高校档案数字化管理实践研究

万真真

【摘要】近些年来，随着社会经济的不断发展，大数据时代的到来，高校档案管理有了新的路径，即数字化管理。档案数字化管理的优势显而易见，它能够简化工作环节，保证档案安全，也有着充分的容量去容纳越来越多的信息。然而，如何更为迅捷地从传统档案管理转变为数字化管理，成为许多档案管理工作人员想尽快解决的问题。

【关键词】高校;档案数字化;档案管理;实践研究

本文将立足于高校档案管理的特点，针对当下高校档案管理的现状以及许多高校在向档案数字化管理转型中遇到的问题，分析得出相应的解决策略与优化办法，以供业内人士参考并付诸实践。

一、高校档案数字化管理的优势

（一）进行数字档案管理有利于顺应新时期的要求。新时期，指的是计算机技术通用、大数据时代潮流冲击的时期。新时期对于高校档案管理提出了更多更高的要求，比如说：档案管理的信息容量必须更大，档案管理对于信息的检索必须更快速更精准，档案管理对于档案的保存也应当更加安全便捷。因此，档案管理的数字化能够有效顺应新时期的要求，不至于在新时期的状况下落后于时代，从而让档案管理严重拖高校行政管理的后腿。这种情况只有在档案管理数字化中才能完成。

（二）进行数字档案管理有利于提高档案管理的工作效率。计算机技术以便捷、快速著称。在这样的情形之下，运用先进的计算机技术手段进行数字档案管理有利于提供档案管理部门的工作效率。首先，如果有人需要提取档案相关信息，他可以通过技术平台直接进行提取，或者通过档案管理部门的帮助快速检索，节省了中间许多手续与工作环节。其次，由于计算机技术平台修改档案的错误便捷快速，不像传统的纸质档案那样出现错误订正时需要经过多重手续，跑多个部门修改。最后，由于计算机容量空间较大，数字档案管理能够提供更大容量空间以供档案信息的储存，从而解决了传统纸质档案管理需要开辟储存空间的一大难题，节省了办公室的储存空间，从而腾挪出更大空间进行其他方面的管理。数字化档案管理对于提高档案管理工作效率主要体现在以上三点。

（三）进行数字档案管理有利于高校内的资源共享，拓宽资源整合渠道。看一个高校的水平，主要是看其教学水平和学术水平，那么这期间就少不了对资源的获取利用过程。传统的纸质档案管理使得师生在获取档案信息的时候花費的时间较长、过程较繁琐麻烦，不利于高校内信息资源的流通与共享。如若采用数字档案管理的方式，就有利于各方使用计算机平台直接进行资料的检索，从而在平台上能直接获取电子信息，方便快捷。不仅如此，数字化档案管理也利于师生对档案信息自觉地进行有效归档，因为这一切可以直接在高校内部的技术平台上完成。综上，数字档案管理有利于高校内的资源共享问题，也拓宽了高校内的资源整合渠道，从而为提高高校的教学学术水平提供了硬件支持。

二、高校档案管理现状与数字化过程中存在的问题

（一）高校行政管理体系对于档案管理重视度不够，资金投入不足。目前，许多高校行政管理体系对于档案管理工作的认识不够，对于档案管理部门的重视度不够。总是觉得档案管理部门仅仅做了编号、整理和储存的工作，并不觉得这是一份具有技术含量的工作。其实这种认识是错误的，它会直接导致高校行政管理体系中，忽视档案管理工作资金投入。没有资金，档案管理部门的相关工作也就很难开展，推行数字化改革也是难上加难。不仅如此，对于档案管理的忽视会直接导致档案管理的管理制度不够健全完善，没有非常标准的体系，没有一个准确的评价反馈机制，其数字化改革也就无章可循、无据可依。导致高校档案管理的数字化改革举步维艰。

