电子商务经营中订单档案管理方法的路径探析

王晓雁

摘要：经过多年发展，电子商务产业已驶入快车道。然而，电子商务经营中订单档案管理的效率却比较低下，存在着诸多问题。试图从问题入手，寻找出电子商务经营中订单档案管理的有效路径，以期让当前电子商务经营中订单档案管理能够满足各方需要。

关键词：电子商务;订单档案管理;交易平台;电商市场

中图分类号：F272

文献标识码：A

DOI： 10.15913/j.cnki.kjycx.2019.09.038

1 加强订单档案管理的必要性

1.1 电子商务产业发展驶入快车道的需要

自21世纪初以来，电子商务迅速发展为当今世界的主要商业形态之一。电子商务是各种通过电子方式而不是面对面方式完成的交易。它是信息技术的高级应用，也是一种以信息为基础的商业构想的实现，用来增进贸易伙伴之间的商业关系和提高贸易过程的效率。

经过多年发展，电子商务产业发展驶入快车道[1]。据国家统计局电子商务交易平台调查显示，2017年“双11”期间全网20家平台实时销售数据显示全网总销售额是2 539.7亿。新的研究预测，到2021年，全球电商销售额将达到新高。全球电商业务预计将增长265%，从2014年的1.3万亿美元增长到2021年的4.9万亿美元，这表明未来电商市场会稳步上升，电子商务产业发展驶入快车道，订单档案管理应跟进发展与服务。

1.2 电子商务经营中提高效率的需要

随着电子商务的发展，电子商务经营者之间的竞争也趋于激烈。电子商务经营者需要提高内部的管理效率和效果，才能取得和巩固自身的竞争优势。在电子商务经营中，有大量的业务订单档案形成。如何加强电子商务订单档案管理，形成有效的订单档案信息服务体系，为电子商务经营中订单档案管理提供有用信息将是未来电子商务经营者面临的重要问题。由此可见，电子商务经营中效率的提高，需要不断加强电子商务订单档案管理。

1.3 电子商务经营中维护各方权益的需要

电子商务是现代社会中十分重要的经济活动，涉及各行各业和众多的消费者。法律法规是调整各种社会关系的行为规范，在社会主义市场经济条件下，依靠法律法规调节和保护各种经济行为尤为重要。目前，在我国，电子商务活动适用的法律主要有《合同法》《公司法》《反不正当竞争法》《消费者权益保护法》《产品质量法》《电子签名法》《中华人民共和国电子商务法》等法规[2]。利用电子商务订单档案完整地记录电子商务经营过程，在经营者和消费者之间发生消费纠纷的情况下，能够向双方提供业务发生过程的真实情况与数据，从而为各方主张自身的权益提供重要证据。可见，电子商务订单档案不仅是经营者内部管理的需要，也是维护电子商务经营活动中各方权益的重要凭据。

2 电子商务经营中订单档案管理存在的问题

2.1 电子商务经营中订单档案管理意识淡薄

该问题主要表现为：①存在畏难思想，担心增加自己的工作负担，就潜意识地不主动重视电子订单档案的归档管理问题;②有的经营者认为建立电子商务订单档案之后就可以高枕无忧了，没有加强对经营中订单档案的后续开发，造成订单档案利用效率低，浪费经营中宝贵的订单档案资源;③没有建立和完善电子商务订单档案管理制度[3]，没有对电子商务订单档案进行收集、整理、保管和有效利用管理，在一定程度上造成电子商务订单档案管理文件材料出现分散、无序，甚至遗失的现象，这就影响和制约了电子商务订单档案管理的开发与利用。

2.2 订单档案管理工作方法不得当

该问题主要表现为：①管理模式不统一，工作归属不一致，管理混乱。②管理人员流动性较大，在交接电子商务订单档案的过程中，会出现空档，在一定程度上使电子商务订单档案管理工作出现断层。③订单档案管理人员比较缺乏订单档案管理的专业知识，管理思维和方式方法老化，只会单一地运用电子订单档案或纸质订单档案进行消费者订单档案管理工作。因此，无法有效地开发电子商务订单档案管理信息资源，难以有效地提升电子商务订单档案管理工作的效率，不能充分发挥电子商务订单档案管理的价值。

2.3 订单档案管理者能力较弱

该问题主要表现为：①工作人员的传统观念比较强，接受新事物的速度慢，思想比较保守，认为只有纸质订单才是归档管理的对象;②订单档案管理人员未掌握计算机操作技术，无法高效使用计算机，难以做好对计算机依赖极强的电子订单档案的归档管理工作，因而无法正确处理电子订单档案归档管理工作中遇到的问题[4];③经营者不重视对电子商务订单档案的监管和保护，使电子商务订单档案信息外泄，给侵权、假冒行为等违规的现象提供了可乘之机，给消费者造成了巨大的损失。

3 订单档案管理方法的路径

3.1 增强档案管理意识

为加强电子商务订单档案管理，需要强化经营者订单档案管理的意识。只有经营者充分意识到电子商务订单档案管理关系到经营者的生存与发展时，电子商务订单档案管理才能受到经营者的高度重视，给予订单档案管理大力支持，为电子商务订单档案管理工作的开展奠定坚实基础。

