完善会计档案管理制度的对策研究

武历洋

摘要：近年來随着社会经济的积极迅速发展，对于会计的档案管理工作制度要求越来越高。再者由于内外各方面，会计档案管理存在着诸多问题，如会计档案管理制度施行不够严格、对《会计档案管理办法》不够重视、造册归档不规范、电算化会计档案管理工作不到位等，严重影响了高校的会计工作的发展，使得其在会计档案管理制度方面存在着与自身发展和社会发展均不适应的情况。会计档案管理制度是全部会计工作中的重要内容之一，其对于会计工作具有不可忽视的作用。本文对会计档案管理制度中存在的问题进行研究，探索出应当从会计档案的规范造册归档、严格遵守保管期限、规范借阅手续、履行销毁程序和推进电算化管理五个方面进行完善。

关键词：会计工作;档案;管理制度

1会计档案管理的内容

会计档案一般是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是详细描述各个单位财务状况的直观历史资料和证文，是检查单位以往资金活动的重要依据，也是各个地方政府档案的重要组成部分。会计档案管理主要是针对于会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料进行保存与保管等重要工作，同时也是一件对技术性和政策性要求很高的工作。因此，在会计档案管理工作过程中，制度具有不可或缺的重要性，但实际操作中会计档案管理受到大家的忽视和轻视。而且会计档案管理不同于其他产业档案的管理，会计档案管理的根本目标是资料的完整性、真实性、可用性和安全性，内容主要包括造册归档、规范手续、遵守保管期限、履行销毁程序等四个方面。

2会计档案管理的问题

2.1对《会计档案管理办法》不够重视

有些单位并没有重视《会计档案管理办法》等相关的法律制度，致使法规制度普及不够广泛，这同时势必会导致各单位对法律法规的轻视，不能实现经济活动的最优化目标，对未来的发展形成一定的阻碍。例如一些单位没有认识到《会计档案管理办法》的重要性，一味的按照自行传统的办法进行管理，只重视工作人员的工作量，盲目的追求会计档案工作进行的速度，难以确保工作的质量。

2.2造册归档不规范

造册归档是会计档案管理工作的首要步骤，直接关系到会计档案管理工作保存价值和永久性，经过一系列调查和访问，发现此类主要有以下四个问题存在：首先，有些单位不能及时对会计凭证进行装订，而是把会计凭证散乱的放在柜台上，或者放在其他地方;其次，装订会计凭证时不按要求装订，而是用订书钉或绳子直接穿在上面;再者，活页本在装订时没有封皮，封面不按要求用页码装订，会计报表太零散，无法按月装订;最后，会计档案不按保存时间单独归档，而是全部装在档案箱中。另外，由于备案工作比较零碎、费时，多数员工耐心有限，一般员工年底就要完成工作，无法及时发现问题及时解决。

2.3对保管问题不够重视

会计档案的保管工作是会计工作中具有重要意义的一大环节，一直以来国家对于会计档案的保管都有明确的相关法律的硬性规定，但是制度并没有得到真正的落实，在保管过程中有着临时保管和永久保管，由于上级工作的不够彻底，致使会计档案的管理在保管中还面临着一些问题，这些问题主要表现在档案保存的环境不符合要求，由于会计资料的数量较大，使用范围较广，但是档案保管处多数不达标，安全不能被保证，容易出现损坏、丢失、发霉等风险现象。再者在档案的保存过程中，单位一般都会开放借阅的功能，但是在借阅的整体程序上还存在着问题，如借阅手续未履行，不能保证档案的完整有序的归还。

3完善会计档案管理制度的建议

3.1提高对会计档案管理工作的重视程度

会计档案管理制度应当严格按照《会计档案管理办法》《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，要做到有法可依，有据可依。加强对工作人员法制宣传教育，重视法治宣传教育，从法律的角度来管理会计工作，从而有效提高工作的效率和质量。加强业务性的学习，施行继续教育手段，如今的信息瞬息万变，会计工作人员在着手做好本职工作的同时应当努力加强学习，紧跟时代步伐，满足现任工作的特殊要求。加强工作的监督力度，把监督的权力放给社会和政府，达到能够制衡的作用，有利于会计工作的质量的提高。高度重视会计档案管理制度的制定与实施，将档案管理制度工作纳入整体的年度工作中，提升会计档案管理工作的水平，扩大会计档案管理工作的服务范围，为日后进行重大经济决策提供强有力的后盾。

3.2强制规范归档工作

会计档案管理的首要步骤是进行归档和造册，对于如此繁琐而又重要的工作，应当严格把控好关卡，制定详细明确的制度进行规范工作人员的行为。装订会计凭证务须按照特定程序先进行封面的装订，再使用装订线进行装订，最后让专门人员做好标记。封皮表面的相关内容必须逐项填写完整，装订完毕必须按各个月份的整体顺序放入会计档案（凭证）盒中，每个年度都应如此，交接本单位的档案机构保管的会计档案，原则上务须保持好原卷册的封装。如果有特殊要求进行开封检查的，单位档案部门应当会同会计部门和经办人员以及相关人员一起打开相关文件，以做好监督工作。工作人员应当重视档案平时的整理，可实行季度整理归档，本着严格登记、及时收集、认真检查和分类归档的原则进行，既有利于档案整齐有序完整，又能大大减少年终工作的繁琐程度。在条件充足的情况下，单位可以设置专门整理室来规范会计档案归档工作的进行。

3.3重视档案保管工作和销毁程序

设立统一管理会计档案的部门，管理会计档案的部门应根据会计档案的相关规定整理，在会计部门暂时保管3年，3年后编撰会计档案案卷目录，移交管理会计档案的机构统一保管：未设立档案部门的，应当在会计机构内部指定专人保管。制定明确的管理制度来提高会计档案的保管工作，分别做好临时保管和永久性保管，保管室应当遵循防潮、防火、防热、防盗和防有害气体的原则，并根据保管年限和类别进行分类，使得重要会计档案获得最大限度存放时间，在进行外借时做好登记，以防丢失。在进行档案销毁时，严格按照保管期限的标准，应当指派专业人员进行操作，并制定详细的销毁清单，经领导批准、审核后进行销毁，为了防止机密会计档案的泄露，销毁过程须由相关部门在场，以保证档案销毁过程的安全性。