

档案部门保管着整个单位的档案，其中包含很多核心的内容，这些信息一旦泄露就会造成难以估量的后果。因此，档案工作人员应当具备强烈的保密意识。其在工作过程中应当严格的按照本单位制定好的工作流程进行档案存储管理以及借阅管理，工作人员在工作过程中如发现单位过去定制的工作流程有疏漏的地方，应该及时向上级部门反映，及时修补工作漏洞，保证档案及信息的安全。在档案部门计算机出现故障需要请人维修的情況下，工作人员应当全程跟随，保证其中存储的档案信息不被泄露。档案安全事关单位的整体安全，安全面前无小事，因此工作人员应当具备强烈的保密意识。

（二）过硬的专业素养是档案人员应具备的素质之一

对于档案工作人员来说，单位要求其应当具备足够的专业素养，掌握充足的专业理论知识，以及一定的实践经验，同时应当充分了解国家相关部门制定的《档案管理实施办法》，并在日常工作中严格遵循。具备一定的专业能力，是档案工作人员胜任该项工作的基本条件，如果其专业能力有所欠缺则会导致档案管理工作时有纰漏，存在较大的机密泄露风险。因此单位人力部门在任命档案管理人员之前，需要对其专业能力进行严格的考核。对于已经通过基本考核，正在任职的档案管理人员，单位应当引导、督促其进行自身专业能力的提高，并为此提供一定的支持条件。只有工作人员自身专业素质过硬，才能做好档案管理工作，为单位的管理工作贡献自己的一份力量。

三、关于如何提高档案管理人员素养及能力的探讨

（一）单位应当定期为档案管理人员提供培训

学习和实践锻炼是掌握和提高自身素养及专业能力的不二法门，随着时代的发展，很多单位部门的工作方式都发生了变化，对于工作人员的综合要求也更高了。工作人员需要具备一定的素养及专业能力才能胜任相关工作，档案管理人员需要具备强烈的保密意识及过硬的专业素养，对此，单位应该提供一定的支持与帮助，如定期对当年工作人员进行培训等。对于单位支持的定期培训，档案管理人员应当珍惜机会，积极参加，认真负责的进行相关学习和实践，以求最大程度上提高自身的专业素养，提高工作效率，优化工作效果。

（二）档案工作人员应当注重对自身能力的提高

具备一定的工作素养及专业能力是档案工作人员胜任档案管理工作的基本条件，不断提高自己的相关能力，是进一步做好档案管理工作的先决条件，因此工作人员应当注重对自身能力的培养，除了积极参加单位组织的相关培训外，还应当具有积极主动的学习意识，根据自身的实际情况在社会上开设的相关培训班参加学习，以期获得更加优质的工作素养以及更加强硬的专业技术。

结束语：现今社会，单位各个部门的工作和信息技术的联系都越来越紧密，相关工作人员要与时俱进，掌握相关的素养及技术，搭乘时代的快车，为单位贡献更多的力量，同时更进一步的实现自我价值，实现个人与单位的双赢。

参考文献：

[1]李骄洋.关于信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].大众标准化，2020（15）：203-204.

[2]王世红.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].办公室业务，2018（02）：176.

[3]张健.试析信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].赤子（上中旬），2017（06）：177.

[4]高晶.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的几点素质和能力[J].办公室业务，2016（03）：147.

内江市住房公积金管理中心，四川 内江641000