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高校人事档案管理中存在的问题及对策

2019-09-03计超

湖北函授大学学报 2019年9期
关键词:专项档案管理干部

计超

[摘要]在干部人事档案造假事件频发的背景下,全国开展了干部人事档案专项审核工作,各高校也参与其中,对所有干部人事档案进行全面审核,严厉打击涂改造假现象,开启了人事档案管理的规范化道路,同时还暴露出高校在干部人事档案管理方面存在的问题。本文结合在档案专审中发现的情况,尝试着分析相关原因,并提出解决建议。

[关键词]高校人事档案;专项审核

[中图分类号]G640

[文献标识码]A

[文章编号]1671-5918(2019)09-0066-03

doi:10.3969/j.issn.1671-5918.2019.09.030

[本刊网址]http://www.hbxb.net

干部档案承载着干部的成长过程,是党培养和使用干部的重要依据,档案信息如果不能准确反映干部真实情况,就会给组织人事工作带来很多反作用,近些年,多次發生干部档案造假事件“不难发现,档案造假主要集中在干部的‘三龄两历一身份'(年龄、工龄、党龄,学历、工作经历,干部身份)。在造假者眼中,正可谓‘年龄是个宝,学历不能少,能力做参考”。针对这一现象,2014年9月全国正式启动了干部人事档案专项审核工作,审核严格,给造假者予以重击。

一、高校参与档案专项审核工作的意义

各高校此次工作的对象是全体在职干部,通过对档案材料细致、全面、深入的审查,发现并整改涂改、造假、缺失等现象,标准高、要求严、力度大,充分体现了中央整顿干部队伍、重肃党风政风的坚强决心。

(一)体现了高校坚定践行“全面从严治党”方针的决心和力度

人才是强国之本、治国之策,高校的根本任务就是培养人才,因此必须要坚持党管干部的原则,严把“用人”关“‘为党管档,为国守史,为民服务'是践行党的宗旨,服务群众的需要,是服务大局,服务中心工作的需要,是档案事业发展的需要。开展干部人事档案专项审核工作,可以清理高校干部队伍中的“南郭先生”,是响应国家从严治党的关键所在。

通过此次对干部人事档案进行细致深入的审核,能够去伪存真、正本清源,使档案最大限度地反映干部真实的成长经历,为合理的分配、使用干部工作提供基础保障,是落实中央精神和上级部署要求、从严管理干部的需要。

(二)防止篡改人事档案信息,加强师德师风建设

干部档案承载着干部的成长过程,涂改年龄、造假学历、捏造履历等现象影响了对干部的客观评价,干扰了选拔任用的公正性,带“病"上岗的干部破坏了干部工作的公信力,大大降低了干部队伍的纯洁度。高校进行干部人事档案专项审核,就是从源头抓起,严厉打击那些破坏诚信道德底线的投机取巧行为,整治选人用人的不正之风,切实加强高校师德师风建设的水平,实现人尽其才。

(三)推动人事档案规范化管理和档案事业制度改革

首先,高校进行档案专项审核时重点在于梳理档案信息,调查核实存疑案卷,督促补充缺失材料。这就给高校人事档案管理工作敲响了警钟,促使档案工作者求真务实,切实做好本职工作,促进人事档案日常管理的规范化。其次,造成档案造假的根本原因就在于档案管理松散、没有制度性的监督机制、造假成本低等综合因素,要杜绝这些,就要以干档专审为契机,建立严格的责任追究机制,推进干部人事档案制度改革。

二、高校人事档案在专项审核中存在的问题

(一)存在涂改造假情况

个别档案材料有涂改痕迹。如出生日期、参加工作时间、入党时间,不仅前后记载不一致,而且还有涂改的痕迹。个别干部为了提拔、晋升、提前或延迟退休等利益,更改年龄,工龄、党龄信息,捏造工作履历、获奖情况,造假学历学位,严重降低了干部人事档案的公信力。

(二)档案管理不规范

有些档案材料书写不规范,早期材料随意使用蓝色墨水笔、圆珠笔、铅笔进行填写,字迹潦草、涂改勾抹严重;部分表格没有按照规定填写,还有未贴照片、未签名、未盖章的现象;部分档案卷宗目录不够清晰规范,没有使用统一的目录软件打印,还处于手写阶段,装订也比较随意。另外,有些档案材料有明显的敷衍应付情况,比如干部的年度考核表,工作总结几乎没有变化,这样形式化且空洞的考核表已经失去了该有的参考作用。