（二）档案管理工作人员数字化技术掌握程度不足。目前许多高校档案管理工作人员是很久之前招聘的员工。他们所习得的专业知识往往还停留在传统的档案管理的方式与手段上。档案管理团队的工作人员数字化专业素养不足，将直接影响档案管理数字化的改革。如果对档案管理工作人员进行相应的学习操作计算机技术的培训，由于这种培训将占用员工的休息时间，所以也会被员工所排斥抵触。再加上员工对于传统纸质档案管理方式非常熟悉，因此在最开始使用计算机技术进行档案管理甚至还会比运用传统纸质档案管理方式更慢。导致档案管理部门在最开始看不到数字化改革的成效所在，档案管理工作人员也不愿意舍弃之前一直运用的传统档案管理手法，进一步造成了档案管理数字化改革的推行难、实施难、推广难。

三、高校档案管理数字化进程的优化措施

（一）加强对档案管理的重视程度，提高资金投入。首先，一切需要在意识上加以强调，才能让这种观念深入人心，从而更好地进行档案管理工作。首先，高校的行政管理人员应当认识到档案管理对于高校发展有着至关重要的作用。档案管理部门所主导的资源信息的高效流通将直接影响着高校的学术水平和教学水平，从而促成高校整体素质与多方能力的提升，对于高校多方位发展、整体口碑信誉都有着良好的促进作用。除此之外，高校的行政管理人员应该弄清楚档案管理的实质，改变以往“档案管理是一劳永逸的工作”的错误观念，认识到档案管理的重要性，从而对其提高资金投入，以便于其吸引技术人才加入到高校档案管理部门中，也可以对其数字化档案管理设备进行硬件软件上的更新，从物质上直接跟进档案管理数字化改革的新要求。

（二）培养并选拔专业人才，提高档案管理工作团队的专业素养。人才，在高校档案管理数字化改革的进程非常重要。由于高校是事业单位，其人员流通不够频繁活跃，甚至往往呈现出“一潭死水”没有新鲜血液注入的状态。在这种总体态势下，传统的档案管理人员对数字化管理改革有着抵触情绪，档案管理部门上下并不能形成较普遍的数字化管理的意识。首先，高校档案管理部门需要招聘相应的技术人才，对于计算机技术的操作能熟稔于心，从而也能带动整个部门其他“老人”对于新技术进行学习。其次，高校档案管理部门必须对现有的人才进行培养，设立完善的绩效考核制度，并且将数字化技术认知和操作能力同选拔机制挂钩，来激励员工主动学习新的操作技术。比如说定期对其开展培训课程，进行巡回讲座，都有利于当前档案管理部门对人才进行选拔。这将有利于促进档案管理工作团队的整体专业素养，从而进一步加强数字化档案管理的改革推行工作。

（三）加快数字化档案管理制度的建立健全与完善。大数据时代来得太快，因此，许多高校档案管理部门措手不及，在相关的管理规章制度上面并不能很好地有效跟进。这也导致了目前正在践行尝试数字化档案管理改革的高校找不到运用数字化的标准，不知道相关规章制度，不熟悉相应的行业标准，从而无意识地出现了违规等状况，大大影响了档案管理的整体效率。因此，高校行政体系必须将加快数字化档案管理制度的建立健全与完善纳入到目前的工作计划中去，让档案管理工作人员能尽快在数字化的实践与规章制度上有章可依，从而更好地规范在过渡期间的档案管理工作。这样也能提高档案管理工作部门的整体管理效率，让数字化的管理模式深入人心。

四、结语

综上所述，在高校档案数字化管理实践过程当中，应当加强对档案管理工作的重视程度，并对专业人才进行相应的培养与选拔，以提高档案管理工作队伍的整体素养。在数字化过渡进程中，应当紧密结合实际情况和学校行政管理工作的自身特点与风格，有的放矢地进行档案管理的数字化转型，从而为高校的档案管理工作提供相应程度的保障，以最终达到提高工作效率的目标。

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