加快机关单位档案数字化建设的措施分析

肖明彩

摘 要：人类进入21世纪，开启了信息革命的新纪元。信息技术已经无孔不入地融入到每个人的生活中去，在给我们的生活带来巨大的变化与便利的同时，也加快了我们的生活节奏和步伐。就办公而言，以信息技术为主导的各种办公软件，使办公效率大大提高。现如今，办公环境正朝着“无纸化办公”方向发展。把数字化信息技术应用到机关单位档案的管理建设上，一定会取得很好的效果。

关键词：机关单位；档案数字化建设；措施分析

1 机关档案管理工作信息化的必要性

随着社会和科技的不断发展进步，机关档案管理工作的信息化已经成为必然趋势。具体来說，第一，机关档案管理工作信息化是网络化和信息数字化的必然要求。随着信息时代的到来，机关档案工作程序呈现无纸化的趋势，并且信息传播日益加速，因此，机关单位只有实行档案管理工作信息化才能更好地适应时代发展。第二，机关档案管理工作信息化是档案管理现代化的必然要求。当前，如何开发利用档案，为广大用户提供更加方便快捷的服务成为迫切需要解决的问题。而使用现代化技术，有利于充分挖掘档案信息资源，实现资源的最大程度共享，使档案信息的价值真正显现出来。第三，机关档案管理工作信息化是档案管理规范化和专业化的必然要求。在信息化时代下，随着档案馆藏数量的日益增加，需要电子档案馆进行档案管理，在管理过程中会规范电子档案的流程，对信息资源进行规范化和专业化管理。

2 信息化背景下机关档案工作面临的问题

2.1 机关单位档案管理门类逐渐增多

社会主义制度的不断完善，使得档案管理制度也在进一步完善，档案管理变得更加规范，因此，机关单位档案管理的门类变得越来越多，有党内的档案、上级机关单位下发的相关文件、本单位机关处室的相关资料、财务部门的财务档案、基建等部门的建设档案、本机关单位组织活动的档案、本机关单位各处室印章档案等，这就导致了档案库存数量变得越来越多，现有的传统档案管理手段已经很难适应现如今的档案管理了，但信息化档案管理是一个新鲜事物，需要档案管理人员去慢慢学习、适应。

2.2 机关单位档案数字化任务非常重

现如今科学技术十分发达，因此，很多机关单位都已经开始实施档案信息化管理，信息化管理档案需要扫描纸质档案，存储成电子文档备份到计算机硬盘中，这样便于档案的存放及查找，但机关单位的档案很多都是涉密文件，不允许其他人知晓，因此，只能由本机关单位的档案管理人员进行扫描、存储，工作量非常大，这对于本就人数缺少的机关单位档案室来说任务非常繁重，是一个非常迫切需要解决的问题。

2.3 档案的利用发生改变

档案在机关单位起着非常重要的作用，档案的利用不仅仅是为了档案室及时查阅纸质档案，更多是为人们提供方便，通过电子档案能够快速查到相关信息。经过调查发现，机关单位每年查阅档案的人数达到350多人/次，调卷超过一千卷，可见档案的重要性。因此，在信息化背景下，如何更好地满足档案利用者的需求，更好地为机关单位服务成为档案管理工作面临的新的挑战。

3 机关单位档案信息化建设的具体措施

3.1 扩大宣传，全民参与

目前，受公众自身文化素质和互联网普及度的影响，公民对机关单位档案信息化建设还知之甚少，因此要扩大宣传力度，让公民积极参与到机关单位档案信息化建设中，让他们切实感受档案信息化建设带来的便利，为机关单位档案的信息化建设建言献策，使之更好地服务全体公民。就宣传方式而言，也可以借助信息技术，建议机关单位建立自己的公众号和网站，以此为宣传渠道，扩大机关单位信息化建设在公众之间的普及力度。

3.2 提高机关单位档案管理人员的素质

机关单位档案管理人员是否具备良好的素质来操作、维护电子信息系统，对机关单位信息化建设能否实现起着决定性的作用，因此在提高机关单位档案管理人员的素质上，机关单位务必要高度重视、不可小觑。要加大对档案管理人员的培训力度，向当地档案管理水平优秀的单位学习工作经验，广泛吸收相关专业的人才前来就职。

3.3 完善机关单位档案信息化建设工作制度

在机关单位档案信息化建设工作制度上，要重点完善。工作制度的制定一方面要立足于单位业务的开展现状，另一方面则务必要遵守 《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》 等相关的国家法律法规。完善的机关单位档案信息化建设制度是保障档案信息化电子信息系统能够平稳、健康运作的必要条件。要把机关单位档案信息化建设与国家法律法规结合起来，使之在国家法律法规的庇护下更好地推广、发展。

3.4 加强对机关单位档案信息化建设的监督

机关单位业务涉及面广，尤其是笔者所在部门产生的档案，都和公众的生活息息相关，在公民的日常生活中发挥着极其重要的作用。机关单位档案信息化有时候可能会涉及公民的个人隐私或者国家机密。限于当前科学技术水平的发展现状，我们还不能百分之百地保证录入电子信息系统中的信息是绝对安全的。这就更加体现出加强对机关单位档案信息化建设监督的必要性和重要意义。除此之外，电子系统本身也可能会遭到网络黑势力的恶意攻击，一旦电子系统不能正常工作，将会导致整个机关单位业务运行的瘫痪与滞留，会给机关单位和公众生活带来极其恶劣的影响，对机关单位的信誉程度和民意满意度也会带来巨大的损失。因此，笔者在这里建议，机关单位档案信息化的建设监督机制一定要和国家法律法规紧密结合在一起。对于那些恶意攻击机关单位档案管理电子信息系统的人或势力，以及恶意盗取机关单位档案管理电子信息系统公民信息的人或势力，一经发现查实罪行后，必将受到法律制裁，绝不姑息，严惩不贷。把信息技术和机关单位档案管理结合在一起，能够极大地优化机关单位的办公模式、改善机关单位档案管理办公环境、提高机关单位档案管理工作效率，因而值得大力推广和普及。在机关单位档案管理信息化具体的建设和实施过程中，要提高民众意识，强化档案管理人员的专业技能，还要建立完善的机关单位档案信息化工作制度和工作机制。机关单位档案信息化建设目前还没有完全落成，这其中也存在一些技术上的难题有待攻坚。当然，信息技术的发展永远不会止步，随着“大数据时代”和“人工智能时代”的到来，机关单位档案信息化建设还会有更大的发展空间，更好、更高效地适应未来社会发展、服务于广大民众。

4 结语

为了更好地做好档案管理工作，在信息化大背景下，需要在档案管理工作各个环节实现计算机化，通过各学科和不同专业的知识，各个部门相互配合，然后采取有针对性的措施来提高机关档案管理工作的质量。

参考文献

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