帮助经营者树立电子商务订单档案的管理意识。在日常经营中，建立一套与经营者自身的发展情况相适应的电子商务订单档案管理制度，对电子商务订单档案管理的目的、任务以及对电子商务订单档案进行收集、整理、保管、利用等工作作出具体的规定，进一步规范相关人员的订单档案管理行为，在一定程度上提高电子商务订单档案管理人员的水平，充分发挥电子商务经营中订单档案管理的有效作用。

3.2 建立档案管理方法

我们应该把消费者订单排序方法[5]运用到订单档案管理中，即每次收到一个客户订单，按照收到订单的先后顺序予以排序，对提高效率、方便查询、及时安排生产和销售计划等方面起到辅助科学决策的作用。具体方法就是一个消费者，建立一个专门的订单档案存放文件夹。每来一个新消费者，给出一个流水号，流水号即消费者顺序号，这是排序的一个重要的方法。这样使消费者订单档案的排列具有无限的扩充性和灵活性及方便查询。流水号对消费者进行标识，并给每一位消费者一个固定的唯一的号码，一户一档，一档多卷，这是一种最为简易的自然的分类法。对消费者订單档案标识之后，再对订单档案进行管理时，就很清晰明了。

其流程为：接收消费者订单（订单下单方式有电话、传真、电子邮件、IVR或公司网站下订单）一编制流水号和消费者名称一电子排序（编目）一打印目录一纸质订单文档归档一文件排序。按照消费者订单的先后顺序，一字排开存放在文件柜里，从而使消费者电子和纸质订单档案成为一个完整、有机的整体，使之有序化的过程。编号是编目工作的起点和基础，通过编号，使消费者订单档案存放的位置相对固定，并为后续的编目工作以及将来查找利用和订单归档时提供具体可行的条件。订单存放时以每一客户一个“目次”编号为原则，即按照收到客户订单时间的先后顺序而串联起来，新的订单在前，旧的订单在后，如表1所示。而目录则按照客户名称的拼音字母来排序，如表2所示。

我们还要掌握消费者订单目录排序方法，并把它运用到消费者订单档案管理中[5]。经过电脑排序之后打印出来的目录，按照消费者名称的字母排序，如表2所示，就是先将所有消费者汇总起来，然后再进行排序，按照消费者字母的顺序排列。如果需要查找消费者订单档案时，按照字母排列的顺序查询订单档案的具体存放位置。这样的归类结果是清晰的，便于查找。这种方法我们可以称之为“查字典法”，目录称之为“字典目录”，就是说消费者订单放置在什么位置并不重要，重要的是能及时找到它。在此情况下，经营者可以准确、快速地完成订单档案的查阅与管理，大大提高了检索能力，缩短了查询时间。

为了提高对消费者订单档案的检索速度，经营者应该把消费者订单档案排序方法与订单档案目录排序方法有机结合起来，根据经营者所处的环境，比如在电脑前，打开电脑找到所要查找消费者排序的固定位置;如果在消费者订单档案柜之处，就可以把纸质目录拿出来查询。因此，采用消费者订单档案纸质目录和电子目录排序相互配合查询，是一种“简化整理，深化检索”，随时随地快速查询的订单档案管理方法，同时，也是一种调整和简化了消费者订单档案资料的管理方法。实行消费者电子订单档案与纸质订单档案联合检索管理模式，可以保证电子商务经营者获得更有效的订单档案信息资源，确保订单档案管理工作有章可循，订单档案收集、整理、开发服务等档案资料有案可查，从而对电子商务经营者订单档案实现科学有效的管理。

3.3 提高管理人员的素质

为提高电子商务订单档案管理水平，需要订单档案管理人员具备一定的科学文化水平和组织协调能力，具备档案管理、现代经营、信息技术等方面的综合知识。在电子商务订单档案管理工作中不断学习、不断总结、不断进步，使订单档案管理工作能力不断提高。

经营者为了提高订单档案管理人员的业务素质和管理水平，需要对电子商务订单档案管理人员加大培训的力度，使其进一步适应电子商务经营中订单档案发展的需要。只有电子商务经营中订单档案管理系统更有序、更安全、更简便、无后顾之忧，订单档案管理者水平不断提高，订单档案管理才能取得更大的进步和发挥更高的效率。

综上所述，我国电子商务蓬勃发展，需要不断提高电子商务经营中订单档案管理效率和水平，通过探析电子商务经营中订单档案管理方法、增强社会利用电子商务订单档案意识、提高电子商务经营者订单档案管理人员的素质等措施来完善电子商务订单档案管理工作，从而充分发挥电子商务经营中订单档案管理工作的价值和作用。

参考文献：

[1] 2018年中国电商行业市场现状及发展趋势预测（图）[ J/OL].[201 8-04-09] .http：//www.innovlOO.com.

[2]李惠红.电子商务档案管理的探讨[J].中小企业管理与科技（下旬刊]，2014（ 7）： 34-35.

[3]陈一红.电子商务档案管理面临的问题及其对策[J].档案，2011 （6）： 53-55.

[4]庞敏英.电子商务中的消费者权益保护问题研究[J].河北法学，2005（7）：148-153.

[5]董鹏，杨美金.客户订单的管理与归档方法及发展趋势[J].清远职业技术学院学报，2010（ lO）：89-92.

[編辑：张思楠]