事业单位档案管理作用与建议

宁雪松

摘要：事业单位档案管理工作起到重要作用，档案管理是对重要信息、宝贵信息的妥善保存管理和充分利用，能够帮助事业单位引进人才，选拔人才;可以作为单位发展方向的重要参考资料，提升单位发展方向选择的正确机率。从长远角度看，更加可以实现并提升事业单位的工作效率。本文就事业单位档案管理中存在的问题进行了分析，针对问题提出了具有执行意义的相关建议。

关键词：信息化;材料评估;人才培养;管理制度;档案

一、事业单位进行高效率档案管理的重要性

事业单位要为群众服务，走群众路线，就要发挥事业单位的作用，办实事。档案能够记载过去，书写现在，将珍贵的信息收藏，从发展中总结得失。温故知新，从过去展望未来。对于事业单位的实际工作，对于事业单位的人才培养，对于事业单位的长期发展都起到重要的作用。要做好事业单位的档案管理工作，就要敢于面对档案管理工作中存在的问题，有针对性的分析，找出原因，寻找解决的途径与措施。

二、事业单位档案管理中常见问题分析

2.1管理制度不完善，管理过程混乱

要让档案管理有序化，科学化，提升档案管理的工作效率。就不能盲目的进行档案管理。要具备大局观，在具体的档案管理手段实施前，应该对整体管理过程有所规划。这就需要出台相应的管理制度，管理制度缺位，造成管理人员管理意识不强，管理过程随意化，不能有效的进行配合，缺乏团队的合作机制。从而造成了档案管理过程中工作的混乱与无序。

2.2档案管理过程中信息化技术融合程度不够

早期，传统的档案管理是依靠人工完成，使用纸质文件为主，进行珍贵资料的物理保存。这样的保存方式在一定时期内，发挥了重要的作用。但是伴随社会的进步，信息量几何倍数一般的增长，传统的人工管理物理文件保存，已经无法满足信息的快速增长。而信息技术的出现，解决了这个问题。于是，信息化档案管理观念出现在档案管理工作者的视野当中，档案工作者开始使用计算机进行档案信息的储存和检索。这简化了档案管理的工作流程，实现了数据的大量便捷存储。

但这并不是信息化档案管理的全部内容，只是信息化档案管理的一小部分，是静态的信息化档案管理。其实，使用信息化技术，可以进行兄弟单位信息网络互连，实现多部门档案信息检索从而实现多部门异地联网办公。可以让档案信息动态的展现应用价值。

2.3部分事业单位对档案管理工作不够重视

档案管理工作对事业单位发展起到重要作用，但它并不直接体现在单位效益或者短期成果当中，相反的，它主要是通过长期的潜移默化的作用，帮助事业单位得到良性的发展。

三、事业单位档案管理相关建议

3.1对档案管理工作实现长期规划，统一领导

通过实践证明，对于大型单位的档案应该建立相应的档案资料信息中心或者是档案馆，中小型单位应该建立档案室，将单位的档案实现集中管理以及统一领导。这样一来，不仅能够保证单位档案的统一管理，还能够精简机构，减少相应的单位成本。另一方面，档案的管理应该从便于利用的原则出发，应单位内的档案进行分门别类的管理，从而使单位的全部档案在实体上能够构成一个统一以及科学的类别体系。实现档案综合分类管理，有利于档案信息的查找，充分发挥其作用。

3.2打造过硬的档案管理团队

档案管理工作实现规范化管理的基础是具备过硬的档案管理人才，形成檔案管理工作团队。第一点，要培养档案工作者的责任心，要认识到档案管理工作岗位的重要作用，不断的提升自身的职业素养。具备活到老学到老的精神。第二点，要吸引档案管理专业人才，在传统的档案管理工作队伍中，很多工作者都是从不同部门调转到档案管理部门，档案管理专业人才不足，因此要给出丰厚的薪酬待遇，吸引优秀专业人才，走入档案管理工作岗位。第三点，新老档案管理员工，要进行工作经验交流。两者的优势与劣势都很明显。老员工对事业单位自身情况更为了解，管理经验丰富，但是缺乏学习精神，创新能力不足，对新事物接受的速度慢。新员工朝气蓬勃，能够把大量的时间投入到工作当中。充满了工作激情。但是对于工作经验匮乏，需要一定的时间进行培养。

3.3实现档案管理的信息化

伴随着信息技术的不断发展，对档案综合管理提出了新的管理要求。尤其是办公自动化以及无纸化等新事物的出现，是档案管理工作发生很大的变化，因此，全面实现电子化管理，采用电子计算机以及扫描仪等数码技术对档案实现无纸化的管理，从而提高档案管理工作效率。另一方面，应该逐步建立以及健全档案管理的网路系统，实现档案信息资源的共享。特别是使用条形码技术，能够使档案人员在调出或者归还档案时，主需要通过条形码管理，就能够准确读取每一件档案的详细信息，确保每一件不漏。采用专门的软件，对于超时以及没有及时归还档案的人员，可以进行提醒，能够有效防止档案由于外借儿导致的丢失;使用条形码技术采用电脑打印，就避免了过去使用油墨打印，档案号出现墨迹不清，甚至是涂改现象，采用条形码技术能够大大避免这种情况的出现，并且打印统一规格的纸张，外形也比较美观。

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