数字信息化背景下基础医院档案管理的创新策略

衣英强

摘 要：医院档案是记录医院有关工作发展的凭据，也是医院了解自身管理问题，并与时俱进提出创新思考的科学依托。而由于医院档案资料的数量非常多、种类也非常繁杂，因此往往需要较多的人力、物力以及时间成本来对档案进行有效的管理，并且管理过程中仍然难免出现差错，档案管理工作的效率和质量无法得到保障。这就要求医院档案管理从一个传统的纸质版模式走向现代化模式，以保障医院的可持续发展。

关键词：数字信息化：档案管理：创新

医院档案具有极高的保存价值，借助现代化的手段，能够拓展为影像资料、图片形式、文本输出分享等更为直观明了的存储方式，是医院活动的最终解释，既能够见证医院的更新迭代，也能够为医院的日常活动提供较高的参考价值，是我国医疗科研的有利资料，现代化的档案管理具有重要意义，应关注档案管理的变革问题，强化管理的有效性。

一、当前医院档案管理的现状

（一）管理方法和制度落后

数字信息化背景下对档案管理工作方法和制度的改进和创新提出了新的要求。然而目前在部分医院档案管理工作中仍然采用的传统的档案管理办法，现代计算机信息技术在档案管理中没有得到良好的应用。例如：对档案资料进行收集整理堆放在一起，没有对档案进行严格分类和数字化管理，从而导致了医院档案的检索难度大、利用效率低下。此外，由于在档案的收集、保护、借阅等方面没有建立起严格的制度，数字化进程缓慢，导致档案管理工作量大，容易出现操作混乱，档案收集整理不及时，档案不完整等问题，严重影响了档案管理工作的效率和质量。

（二）相关硬件设备落后

部分医院由于对于医疗业务以及经济方面的效益相对更加重视，在医疗器械、设备提升等方面的投入较大，而没有正确认识到档案工作的意义以及档案管理工作数字化的重要性，对于档案管理工作的相关投入则比较少，档案管理部门中部分硬件设施长期使用，设备落后，相关的数字化设备得不到更新，从而导致医院档案数字化管理难以实现，管理工作中的容易出现漏洞或者错误。

（三）缺乏档案数字化管理意识

由于档案管理人员对于档案管理工作以及档案数字化管理的重要性没有正确的认识，导致其在工作上不仔细、不认真，对于现代计算机信息管理技术也没有积极地进行学习。再加上管理人员缺乏档案数字化管理意识，医院对于档案管理人员的培训工作落实不到位，导致了医院档案管理人员在数字化管理方面的素质不高，多数档案人员在工作中仍然是依靠过去传统的管理方法和经验进行管理，不仅管理效率难以提高，对于档案管理数字化的发展也造成了极大的影响。

二、现代化管理对医院档案管理的重要性

在传统的档案管理工作中，档案管理人员要对于医院所有的档案资料进行一点一点的整理，然而由于医院档案资料的数量非常多、种类也非常繁杂，因此往往需要较多的人力、物力以及时间成本来对档案进行有效的管理，并且管理过程中仍然难免出现差错，档案管理工作的效率和質量无法得到保障。而通过利用现代计算机信息技术实现档案数字化管理能够实现对大量的档案数据进行迅速整理和有效的管理，只需要少数的工作人员就可以完成档案管理工作，大大提高了人事档案管理的效率。此外，通过利用大数据、云技术等对医院的档案资料进行深入的挖掘和分析，能够为医院的运营、管理等方面的决策提供有价值的参考信息，为医院实现更好地发展提供有效的数据支持。

在过去传统的档案管理工作中，档案一般都是进行纸质保存。档案管理人员需要定期对档案的保存质量进行检查，并且对前来查阅档案资料的人员也要进行登记以防档案的丢失或损坏，从而造成了工作量的大大增加，档案查询过程较为烦琐。档案资料的保存是档案管理工作中的重要部分，与档案的收集、整理和利用工作有着同样的重要性。然而纸质档案在保存上存在着较大的问题，虽然纸质档案在查阅上更加的客观和直观，但是在使用过程中很容易出现损坏，对于档案保存也有着非常高的要求。通过实现医院档案资料的数字化管理可以有效地改善这一情况，延长了档案储存的时间并保证了档案储存的安全性。例如，通过电子档案和纸质档案并存的形式进行档案保存，并建立多个电子备份来防止档案数据受到损坏，可以有效地减少对档案进行维护的工作量：对于查阅档案的人员自动进行登记能够更加方便地进行档案查询。

另外，实现医院档案管理现代化还有着重要的现实意义。

（l）医院自身管理的以简化繁。医院面对更大的就医人流量，档案管理的工作压力很大，而要做到能够实时性保障接待病人，又要保障在接待病人提供治疗方案、发放药物和宣传指南的同时做好记录，就必须要借助现代化的技术手段，满足目前医院的档案管理要求，且不影响其他工作的同步推进。

（2）档案的知识转化为医疗科研的有效资料。传统的纸质版档案管理方式不利于档案的保存，随着时间的推移，不仅档案容易丢失和损坏、损毁，而且想要在大量的资料中搜索自己想要获得的相关内容极为浪费时间。现代化管理模式能够彻底规避种种不足，通过自动化档案管理的相关设备辅助，能够建立档案数据库，这样不仅更容易保存各种档案资料，而且也极大提高了利用效率，可以更方便、准确地搜索到自己需要的信息。

