加强水利工程勘测设计科技档案管理的思考

杜丽雯

【摘要】在勘测设计工作开展中，档案是重要的工作成果，为后续相关工作的开展具有重要的指导性作用。在本文中，将就加强水利工程勘测设计科技档案管理进行一定的研究。

【关键词】水利工程;勘测设计;科技档案管理

近年来，我国的水利工程得到大力建设。在水利工程建设中，勘测设计是其中的重点任务，在勘测过程中，将形成较多的科技档案，需要做好这部分档案的管理，为未来工作的开展打下基础。

一、管理措施

（一）加强制度建设。在档案管理工作中，其具体管理效果的好坏同档案制度的建立、完善具有十分密切的联系。对于档案管理制度来说，需要从以下方面做好工作：第一，制度建设。需要联系实际工作的需求做好鉴别归档制度、转递制度等的建立，对具体工作当中的值班考勤、服务流程以及保密记录等制度做好完善，以此保证该项工作具有较好的秩序性。第二，资料收集。文件资料是形成档案的基本内容，对此需要从文件资料的收集环节抓起，对于重要文件档案，需要加强对附件、正文以及底稿的检查，看其完整性是否能够满足要求。工程竣工资料，需要做好开工竣工图纸、隐蔽工程记录以及开工竣工报告的检查。对于重要的会议记录以及报表等等，也需要及时收集，有效控制不同类型档案的前期收集工作，保证相关档案在提供利用以及管理方面能够充分发挥作用。第三，鉴定管理。在档案质量控制工作中，对于文件的鉴定是其中的关键环节，鉴定的质量情况也将对档案质量产生影响。在实际工作中，对于不同部门上交的报表、文件以及图纸资料等，需要对其进行严格的鉴定，对不同材料的重要程度做好区分，按照制度标准对残缺资料做好补救措施的应用。根据文件的形成特点、规律等保持好文件间的联系，保证分类清楚。

（二）强化服务理念。对于档案管理这项工作来说，其目的是为实际工作开展提供服务。在实际档案管理工作中，无论是数字化档案还是实物化档案，都具有自身的重要作用。對此，在实际管理工作中，需要对“保管”引起重视的同时重视服务，始终将服务放在工作首位，拓宽服务领域、创新服务机制，以此推进该项工作更好发展：第一，服务方式。要对归档力度进行加大，不断提升归档率，保证相关材料的准确、及时入库，按照最全、最快的原则为使用者提供服务，对以往检索工具不配套、简单的特点进行积极转变，对图档管理系统进行充分的利用，对具有现代化特征的电子数据库以及检索手段进行建立，形成内容稳定、形式统一的检索体系，以此对不同使用者的需求进行满足。第二，服务理念。要对以往工作当中被动式的服务理念进行转变，保证服务的主动性，通过现场咨询、跟踪服务等方式积极主动参与到相关活动当中，保证档案信息的及时供应，为相关工作的开展提供翔实的档案信息。第三，服务手段。作为档案的管理人员，需要提供适用的编研资料以及检索工具，以此为技术人员查询工作的进行提供便利。要做好信息源的积极提供，及时公布所收集到的相关资料，对于借、阅等要做好细致的记录，保证档案的应用安全以及应用效果。

（三）转变管理方式。在现今计算机、网络技术不断发展的过程中，水利工程勘测档案信息化管理也会向着数字化、电子化的方向发展。作为设计单位，即需要能够积极转变观念，通过投入方面的加大保证档案管理工作能够向着信息化的方向发展，不断提升数字化水平：第一，要对原有的工作方式进行改变。首先，要将原有的手工管理方式转变为计算机管理方式，包括电子文件管理、档案统计以及登记等等。同时将原有实体档案向着信息化档案的方向发展，对档案进行网络化利用，在对安全性作出保证的基础上对档案信息资源在企业生产发展当中的作用进行充分发挥，对档案信息资源水平进行提升。第二，要在现有的基础上对档案信息化管理模式进行研究。根据勘测单位实际工作开展中对于档案的使用要求以及管理要求，将传统档案借阅、保管实现对用户需求的转变，对快速数据档案利用、数据加工处理服务以及查询技术资讯服务等模式进行转变，通过技术方式的应用对电子文件完好性以及归档准确率问题进行解决。同时，要根据勘测工作需求做好档案信息化管理系统的设计与应用，在对目前相关规范、规定要求进行满足的情况下对不同电子文档类型提供支持。第三，要积极创新技术，保证档案在利用、查询方面的快速性。对于目前部分电子文件来说，其通常具有较大的容量，在普通网络环境下无法保证速度。对于该种情况，则可以联系自身需求做好档案信息管理平台的研发，以此对档案服务的下载利用、快速传输与浏览等目标进行实现。如可以通过高倍率压缩、高保真还原技术的应用对检索、浏览的快速性进行实现，对于档案管理人员大量重复录入信息的问题，可以应用OCR以及图像解析技术，以自动的方式将信息添加到系统中，进一步提升工作效率。

二、结束语

在本文中，我们对加强水利工程勘测设计科技档案管理的方式进行了一定的研究。在未来工作中，需要对档案管理这项工作引起充分的重视，加强对于档案管理方式的创新优化，不断提升档案管理工作的水平。

【参考文献】

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