材料采购内部控制缺失风险及应对策略研究

张璇

摘 要：新形势下，我国建筑行业面临良好的发展机遇，施工期间如何降本增效，成为企业关注的重要问题。本文以材料采购为核心，首先，分析了材料采购内部控制的意义，其次，指出内部控制缺失风险的类型和成因，最后，针对风险阐述了几点应对策略，以供参考。

关键词：建筑行业;材料采购;内部控制;风险;应对策略

一、建筑行业材料采购内部控制的意义

（一）提高资金利用率

合理的采购时问、采购数量，既能满足现场施工需求，按照施工计划开展施工作业：义能降低库存管理费用，减少资金消耗。通过内部控制，可以保证材料的质量，促使企业各个部门相互监督，避免采购人员、供应商之问相互串通，提高资金利用率，维护企业的利益。

（二）实现企业经营目标

对于施工企业而言，获得经济利益才能长远发展，而降低材料采购成本是一个有效途径。企业在材料采购过程中，通过内部控制能把握市场发展规律，了解市场价格变化，对信息进行收集和處理，从而识别采购风险，采取有效的防范措施。如此，材料采购可以降本增效，实现企业的经营目标。

二、材料采购内控缺失风险的类型

（一）采购合同风险

材料采购合同风险，表现在以下三个方面。第一，签订虚假合同。材料采购合同，是由物资部门签订，如果监督不到位，经办人为了谋求私利，就可能和对方串通一气，通过签订虚假合同的方式，来套取企业的资金，从而造成严重损失。第二，合同条款不清晰。一些建筑企业在签订合同时，没有进行市场调研，对市场信息掌握少，尤其是不了解价格走向。合同条款中，没有明确规定包装费、运输费、供货时间、标的规格等事项，后期就会引起纠纷。第三，合同执行不严。企业制定合同时，忽视了违约责任和赔偿等问题，具体执行时力度低。建筑企业的物资、验收、生产等部门沟通不畅，导致合同的执行不严，甚至材料没有全部进场就已经付款，也会影响企业的利益。

（二）采购成本风险

材料采购成本风险，表现在以下三个方面。第一，前期费用。物资部门的采购活动，是以材料供应计划为准，前期工作包括市场调研、供应商评估、现场调查等。这些工作如果没有做好，就可能造成信息失真、差旅费过高等问题，形成前期费用风险。第二，采购价格。采购价格的高低，决定了材料的采购成本，也会影响材料的生产成本。受到市场、政策等因素的影响，采购价格是会变化的，如果采购人员和供应商之问的信息不对称，供应商就可能抬高价格，形成采购价格风险。第三，采购数量。建筑企业施工中，对于材料的需求量大，以钢筋、水泥、木材等为主。为了保证现场施工的连续性，企业必须批量采购，采购次数越频繁，资金的周转率越高，但前期费用和采购价格也会提高，形成采购数量风险。

（三）采购行为风险

材料采购成本风险，表现在两个方面：第一，采购计划不合理。材料采购计划的制定，应该从施工需要、库存管理两个方面人手。采购计划不合理，一是多次重复采购，会提高人工、质检成本，甚至影响正常工期：二是一次大批量采购，会增加库存压力，降低资金流转率。第二，供货商选择不当。建筑企业的材料采购，一般采用招标模式，对供货商进行评估选择。企业选择多家供货商，会增加管理难度：选择一家供货商，会产生较强的依赖性，影响企业的议价能力。

三、材料采购内控缺失风险的成因

（一）合同风险的成因

采购合同风险的成因主要方面：①缺乏建筑企业本公司的合同版本，对签订合同审核不严，未进行联合相关部门审核，导致合同风险的产生，对成本无法进行有效控制。②缺乏审汁意识，缺少事前审计，忽略了对合同审计监控的重要性，不开展审计工作或者审计方法不当。如此，无法及时发现问题、防范风险，没有发挥出预防作用。

