分析档案管理对于实际生活的意义

刘阳

【摘要】档案是指国家各种机构组织以及个人在不同社会活动中直接形成的不同形式的原始记录，它的凭证和参考两大基本性质使其具有很大的保存价值。本文通过分析档案管理对单位制度的建立、生產建设的发展、科学研究的依据、宣传教育的素材、历史财富的传承的重要性，体现出在迅速发展的时代中，档案对我们的工作生活都有着重要作用。

【关键词】档案管理;实际生活

《档案法》中对档案的定义是：“档案指的是国家各种机构组织以及个人在不同社会活动中直接形成的不同形式的原始记录，是具有保存价值的历史记录。”这表示这种在社会实践中直接形成的原始的记录拥有法律效力。档案作为重要的载体和方法，帮助各种国家机构组织以及个人进行工作、履行职责等，通过各种文件的分发及整理帮助人们快速搜索查找和文件的保存。这些文件在人们不同的社会实践中，作为最直接的原始记载，也体现了一个文件、书本或其他文学作品的特点。

在人们的日常工作学习生活中，往往会把档案当做纸制版文件而忽略，再保存起来。对于一个学生而言，学生的档案中装有各个学习阶段的学生身份依据、各种证书、获奖记录、党团资料以及学校对学生的评价意见等，这些能够证明学生经历，都是不可复制的最原始的个人材料。但是大多高校学生毕业后没有重视档案的转移和保存问题，却忙着先找工作，殊不知这才是大忌。根据最近调查显示，许多高学历人才在毕业求职时不知道自己的档案问题，不知道处理不好档案归属会有很多不便之处。其实在毕业入职后，面对人事调整、工龄计算等问题，档案就起到了很重要的作用。如果档案不知何处，就代表工作后你的档案还处于学生阶段没有变化，会大大影响切身利益。从以上学生的例子中可以得出，档案对不论是机构组织还是个人都起着重要的作用。总结来说有以下几个方面：

一、促进单位管理者建立规章制度

在以前档案作为政府机关组织行使权力、行政事务、管理活动的而进行搜索的凭证。从过去到现在，不乏各种方式来保存原始记录。我国一直重视强调从实际出发，实事求是，档案是各个单位为了进行有效管理、建立威望而需要采用的资料。档案文件可以在不同场合地点帮助单位管理负责人进行业务管理，为工作进一步发展提供证明和数据内容，使管理者了解熟悉情况后总结出经验，制定相应的计划，解决后续可能会出现的各种问题。因为只靠内存处理工作会有时间间隔导致忘记，内存是没有思想性的，常常不够精细准确。举个例子来说，例如，很多机关单位通过搜索档案内容完善改革工作制度，建立活动规则等，使得顺利进行工作。档案作为一种管理的工具，促进国家机构组织以及个人提高办事效率，有助于工作制度的完善。

二、促进生产建设

如今有很多的技术性档案，记载着当代生产建设经济和科技管理技术，记录了多年来人们实践生活中的经验教训，作为生产建设的每个环节参考的科学依据。但是不管普通文件档案还是技术性科技档案，对于生产建设来说都是很重要的参考资料，它从各个方面体现了经济活动的运行发展，总结了生产经营的先进技术以及管理方法，促进科学研究、数据统计的完善，使得经济生产计划的顺利完成。举个例子，为了农业生产的有效实施，需要对长时间以内的农作物的面积产量等分析，根据气温降水量的变化以及农场机械设备的使用状况，使得农作物适应环境促进产量增加。因此就要通过长时间进行农业生产不断总结记录形成档案，分析总结出采取哪些措施、如何才能更好地促进生产，防止灾害获得丰收。对应地，一些地区生产没有档案文件可供参考，没有合理的生产计划导致管理复杂混乱，损害了国家和人民的利益。通过这些实践，利用档案文件可以促进生产建设，增强效益，加强对经济的管理。

三、为科研提高数据参考

我们在研究事物发展规律的时候产生了科学的研究，进行科学研究需要有丰富的资料，文件就满足了它的这种需求。文件里有着丰富的历史文化信息，这些信息都是研究的原始资料，可以直接进行运用;文件的范围广泛，内容丰富，可以为研究提供大量的相关内容，所以文件对科研的重要性不言而喻。

四、宣传教育形式直观

我们进行宣传教育应该通过一些直观的形式，像视频，图片，音像以及一些数据型的档案，这样的内容比较丰富，生动且直观，不存在虚构或者造假的因素，是第一手资料，保证了历史真实性，例如我们非常熟悉的南京大屠杀，我们如果只通过说话的方式去讲述，就不能感受到那种愤怒的情感，而通过视频和图片，更能给我们以震撼，对我们的心灵造成直接的冲击，让我们深切感受到当时中华民族人民的悲惨境遇和恐惧，对我们每个人起到应有的教育作用。

五、传承的历史财富

档案主要的作用就是记录我们祖先创造出来的宝贵财富，不仅有物质财富，还有精神财富。档案对我们社会的进步，对文化的继承与发展都有着重要的作用。在《我在故宫修文物》这一有名纪录片中，记录了故宫文物的修复步骤，比如瓷器，名画，青铜器等等，我们国家第一次通过这样的方式让我们看到了顶级的文物修复技术和过程，展示了我们的文物在进行收藏时的整体状态，了解了这些专家在修缮时的心里动态，展示了我们人类社会的发展进程。这部纪录片不仅是历史文化档案封存，也是对修复专家专业的手艺和对中国热爱之心的封存，更是我们对传统文化敬畏之心的封存。纪录片在记录我们这些历史文物和手艺人的时候，也用这种方式影响着我们的中国同胞们，对我们文物的保护，修复和收藏起到了非常重要的作用。

六、结语

经过以上五个方面的阐述，我对档案也有了全新的深刻的认识，凭证和参考是档案的两个最基本的作用，时代发展更新地越来越快，档案对我们来说也越来越重要，它作为原始的凭证始终是我们不可忽视部分。所以不管是单位还是我们个人，都不能忽视对档案的管理，都应该树立保护档案的观念，必须重视档案对我们的意义，把档案用到刀刃上，合理利用。

参考文献：

[1]马素萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯，2005（2）.

[2]张辑哲.档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.