对民办高校照片档案管理和开发利用的思考

可新方

【摘要】照片档案在民办高校建设发展挥着重要作用，民办高校在办学过程中的艰难起步、校园文化、基础建设、学校大师、领导班子及重大活动等，为民办高校发展历程起到了见证的作用。

【关键词】民办高校 照片档案管理

现代人的生活已进入到快速时代，慢节凑的地细细品味冗长的文字已经不太切合实际，“读图时代”到来，照片档案是以记录影像为主要形式的载体档案，具有独特性，已成为现代民办高校档管理的重要组成部分。

1照片档案的特点

照片档案是国家机关、社会组织及个人在社会生活中形成的具有保存价值，并按一定的原则和方法，配以简单的文字说明，集中保管起来的以感光材料为载体的历史记录。具有文书及其它档案的一般属性外，还具有一些特殊性。

1.1、直观地记录历史、真实地反映情景

文字记录的历史，不管是记录者还是读者都多多少少带有定的情感色彩，添加自己的思维方式，写法与看法各不相同，不能真实直观的表达意思。照片则不同，给人以身临其竟的感觉，更加生动地将事情发生的真实场景展示给读者，直观的记录事情发生的瞬间状态。

1.2、信息量大、简单易懂

文字档案，需要读者了解意境，深入情境之中才可能知晓文中了意义，而照片档案则不然，它能简单的直观的让读者明白图片要表达的意思，不受任何的限制，比如语种文字等。通过一张或是一组照片就可以反映出事件的宏大场面，对事物的表达力要比文字简洁易懂。所以说照片档案方便交流，是世界通用的一种档案载体。

2照片档案的作用

照片档案在民办高校建设发展挥着重要作用，民办高校在办学过程中的艰难起步、校园文化、基础建设、学校大师、领导班子及重大活动等，为民办高校发展历程起到了见证的作用。

2.1、历史凭证作用

照片档案是学校发展历史的真实记录，能准确地记录和形象地再现学校在漫长发展中的变化，比文字档案更能准确、生动地反映学校建设发展中的人物和事件。大量的照片档案真实、直观、形象、生动、完整地记录了民办高校这些年来不懈努力、一路前行的办学理念与取得的成绩。当一幅幅包含着汗水和努力历史图片呈现眼前时，我们为昨天自豪和欣慰，更加期待学校的美好明天。

2.2、科学研究作用

与国外相比较我国的民办教育发展还处在一个起步期，完整的照片档案可以真实记录整个学校发展变化历程，照片档案可以帮助人们回忆、分析、对比研究和阐述有关问题，从中获得更多的信息，通过对照片档案的研究，有助于对学校的办学理念、办学模式、办学思想深入研究。每一个能经历几十年风雨，发展规模宏大的民办高校，在办学的过程中形成的具有价值的信息资源和历史以验教训。站在前人的肩膀上，研究过去、总结经验、开创未来。

2.3、信息交流作用

和纸质档案相比，照片档案打破了时间和空间上的限制，在增加文档的容纳量的同时，也扩展了照片的信息量。根据照片档案的作用，充分利用其形式简单、直观，记录真实的信息资源，切实加强对照片档案信息的开发和利用。这些照片档案实时更新，内容丰富、信息准确，主要有上级领导视察、党组领导调研、学校文化建设、大型会议及活动等照片档案。依托网络将照片以电子文件形式在网上流传，这样既提高了照片档案的利用率，又起到了档案资源信息共享的效果。

2.4、爱校教育作用

通过校史馆将完整的系列照片，从“艰苦创业”、“开拓进取”、“砥砺前行”到现在的“走向辉煌”，这是一所民办高校的创业史，让每一位刚入校以及将要毕业的学生，利用对校史馆参观或6月9日档案宣日活动，加强爱校教育，让学校档案室、校史馆既是资料珍藏的场所，同时也是爱校教育基地。

3照片档案在利用过程中出现的问题

3.1、照片档案收集力度不强

一些民办高校管理人员只重视教学科研活动的开展，不注重日常工作资料的归整，更缺乏对照片档案工作的重视，觉得照片是本人的，无需归到学校档案室保存，或者归档时将质量不高，内容不能反映情景的照片归档，图片清晰及景像人物取舍较好的，留存在自己手中，造成照片档案的缺失，不完整。收集难度大，不统一，不规范。

3.2、库存照片档案数量少

由于信息技术的限制，在当时照像技术及设备的不完善，所拍摄的照片不能够体现照片档案的价值和特性。往往是一类照片同一场景复本量十几张，多则几十张，造成了极大的资源浪费。

3.3、库存照片無文字说明

照片档案文字说明一般包括6要素，即：事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。但从本次利用上来看，照片的6要素基本没有体现，有的虽在照片的背后备注了事由和人物，但事由不清楚，人物介绍不完整。只好在照片大概的年份查找校报、文书等档案，以求照片的文字说明。