（3）为医院提供管理指南。传统的档案管理方式，不能解决一些医院管理上存在的问题，诸如药品过期、药品损毁、设备不当维护、人员流动性较大等问题，一旦出现这种问题，就会严重影响医院的常规运转。在智能化的档案模块下，医院可以及时发现和改正医院在管理上的不足，避免许多不应该出现的问题，提高医院的出作效率，对医院、患者和社会负责。

三、档案管理现代化是医院持续发展的动力

（一）强化培训构建医院专属的档案管理平台

医院应结合科室的分布状况、人力资源、设备资源等，全方位建设医院的现代化管理平台，通过对档案负责人员的培训，了解更多的档案现代化管理方式，遵循相应的步骤，避免在自动化电子处理上，出现信息的泄露、信息的遗失、信息的不当篡改等问题，同时也要让医院上下都对档案管理有一定的认识，例如：当某医护人员想要查阅资料时，需要通过医院内部的网络查阅审核系统提交要求，经过上级领导的知情与确认方可到档案管理部门查询，而不是随意去查看信息，当然部分医院的中流砥柱，也可以拥有档案查阅的自主权，但同样需要留存电子或者书面的痕迹，这样一来，档案的现代化管理就有了流程与完善的机制，管理起来会更为便捷。

（二）档案管理的设备更替更新

档案管理的现代化建设需要建立在设备上：从硬件来看，应配置有关的计算机、U盘、档案现代化管理存储室等：从软件来看，要设立医院的档案管理网站，以便于在不同的时间空间下搜集资料，上网查阅医院的信息，方便医院内部人员的沟通交流，展开医疗的互动讨论等。建立分门别类的文件夹、医院档案管理模块等，有药品模块、治疗方案模块、医院人员排班管理模块等，另外，还应有衔接外网的空间，能够超脱医院自身的限制，了解其他医院在信息化管理上的一些创新举措，了解新时期医疗的研究进展等，这就需要加强档案管理的安全性，设立防火墙，有快速的资料检索系统，有档案资料的查阅权限控制等。应基于档案的管理设立专业的人员，落实有关的责任，避免档案的不当流失、涂改等，通过档案只读模式、阅览模式等，更为有效的整理信息。

四、医院档案管理的数字信息化应用创新策略

（一）建立档案数字化管理系统

医院档案数字化管理的实现必须要以高效的档案数字化管理系统为基础。首先，要利用现代信息技术建立医院档案数据库，并将HIS、OA、HRP等应用到档案管理工作当中。其次，要加快传统纸质档案转化为电子档案的进程，利用计算机技术进行档案的分类和整理，形成档案标准目录。最后，在系统的交互界面设计上要充分考虑档案管理的便捷性和高效性，档案管理系统要能够对档案的属性或字段进行动态管理，并提供多种查询机制，查询效率和系统性能，保证查询人员能够通过系统前台界面进行方便的档案检索和查询，而管理人员则可以通过后台界面对系统进行有效的维护和更新。

（二）保证档案资料的持续更新

随着医院的运行和发展，档案资料的数量也会不断发生变化和增加，例如医院医疗业务、医疗设备、人事资料、患者资料等。因此，就需要医院数字化档案数据库中的信息能够随时间持续地进行更新。要想实现这一目的，可以通过采用分级管理的模式，对医院领导、科室负责人、单位用户等给予不同的档案输入权限，能够及时对相关的档案信息进行更新。而档案管理人员具有最高权限，负责对更新后的数据进行审查和批准，从而使医院档案的可靠性和完整性得到有效提高，档案管理效率大大加强。

（三）加强对档案的开发利用

在医院档案管理中挖掘档案中潜藏的价值能够为医院的发展起到非常重要的推进作用。因此，在医院的档案管理工作中，要积极应用数字化档案管理技术加强对档案的开发和利用。例如，通过利用大数据技术对医院档案进行分析，并将分析结果在医院的医疗服务和管理工作上进行实际应用：通过建立医院档案数据平台，收集记录和分析各类档案数据，并将分析结果提供给医院的领导层、各临床科室以及后勤部门等进行参考，从而使医院服务和管理水平得到有效的提高。此外，在对医院档案进行开发利用时应注意不能仅仅局限于某一方面，而是要对涉及的所有档案进行综合分析，从而确保得到的分析结果具有良好的准确性和客观性。

五、结语

综上所述，随着现代计算机信息技术的发展，在医院的档案管理工作上实现数字化管理成了一个重要的发展方向，对于推动医院实现良好发展有着重要的作用。然而在目前的醫院档案管理工作中还存在着一些问题，对档案数字化管理的实现造成了一定的阻碍和影响。因此医院必须要提高档案数字化管理意识，加快档案管理工作方法和制度的创新，加大档案管理投入力度，并通过建立档案数字化管理系统、保证档案资料的持续更新、加强对档案的开发利用等途径实现档案数字化管理的创新应用。

参考文献：

[l]刘中祥.数字信息化背景下医院档案管理的创新措施[J].管理观察，2018（14）：193-194.

[2]张敏.数字信息化背景下医院档案管理的创新措施[J].内蒙古医科大学学报，2016，38（S1）：291-293.