数字化档案在档案管理工作中的作用

和炜

【摘要】本文首先介绍了我局档案管理工作的现状，重点分析了数字化档案在档案管理中的作用，然后为我局提出了今后在档案管理工作中的建议。加强档案管理工作中的数字化可以提高档案管理效率以及规范性，促进资源共享。通过对数字化档案管理工作作用的分析，以期促进单位提高工作效率。

【关键词】数字化;档案管理;工作效率

随着我国科学技术的不断发展，我国档案管理工作的信息化程度逐渐增强，各单位也逐渐利用数字化管理方式来提高自身档案管理工作的规范性。各单位应当跟随时代发展的脚步，努力学习先进的管理技术来改善自身管理模式，增强资源的开放性以及信息管理效率，进而促进单位的快速、稳定发展。

一、目前我局档案管理工作现状

我局档案室于2017年开展了数字化文书档案的前期鉴定工作，同时还邀请了省档案局对我局进行实际考察，详细鉴定我局自1967年至2000年的文书档案，省档案局在鉴定工作结束之后对我局的档案管理工作提出了几点建议，希望我局不断完善档案管理工作，提高档案管理的先进性、科学性，进而促进我局档案工作健康发展。

省档案局要求我局应当严格按照《文书档案归档范围和保管期限规定》进行档案管理，规范做好文书档案的鉴定以及解密工作，要将60年代档案保管期限为长期和短期的案卷调整为永久卷，以解决我局60年代文书档案严重短缺的问题。我局还应当将近30年来的3020卷17万页的文书档案按照档案年限以及保管期限进行细致翻阅、了解以及鉴定，同时还要重新对文书档案进行分类整理以及排序，这样才能解决好文书档案排序不合理以及放置较为混乱的问题。我局在这次审查过程中还对涉密文件进行了重新筛选和登记，保证了档案管理的安全性和保密性。只有将文书档案良好整理、管理、鉴定才能实现档案的规范化管理，降低保存成本以及时间损耗，同时还能提高档案审查以及管理工作的效率，促进档案管理工作正常进行。

二、数字化档案在档案管理工作中的作用

数字化档案管理工作可以使单位的档案管理工作更加规范和标准，有效提高工作效率，同时还能节省单位资源，降低运行成本。因此各单位应当不断提高对数字化档案管理方式的重视，逐步学习先进的档案管理技术，提高自身的管理水平。

（一）促进档案管理工作规范化进行。数字化档案管理工作可以帮助单位建立一个完善的档案数据库，将档案信息转换成电子格式还能提高档案查询和管理效率。电子化档案管理数据库并非只能存储电子档案，还可以实现电子档案的规范化管理，帮助单位构建专业的信息化电子档案管理系统，使各个部门的工作人员都可以及时查看以及更新档案信息。这种档案管理方式可以克服传统存储模式存储性较差以及查阅速度慢的缺点，实现资源整合及共享，提高数字化档案管理的效能。

（二）有效提高档案管理工作的效率。随着我国信息技术的飞速发展，我国已经逐渐步入信息化时代，这就要求各单位应当跟随时代发展的脚步，不断学习先进的信息技术来完善自身管理方式。数字化档案是将计算机作为传播的载体，同时还能存储大量信息进行信息管理。由于人工整理方式速度较慢而且容易出现差错，会浪费大量的工作时间，同时还会影响管理工作的质量。应用数字化档案管理方式可以加快工作人员管理以及分类的速度，有效缩短工作人员的整理进程，提高档案信息整理效率。

（三）降低企业档案管理成本。数字化的档案信息管理可以有效节省档案存储空间，同时还能减少人工审查过程对档案资料的破坏，降低单位的运行成本。数字化档案管理技术可以将档案存储在硬盘中，管理工作者仅通过计算机就可以完成档案管理与维护，而传统的档案管理方式还会出现纸质资料受潮或者被虫蛀的情况，因此需要耗费大量的人力资源进行档案管理以及修复。而数字化档案管理方式可以进行无限期的资源使用，同时不用担心数据信息的损坏，极大程度地保护了档案的安全。

