数字时代下高校实物档案如何发挥其价值

李霞

提要：各高校在不断的发展中，实物档案的利用率越高，实物档案的价值潜质越明显，实物档案的价值不仅是经济价值，还有其物质、社会、校园、历史等价值，学校全校性的重大活动都能找其价值的体现，在数字时代的当下，加强高校实物档案的管理与利用势在必行，能成为高校现代化建设的有效助力。

1什么是高校实物档案

说到高校实物档案，首先要面对的第一个问题就是，什么是高校实物档案。实物档案是以实际物体为载体，有确定性、原始性及直观性等特征，可以真实的刻画高校教学、科研等活动的过程。在各个类别档案中都可以产生实物档案，所以实物档案并不能单独称之为一类档案，包括：有纪念意义的物品，奖牌、奖杯等，书画作品，牌匾、钢印、印章等及高校发展过程中，有保存价值其他实物。

那什么是数字化高校呢？数字化高校是以数字化信息和网络为基础，使用电脑及网络建立科研、教学等信息的整合及应用，使获得的数字化信息资源获得。改善传统高校环境、扩展业务功能，最后实现高校全面信息化;高校档案信息数字化是随着数字化时代发展，高校运用电脑及网络，通过数据库、多媒体整理储存高校档案，把实体档案整理整合為数字化档案。

上文中提及对高校实物档案的分类方式是以实物档案的来源进行分类的，但是在我校实物档案整理过程中，是按照不同的载体进行的分类，例如：字画、证书、牌匾、奖杯、锦旗、印章、校徽纪念章、礼品纪念品及其他，档号为SW11、SW12……SW19。不同载体，不同的管理方式，整理起来也方便。

2什么是高校实物档案的价值

高校的实物档案也是一种物质、社会、历史文化价值体现，为高校现代化建设提供有效助力，在学校的重大活动中都能找到高校实物档案的价值体现。比如高校的教学评估、更名、校庆等。所以，加强高校实物档案管理工作是不容忽视的。高校实物档案作为一种特殊的、不可替代的档案载体，是建立高校档案系统化建设的重要组成部分。高校实物档案对一所高校的重要性，它不仅代表了一所高校档案管理工作的内涵，更是高校档案管理工作发展的重要里程，是高校发展过程、传承与创新的重要体现。各高校在不断的发展中，实物档案的利用率越来越高，实物档案的价值潜质越来越明显，实物档案的价值不仅仅是其本身的经济价值，还有其物质、社会、校园、历史等价值，学校的校庆、纪念日等全校性的重大活动中都能找到实物档案价值的体现，在数字时代的当下，加强高校实物档案的管理与利用势在必行，能成为高校现代化建设的有效助力。

3科学规范的管理是高校实物档案价值体现的基础

随着数字化时代的发展，高校实物档案的收集、整理、保管、利用，不仅仅局限于实物档案实体本身，很多高校都在使用现代化设备和技术开展实体档案的数字化，增强高校档案馆数字化的建设，当然也包括实物档案。在进行高校实物档案数字信息化的同时，还要体现高校实物档案的特点，要考虑到如何更好地保存其物质、社会、校园、历史等价值，让高校实物档案在数字化的当下也能有效的发挥积极作用。

正规化、科学化、规范化的管理当然少不了建立相应规章制度，完善的规章制度也是发展的基础。这也是高校实物档案管理走向正规化、科学化、系统化的先决条件。我校档案馆也有一套完善的档案管理制度，其中包含高校实物档案管理制度，满足建设正规化、科学化、规范化档案馆的需要。

4高校实物档案的数字化管理，为发挥高校实物档案的价值锦上添花

高校实物档案是高校档案中不可或缺的部分，对实物档案进行规范的、条理的、科学的整理是实物档案管理的第一步。

高校实物档案种类比较多，规格大小形状各大不相同，无法统一存档，应按照档案载体种类分别保管，不同的档案橱存放。配备订制了相应的实物展示橱、保险柜等，保证馆藏实物档案有条理的分类存放。另外，库房内常用的设备也是一应俱全，臭氧杀菌、温湿度仪、柜式空调、加湿机、除湿机、库房报警器、灭火器等设备，实现实物库房内部实时监控、恒温恒湿、自动消防、自动报警，确保实物档案绝对安全;并且，对进入库房的人员作了严格的登记，对进出库房的实物实体也做了详细的记录，

对高校实物档案进行数字信息化，可以减少对实物档案的磨损，有利于避免或减少对其的损伤，延长实物档案的使用寿命。所以高校实物档案的数字化也是当务之急。

档案信息数字化过程中，实物档案数字化分为两个部分：第一部分是实物档案目录数字化，主要用于查询方便;第二部分是高校实物档案本身的数字化，这一部分的成败也决定了整个实物档案数字信息化的成败。高校实物档案数字化过程是将数字信息化技术运行到实物档案整理归档过程中，最终建立高校档案实体与实物档案的图片建立互联关系，方便管理使用。用此方法将高校档案实体与实物档案的图片相互对应、相互关联，需要使用高校实物档案时，可通过查阅高校实物图片，高清细度的图片既可满足大部分的使用要求，从而减少反复提取调阅查询，达到保护的目的，延长档案实体的寿命。在此基础上，也可以将实物图片转换成“二维码”形式，注明在全引目录中，这样在查询所需要的实物图片时，即使不用开电脑，也可以用手机下载到所需要的高清晰图片。

5如何更好地发挥其价值，带来更大的收益

高校实物档案的价值想要充分的发挥，需要打造全方位立体式的展开。高校实物档案实体的收集、整理、归档、保存、管理是单一静止的，高校实物档案的价值得不到充分展现，应该使高校实物档案的价值得到全方位立体式的展开，使高校实物档案自身、文化、历史等价值获得充分的发挥，使其保持原有的活力。

实物档案在高校发展是明显的，档案馆可以将高校实物档案以陈列展的方式对外开放，加以讲解，丰富学校师生生活，普及学校发展历史过程中的知识。在校史馆的建设及展示过程中，高校实物档案起到不可磨灭的作用，带领广大师生知晓高校的发展之路、专业特点及办学特色等，亲身感受历史的沉淀，感受到学校的发展脉搏。使高校实物档案的价值得到扩展、延伸。一切的美好设想都源于基础，所以，高校实物档案做好原始档案的收集、整理、保管、存放、利用等工作，不仅要利用传统的借阅、展览、宣传栏对外展示宣传，还要建立数字化信息意识，利用论坛网站、微信等新媒体平台定期亮相。让广大师生更了解高校实物档案，使其价值更好的发挥，可以提升档案的利用率，又能扩大传播力。

在数字化的当下，高校实物档案正是反映高校办学精神的物质结晶，真实、直观、立体地向大众体现高校的办学前进历程，也是高校档案工作建设的拓展与延伸。