（二）成本风险的成因

采购成本风险的成因主要方面：①经营观念落后。一直以来，企业领导将生产放在第一位，管理活动围绕生产开展。在材料采购上，缺少价格分析和科学的采购计划，导致采购环节的管理出现真空。②市场调研不足。建筑材料处于买方市场下，材料价格的变动明显，企业由于市场调研不足，没有建立价格信息系统，不了解围际市场、国内市场、行业市场的发展情况，是成本风险产生的原因。

（三）行为风险的成因

采购行为风险的成因主要方面：①内控制度不健全。建筑企业的物资部门，负责材料的计划、采购、库存、管理等工作：技术部门负责材料质量检验：审计部门负责监督采购活动;财务部门负责资金结算。由于内控制度不健全，实际管理工作会出现矛盾，例如物资部门既要制定计划，义要负责采购，两项工作不独立，就会出现采购风险。②采购人员素质低。一些采购人员只是机械性执行采购计划，没有树立前瞻性眼光：或者为了追求个人利益，忽视了企业的集体利益。在采购过程中，就可能出现多种问题。

四、建筑行业材料采购内控风险的应对策略

（一）做好招标采购人员的招聘

人力资源部应做好对招标采购人员的招聘。在追求才能的基础上，亦要保证道德的要求。明确岗位职责，对于采购的关键岗位施行定期换岗，调整工作岗位和工作内容。对于采购招标员制定相应的薪酬规定，如发现采购吃回扣的情况，除了扣罚工资外，还可以处以罚款等。

（二）材料采购招标内部控制和供应商的管理

制定完善的采购制度，一方面，可促使企业的采购活动规范实施，明确各个部门的职责;另一方面，能防止采购人员出现违法行为。编制采购制度时，重点从以下几点出发。①采购申请;②批准权限;③采购流程;④负责部门;⑤采购方式和规定;⑥报价和价格审批等。例如：材料采购超过一定金额后，应该附带至少3个报价，由财务、物资、审计部门进行审核。

（三）做好供应商管理

供应商要建立档案，提交编号、地址、联系方式、交货条款、信用评级、银行账号等信息，且审查通过后才能归档，将失信供应商、不法供应商排除在外。做好供应商的分类管理，普通供应商、合格供应商、合作供应商（普通合作及战略合作），定期对供应商在投标、履约、售后服务三个阶段的评价做出评估，明确其等级，同时可定期组织人员到不同供应商企业进行考察，从中选择信誉高、有实力的供应商。

（四）做好审查采购价格

对采购价格进行审查，可以评估价格的科学性和公平性，常用审查方法有以下几个方面。①价格咨询法。如果材料用量大、价格变动频繁，可采用价格咨询法，例如电话咨询、上网咨询，掌握材料价格的变动规律，调整采购计划。②中标价格法。针对大宗材料，招标时要求货比三家，明确中标价格和品种。③最高限价法。如果材料是由政府定价的，且价格比较稳定，可以结合历史数据，采用最高限价法。④成本测算法。针对新材料、新产品，应结合技术含量、生产标准、人力成本等，科学预测产品的价格。建立采购价格档案，针对每一批次货物的报价，均应该和归档材料相比较，明确价格差异的原因，做好采购价格评价。

（五）做好合同签订审核及审计

作为甲方，在确定了供应商后，重视合同条款的审核签订，例如材料的品牌、规格、数量、单价的价税分别明确发票种类、允许误差、付款方式、交货方式、交货地点、违约处理等等，联合财务、审计、法务等相关部门对合同进行审核。同时要重视合同的审计，审计重点是虚假采购、虚增成本。

五、结语

综上所述，建筑行业材料采购内部控制，能提高资金利用率，实现经营目标。分析可知，因内控缺失带来的采购风险，包括合同风险、成本风险、行为风险三个方面。对此，必须审核合同内容，审查采购价格，完善采购制度，合理选择供应商，并建立价格评价体系，严格的支付审核，推动建筑企业健康发展。

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