三、促进档案管理工作实现数字化的策略

档案数字化管理是档案管理工作的重要部分，将纸质档案转化成数字档案可以有效提高在线搜索速度，同时还能方便管理人员或者其他员工实时查找个人档案，极大增强了档案搜索过程的高效性。因此我局应当不断学习其他省局数字化档案管理工作的经验以及做法，促进我局档案管理工作质量提高。

（一）选择外包公司进行档案数字化扫描。我局可以采用招标投标的方式选择外包公司进行数字化扫描工作，优先选择省档案局推荐的以及工作信誉高的企业，同时还要保证外包公司具有丰富的工作经验以及熟练的扫描技术。我局应当保证档案扫描工作的安全性以及保密性，使扫描公司可以严格按照保密工作的要求进行工作，同时还要遵守国家纸质档案数字化加工标准以及安全保密工作规范。通过这种方式可以有效缩短档案扫描时间，同时还能提高档案扫描过程的安全性以及准确性，促进档案数字化管理工作的正常进行。

（二）改善工作环境。由于文书档案审查工作历时比较长，涉及到的工作人员以及档案卷宗也比较多，这就需要一个较大的办公场地进行档案审查。部分档案资料保留时间较长，档案出现了老化、发黄、变脆的情况，为了减少管理以及审查工作对档案造成的影响，我局也应当配备专业的管理以及修复设备，同时提供较大的办公场地进行档案的数字化扫描，这样才能提高档案管理的安全性。工作人员在（下转第163页）

（上接第110页）进行档案管理以及审查时要注意保护档案，减少对档案的磨损以及损耗，同时管理人员应当实时监督工作人员的工作过程，指导工作人员如何在保护好档案的同时进行档案管理，尽可能减少人为因素对扫描工作的影响。

（三）成立档案质量控制小组。我局应当成立专门的档案质量控制小组，明确档案管理工作各环节的责任人，负责人应当定期或者不定时对档案管理工作进行监督和审查，保证档案管理过程的安全性、规范性。同时安全责任人在每次检查之后还应当将交接表以及项目验收报告上交，交给相应的部门领导进行审查，确保各个环节都能严格按照规章制度进行。档案质量审查的各个工作环节都应当有专门的负责人进行签字交接，做到各个工作环节的完美衔接。在做完一批档案审查管理工作之后应当立即对成果进行审查，针对审查过程中出现的问题及时改正，不能等到积累过多的审查资料时再进行统一审批，这样容易造成审查工作出现错乱，同时还会降低审查效率，不利于成果质量验收工作的正常进行。确保档案审查项目质量合格之后，再将档案资料上交或者保存，这样才能保证数字化档案管理工作的质量。

（四）提高成果运用效率。我局可以在档案扫描工作完成之后建立专门的文书档案信息库，同时加强各部门之间的沟通和合作，将文书档案信息库同网络档案管理系统连接，使每位员工都可以利用档案管理系统查询相關信息。档案管理系统可以使员工不受工作时间以及工作地点的限制，实时查询档案信息以及浏览档案原文，这样可以有效提高员工的工作效率以及档案管理的质量，增强了档案的利用效率，进而促进单位健康发展。员工还可以针对当前系统存在的问题提出相应的解决策略，这样可以方便工作人员及时改善系统运行方式，保证档案查询工作正常进行。

四、总结

在当前信息技术飞速发展的环境下，各单位必须进行数字化档案管理才能跟上时代发展的脚步，逐渐提高行业地位以及行业影响力。目前我国档案管理工作越来越倾向于数字化、信息化，这就对我局的档案管理工作提出了较高要求。我局应当利用信息技术来提高档案管理效率，进而实现自身的健康、快速、稳定发展。

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