试析强化档案安全保障体系的建设要点

杨卫

摘 要：随着我国经济的飞速发展和科学信息技术的进步，档案管理制度及管理模式的改革与深化也取得了一定的进展。强化档案安全保障体系的建设，确保档案安全，对于广大企业的进步和我国经济社会的稳定发展具有关键作用。本文结合档案安全保障体系的实际现状，阐释了强化档案安全保障体系建设的必要性，进一步提出了强化档案安全保障体系建设的具体措施。旨在为相关单位和企业的档案管理工作提供一定的理论借鉴，从而促进档案管理工作的不断进步。

关键词：档案安全;制度建设;技能培养;合作

自2009年档案安全保障体系的建议提出以来，10年间，档案安全管理工作虽然取得了一定的实施成效，但在档案安全风险渐趋复杂化的背景下，自然、人为灾害和突发事件的发生对档案安全管理工作提出了更大的挑战，使得档案安全问题依然严峻。如何实现档案的安全管理与科学使用，实现档案风险的有效防范，成为现阶段企业和单位档案管理部门亟待解决的现实问题。面对日新月异的档案安全环境，档案安全体系应具备随时能够调整安全策略和改进安全保护手段的灵活性和先进性。因此，建设档案安全保障体系是一项不断健全与完善的长久工作，实现档案安全保障体系的可持续发展势在必行。

一、档案安全保障体系的相关理论

档案安全保障体系的建设主要在于两方面，一是要保障档案安全。通过相关科学技术与管理手段，保障档案资料自然属性和社会属性的安全，确保档案完整，防止信息泄露。二是要建立保障体系。档案工作有着一定的严密性和特殊性，采用集中管理与分散管理等多种管理手段相结合的方式，使档案信息能够在严谨、科学的系统中运行，确保档案的实体安全与信息安全。

二、建设档案管理安全保障体系的重要性和必要性

档案是个人信息的汇总，全面记录了个人在不同时期发展状况，以信息汇总的方式完整科学地反映出个人的基本特点和发展现状。现阶段我国各大单位和企业通过档案管理的方式，实现对员工的全方位调动、考察与培养，其对于用人单位及员工的自身发展有着显著深远的影响。

在新的时代背景下，为了保障档案管理活动的实用性与科学性，提高档案的使用质量，相关企业和单位需要在进一步明确建立档案安全保障体系的重要意义和必要作用的基础上，对构建档案安全保障体系的路径和方法进行全面探索。基于这一背景，相关单位和企业在开展档案安全保障的工作中，应加强相关信息的宣传，提高单位或企业档案管理工作人员的安全意识，在此基础上，根据档案安全保障的实际需求，科学地开展档案安全保障计划，合理地分析、规划档案安全保障体系中的重要环节与关键领域，促进档案安全管理工作的落实到位和深入发展。在档案管理的过程中，可以将员工的技能长处与单位或企业的发展方向相关联，充分挖掘員工的潜能，提高员工的积极能动性，这在一定程度上为相关企业和单位的后续发展提供了方向性的引导。

三、我国档案安全保障体系建设的现状

我国大部分企业和单位从档案工作实际出发，给予了档案安全问题的高度的重视，积极开展多种档案安全保障体系建设活动，如召开档案工作会议、档案安全计划会议、档案安全学术交流会等，在总体上呈现良好的发展趋势。但是，由于现代信息技术的革新与发展，电子档案的出现使得原有的档案安全保障体系难以适应电子系统的独特性和先进性，从而产生了档案安全工作的新问题。

四、档案安全保障体系的应用原则

构建科学先进的档案安全保障体系，首先要以相关技术手段作为专业支撑，此外，还需要档案管理工作人员根据档案工作的客观实际，践行科学性原则与实用性原则，为安全保障机制的建设提供持续有力的保障，全面提升档案安全保障体系的工作与管理效率。

1.科学性原则

相关单位或企业应综合其档案管理工作现实需求、档案安全保障体系的作用以及发展方向三位一体的整体情况，全面梳理、构设用人单位的档案安全保障体系，以科学性原则为指导方针，为市场经济体系中安全保障体系在企业和单位的档案管理活动中的有效开展提供了实现途径，推动了用人单位的健康可持续发展。