3.4、照片档案整理不规范

我国高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法规定，按照档案的内容，分为十大类目，声像档案做为其中之一，照片档案作为声像档案的一种，在实际规范管理中往往容易被轻视。虽然我国各大高校都在产生并应用照片档案，但针对当今科技信息高速发展的需求，民办高校照片档案的管理制度还不够完善，这样对照片档案完整性和安全性管理存在很大的影响。由于未能建立完善的照片档案管理制度，民办高校相关管理人员只能根据自身经验进行照片档案管理，特别是应对互联网+时代数码照片档案管理的新技术、新问题感到措手不及，甚至无章可循。照片及数码照片档案没有严格按照国家规定的标准进行整理，而是很随意装在一张光盘、硬盘或者计算机中，这些档案在利用或者载体本身损坏而丢失，这种不安全因素时刻存在。

3.5、库房条件不利于照片档案保存

民办高校由于属于自主办学，没有政府部门的资金支持，相对于公办院校办学资金缺乏，虽然近几年学校发展较快，在基础设施建设、教学设备投入、科研奖励等方面都增加了很多的投入，但做为教学辅助部门，部门经费申请难问题依然存在。近年来，档案室办公条条虽然得到很大改善，但库房存条件并没有提高，档案保存基本条件达不到，尤其是特别载体材料，不易保存。

4对今后档案管理的思考

4.1、增加照片档案意识，加强收集力度

照片档案有历史见证作用，让人直观的看到事物的场景，但现在数码照像，图像的改动性较普遍，档案收集人要严把照片关口，不能让已修有失原图，失去照片档案原有特性，起不到照片档案利用价值的照片存入档案室。由于民办高校教职员工变动较快，遵循档案随办随的原则，对照片进行一事件一收集，防止人为丢失或损坏。

4.2、按照照片档案要求，规范化整理

从收集的源头抓起，学校目前的大部分拍照任务由新闻中心部门承担，建议本部门的兼职档案员由摄影者担任或不定时的普及档案照片归档的业务知识与档案室的要求，严格按照照片的6要素完成文字说明部分，按照事件内容及类别对照片进行分类归笼，重大活动同一事件同一场景留存照片不过2张，同一事件不同场或此事件共存不超过5张照片等。一般事件所存照常片不超过3张。

4.3、改善库房条件，利于照片档案保存

在库房内添加温湿度计，空调、防磁柜等设备，改善照片档案保存条件，加强库房日常管理工作，控制库房温湿，做好灰尘和有害气体的防护工作。对传统照照片及数码照片的载体做好定期检查运行，防止传统照片出现色变、表层裂纹、和霉菌污染等。储存数码照片的载体无论是光盘、U盘或是硬盘等都应按规定的时间进行机读播放，以防时间过长无法读取信息。

4.4、加强照片档案的开发，提高利用效率

《“十三五”规划纲要》提出了档案共享发展的理念，要求档案工作走向开放和现代化，把档案的开发放在了重要位置。我们学校档案工作者没有认识到照片档案重要性，往往将未整理的照片直接装盒尘封在了档案室库房之中，没有得到开发利用，一些珍贵的历史照片无法发挥其价值。读图时代的到来，引发了档案工作者对照片档案的重视，对照片档案进行编开发，将一串串零散的照片整合在一起，勾起学校老教师及校友对以往的点滴回忆，激发新教师及学生对学校发展的憧憬。

4.5、照片档案在整理中的感情

通过对照片档案的整理，越发的感觉到档案的开发势在必行，针对照片档案，本人在整理和利用的过程中有几点感想。首先，传统的照片档案是学校的珍贵财富，最能直观的反映学校发展历程，体现出学校创始人的不畏坚难白手起家，要将这些宝贵的照片进行分门别类，比如：分为领导视察、基础建设、对外交流、校校合作、校企合作，学校文化建设，大型活动等等，在每类下面按照年度顺序将照片装入相册，然后对这些照片进行统一扫描信息化工作。其次：数码照片方便快捷，更有连拍功能，不用考虑底片和印刷冲洗问题，所以本人要对照片档案收紧移交口，将不清楚、一个事件多张照片、无需移交的照片等，请移交人（摄影人）进行筛选，对照片进行六要素标注，移交档案室之后，再按照传统照片分类方法进行分类，下一步将整理完成的数码照片按分类-时间顺序进行照片縮印，以便日后翻阅查找，从而减少数码照片的载体过度机读，损坏信息。

总之，照片档案是记载学校历史、传承校园文明的原始凭证之一。借助照片档案，我们能够更好地了解学校的过去，预见未来。我们要不断努力探索照片档案管理的新途径新方法，在学校的发展中体现照片档案的价值，为学校内涵文化建设添砖加瓦。