(三)档案信息前后记载不一致

具体体现在:(1)年龄记载不一致,即使没有涂改痕迹,但是早期材料与后期材料的出生日期不同,有的是填写档案材料时不重视,随意填写,或者有时写阴历生日、有时写阳历生日。还有的是为了切身利益,有意识的改大或改小年龄;(2)工龄和工作经历记载不一致,大多相差几个月的时间,主要由于干部参加工作的时间节点记不清,早期有些关键性材料缺失又难以补齐;(3)入党时间记载不一致,大多是由于干部对此不重视,时间久了便遗忘了,当然也有极少数干部为了竞争对党龄有要求的岗位,特意填大党龄;(4)学历学位材料不全或造假。部分干部缺乏归档意识,未能及时上交取得的学籍材料;还有部分干部伪造假的学历学位,以便让自己达到某岗位晋升的要求。

(四)档案材料缺失严重

一方面档案材料收集不齐全,缺失情况主要集中在学籍材料、党团材料、参加工作佐证材料、工资材料、调转材料、干部任免审批表、干部考察材料、奖惩材料等,政审材料、参加民主党派的证明材料、招收固定工人录取通知书等等。这些材料的缺失,不利于组织培养和选拔干部。另一方面,有的档案材料不完整。有的材料中本人签名、组织印章、填表时间不齐全,导致材料失去原有价值。

三、高校人事档案管理中存在问题的原因分析

(一)制度建设不健全,缺乏有效纠错和监督机制

尽管大多数高校已经将规章制度挂上墙,但却没有走进人心。缺乏相应的监督机制和责任追究机制,部分干部就敢为一己私利而涂改档案,少数档案管理者也参与其中。即使没有参与造假,大多数的管理人员也常常忽视档案工作,认为只需保证档案材料不丢失,能应付查档、外调就可以了。对于上交的归档材料并没有细致的梳理审核;也疏于催促未归档的材料,导致出现档案信息前后不一致、材料缺失的现象。

(二)管理手段落后,信息化水平低

大多数高校在档案管理方面投入的经费、人力都不足,使得软硬件配套滞后,信息化水平差。硬件方面,很多高校档案库房、阅档室硬件设施配备不齐全,管理条件落后,未配备相应的监控设备、除湿器、空调、消防设备,通风、防潮和防虫条件差,给档案材料造成一定的安全隐患,不利于长期保存。

软件方面,没有配备专职的档案管理员,档案员的培训也常常被忽视,导致档案管理方法滞后,管理效率低。目前有许多高校仍采取手工“翻阅填写”模式,部分高校的档案编目仍处于手写状态,没有使用统一的档案软件,档案检索基本处于手工或者半手工状态,造成费时费力、效率低的现状。

(三)档案管理人员不固定且业务水平不高

高校在档案管理方面存在的诸多问题,和管理人员的专业素质和能力有着很大的关系。目前很少有高校配有专职管档人员,大多是从人事处抽调1名人员兼职管理档案工作,业务知识不够全面系统,政策法规把握不准,对档案工作重视不够,特别在接收檔案材料时,很少对档案的完整性和真实性进行认真审核、鉴别,容易错装、挤压、损坏档案,有的还会使存疑造假材料进入档案。还有少数档案管理人员缺乏政治性和原则性,立场不坚定,容易被人情或利益左右,给造假人员提供方便,产生恶劣的影响。

(四)干部个人缺乏档案意识

高校干部大多是高学历知识分子,活跃在教学科研活动

认为档案工作与自己毫无关系,归档意识不强,取得学历、职称、奖励等证明材料之后私自保管,并不主动上交,造成档案材料不完整;填写档案材料时,书写潦草不规范,随意涂改,造成档案信息前后不一致;认为档案材料只要不影响个人提拔即可,在一些总结、考核性材料的填写上应付了事,例如每年考核材料中的工作总结都是官话套话,甚至连续几年的内容都一样,不能准确反映干部在某一段时间内的真实表现。

四、高校人事档案管理中存在问题的解决建议

(一)建立档案收集工作的长效化,维护档案权威

在人事档案整理工作中,收集材料是最基础和关键的环节,必须严把入口关,仔细鉴别,对存疑材料进一步核实,严防涂改、伪造、存疑或未经验证的材料存入干部人事档案中,从源头确保人事档案材料的规范性。对于已经收集进来的材料,要妥善保管,严格分类并装订。严格遵守查阅、转递等环节的规章制度,安全使用人事档案。