2.实用性原则。

档案管理活动具有一定的复杂性和特殊性，涉及人力资源管理工作的多个环节，处理过程信息复杂且数据繁多。因此，有效对接安全保障体系与档案管理工作，对于提高用人单位档案安全保障体系的实用性与兼容性，减少繁冗环节，影响档案管理的滞后性有着重要作用。再者，单位或企业可以通过对安全保障体系的技术应用流程进行实用性的简单化处理，合理控制作业的难度区间，提升安全保障体系应用方案的实际操作性能，大大提高档案管理工作的工作效率，进一步提升现阶段档案管理工作的质量。

五、强化档案安全保障体系的实施措施

1.加强档案安全人才的专业技能培训

高速发展的信息时代对档案安全保障体系的建设提出了更高的要求和更严苛的标准。因此，提高档案安全工作人员的安全意识和从业技能不仅是档案安全保障体系建设中的关键环节，更是协调档案安全技术与时代同步发展的有效途径，这对于发挥安全管理技术在档案工作中的基础性作用有着显著意义。首先，应从意识层面出发，对相关工作人员进行合理次数的档案安全教育活动和学习交流座谈，提高档案工作人员的安全意识。在此过程中，可以本着跨领域、全方位、多角度的原则，选取相关高校及社会组织为合作对象，共同围绕有关档案安全的研究课题进行交流与合作;其次，用人单位可以通过提供外出培训和访学交流的形式计划，优化档案管理人员的现代科技理论和专业技能，不断提高档案人才对不同类型信息安全的维护工作;最后，应强化档案安全管理制度，进一步明确对档案管理各个流程及环节的工作与技能分配，并切实落实相关工作责任制及相关的奖罚制度，将安全管理责任到位、落实到人，并充分挖掘员工的潜力，调动员工的积极性，以此致力于档案安全保护工作科学的持续发展。

2.建立完善的档案管理工作制度

档案安全保障体系建设是一项包含制度建设、设备维护、技术保障等多方面内容的系统性巨大工程，档案管理工作中的每个环节都不容小觑、事关重大，因此，我们必须结合档案管理工作的应用实际，并综合多方面、全角度的实践经验，在透彻把握并分析不同档案分类、保存方法及对以往安全事故的基礎之上，有侧重、有针对、有力度地提出具有科学性和实用性的安全保障实施方案。此外在档案信息化和数字化飞速发展的背景下，档案安全已不限于单纯的物理安全保障，电子档案的安全已成为档案安全保障工作的重中之重，为此，我们还必须从实际出发，针对各个工作环节，不断建立与完善电子档案的安全管理制度。比如，通过对重要私密档案进行单独的装订和保存，以及建立单独的借阅制度等多种形式，来完善珍贵档案的保护制度，以实现对于重要私密材料保护力度的最大化，保证相关单位的文化宝藏的留存;档案的遗失和二次破坏是档案安全工作中的常见问题，相关单位和企业可以通过建立濒危档案排查，保护和抢救三位一体制度有效避免档案的破损和遗失，并对缺损档案的修补与查询提供了科学的实现途径，有利于档案的完整性和延续性;建立档案在不同地点、不同气候类型以及不同介质上的多重备份制度，实现档案的异地保护和异质保护，大大提高了档案管理的风险抵抗能力。

3.强化档案安全保障体系的合作探索

档案安全保障体系的构建是事关多个部门和领域的复杂问题，同时，科学合理的档案安全保障体系是一个包含不断变化的系统管理对象和服务范围的动态体系，需要有关单位及时接收档案相关领域的数据并合理地调整安全保护措施，因此，只有实现多个部门、多个领域的多方面合作才能实现档案安全管理事业的可持续发展。首先，档案信息安全和物理安全问题的日益显现，促使档案安全保障体系建设寻求合作的途径，以实现自身的可持续性发展，不仅涉及跨部门、跨地区的合作，跨学科、跨行业的合作也尤为重要。相关单位应对威胁档案安全的自然和技术因素等方面实施行之有效、有针对性的探索，全方位地对档案安全展开研究，拓宽档案管理的渠道，解决当前档案安全管理中的棘手问题，实现档案安全工作的可控、可预、可持续的发展目标。

六、结语

档案信息安全保障体系建设是一项事关社会发展与民生福祉的庞大工程，只有有关部门与单位给予档案管理工作的高度重视和大力支持，加强档案安全人才的专业技能培训，建立完善的档案管理工作制度，强化档案安全保障体系的合作探索才能促进我国档案管理水平的全面提升。

参考文献：

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[2]苏建华.档案安全保障体系分析[J].科技资讯，2017， 第15卷（27）：127-128

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