(二)建立档案管理工作的制度化,加强宣传教育

首先“改善不规范的管理现状,制定规范的档案管理方案,完善相关的规章制度,简化档案管理的相关程序及流程,建立一套行之有效的自上而下的规范管理制度,使高校档案管理步入科学化、制度化、规范化轨道。”包括岗位职责、管理程序、保密制度、查阅利用制度、库房管理制度等;建立和完善责任追究机制,树立依法管档理念,发现涂改造假的情况,要及时上报并处理,经认真调查核实后,发现有档案管理人员参与其中的,要按照制定的责任追究机制严肃处理,增加造假成本。对考核不严、用人失察的领导干部也要进行调查取证,发现有利益关系时,要予以严肃追究处理。

其次,要加大对广大教职工人事档案政策法规和制度的宣传教育,促使干部都能严肃认真对待档案,意识到人事档案的准确性和完整性对其自身发展的重要意义,及时上交归档材料,如实填写相关内容。

(三)提升档案管理人员的专业化,增强服务和管理能力首先,在干部人事档案管理人员的岗位配置上,要选择那些党性强、有责任心、业务能力好的人,能够甘于奉献,不受人情、利益诱惑,坚决按照法律法规和档案管理制度工作,自觉抵制涂改造假等不法行为,守护好档案材料的真实性和完整性。

其次,肯定档案工作的重要性,设立相应的奖励和激励机制,为档案管理人员今后的考核、晋升等职业规划创造有利的条件,使其产生职业归属感,避免职业倦怠和频繁流动,保持档案管理队伍的积极性和稳定性。

再次,加强业务技能培训,逐步提高管理人员的业务能力和专业化水平,重点培养其业务素质、管理手段,加强审核档案的能力。注重培训新的科技手段,利用现代化信息技术,高效的开展档案管理工作,打造一支原则性强、责任感强、专业能力强现代信息化手段强的工作队伍。

(四)形成人事档案材料审核工作的常态化,及时查找纠正问题

干部档案审核可以有效保证档案信息的真实性,提高档案利用价值,因此,要将档案专项审核工作常态化。一方面在8常的档案整理工作中边收集边审核“对于干部人事档案中重要的核心依据材料不完整不规范的情况,则应该抓紧督促组织人事部门或当事人补全档案材料。只有这样,才能解决干部档案中出现的各种问题,从而达到标本兼治的目的。”。另一方面,建立并遵守“凡提必审、凡转必审、凡进必审”的任前档案审核制度,对每份档案进行严格梳理,杜绝“问题”干部上岗。

(五)加快建设档案工作数字化,建设信息化管理

管理人员收集材料并手工分类、装订、保管,在此过程中容易发生涂改、造假、私藏的现象,在查阅信息、使用档案等方面存在很大的安全隐患,使得档案信息服务处于被动、滞后的状态。推进干部人事档案数字化建设,使用扫描仪将个人原始档案材料变成电子文档保存在电脑中“应该配备专门的设备和人员对馆藏人事档案进行数字化,也可以委托第三方档案数字化公司完成数字化工作,实现纸质档案和数字档案‘双套制保管,这样不仅有利于人事档案的长期有效保存,也有利于规避纸质档案被篡改和伪造的风险”;另外,在保证不泄密的情况下为查阅者提供自动化服务,提高档案的利用率。

五、结语

总之,各高校应以此次干部档案专项审核为突破口,力求规范化和严格化管理干部人事档案,提升人事档案的参考价值和利用价值;干部人事档案管理人员要紧跟时代步伐,更新知识理念,利用各种现代化管理手段开展档案管理工作,推动高校档案管理工作再上新台阶。

参考文献:

[1]盛若蔚,江琳.各地正分级分批对干部人事档案进行专项审核——给干部档案“大体检”[N].人民日报,2015-4-21(17).

[2]杨伟龙,做好干部人事档案专项审核工作的意义和几点思考[J].黑龙江档案,2016(2):78.

[3]常江.高校档案管理存在的问题及对策研究[J].江苏科技信息,2018(31):27.

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[5]张芹.干部人事档案专项审核工作引发的深层思考[J].兰台世界,2016(14):74-76.

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