浅谈档案管理工作内容与模式的转变

张岩

【摘要】互联网时代的到来以及信息技术的普遍应用使得档案管理数字化，智能化，信息化的程度不断提高，档案管理工作的内容与模式也在不断发生新的转变。结合互联网时代背景，本文从档案管理工作内容与模式转变的要求出发，浅析档案管理工作内容与模式转变的方向与策略。

【关键词】档案管理;内容转变;模式转变

一、引言

计算机技术和多媒体技术的运用对于档案管理工作产生了十分巨大的影响。而信息化，智能化档案管理发展进程的不断加快使得传统档案管理模式已经不适应现代档案管理的新要求。所以企业管理者要学会有效利用信息技术与互联网科技创新档案管理工作的内容与模式，融入新的思想，不断提高效率，使得档案管理工作内容与模式实现有效转变。

二、档案管理工作的现状

传统的纸质档案管理模式正在随着信息化时代的到来逐渐被电子档案以及信息化档案管理模式所取代，并且逐渐有全方位实现电子商务的趋势。与传统的纸质档案管理模式相比，电子档案管理不仅更加高效，安全性与稳定性也更高。传统的纸质档案管理模式已经无法满足现阶段社会发展的需求，也正在慢慢被淘汰，与此同时电子档案管理模式的优势慢慢显现出来，高效性、安全性、快捷性以及准确性都是电子档案管理的特点，它不仅实现了档案资源的共享也提高了档案管理工作的连贯性。

三、档案管理工作内容的转变

（一）档案的采集

传统档案一般都是以纸质为主的，在进行档案采集时，一般就是将这些纸质内容形成之后进行归档即可，但是这种采集过程特别容易因为纸张破损或者受潮使得档案内容受到损失，尤其是其中一些关键的地方如果受损则会对整个档案都产生严重影响。而在互联网时代，一般都选择采用电子设备进行档案内容采集，可以保证将档案形成的全过程进行全方位采集，采集结果也会存放于电子设备中。

比如在一个企业开展周年庆等比较有重要意义的活动时，就可以采取拍照、录像等多种记录方式，全方位多角度对企业的重大活动进行档案采集，打破了纸质档案采集内容的单一性也有效提高了档案内容的安全性。

（二）档案的存储

对于传统纸质档案来说，不仅采集内容过于单一，查找方式过于繁琐，储存条件也更为严格，比如要防潮，防虫蛀等;而且还要占用大量的存储空间，需要有固定的库房，人力监管等，整个过程耗费了大量的人力、物力和财力。相比之下，电子档案则更能适应人类社会获取档案信息的高速增长的需求。电子档案不仅收集了最完整的档案内容，而且可以对档案内容进行有效存储，传播与利用也更为方便。与传统纸质档案保护需要克服的虫蛀，受潮等因素相比，电子档案的存储与保护更应该注重档案的安全性。比如我们可以通过“云空间”进行档案备份，实现电子档案的二次存储;再比如我们可以下载“360杀毒软件”、“防火墙”等措施严防电子档案受到病毒侵害。

四、档案管理模式的转变

（一）转变管理观念，破除傳统思想

长期以来，由于档案管理工作过于冗杂繁琐使得很多档案管理人员都产生了倦怠情绪，其被动，抵触的工作心态对于档案管理工作是十分不利的。信息化时代背景下，不断发展的社会形势对档案管理提出了新的要求，面对新时代，新技术新挑战，档案管理工作者必须调整好心态，转变管理观念，打破传统思想，紧跟时代变化的步伐，促进档案管理模式的创新与改革。其实，只要紧跟时代发展潮流，多观察，勤学习，善思考，许多档案管理工作者就不难发现在日常档案管理工作中，有许多工作都可以借助现代化的信息技术与互联网技术来帮助我们工作，提高档案管理的效率，减轻人工压力。

例如，在图书馆做书籍登记的档案管理时，面对种类繁多，数量庞大的书目，尤其是一些年代比较久远的书籍，就可以采取手动给这些书籍贴上条形码，再借助电子设备扫码对图书进行信息录入，自动归类等档案管理的措施。这样既高效，又安全而且对于需要频繁登记借进借出的图书馆档案管理工作来说十分便利。

（二）适应转变，实现电子文件与电子档案一体化管理

随着电子档案管理模式的不断推广，各个单位在档案管理工作中都采用了很多电子设备来进行档案内容的采集以及存储工作，这就产生了很多电子文件和电子档案。要实行电子文件与电子档案的一体化管理，就是要将在处理电子档案时的要求和标准同时贯穿于处理电子文件的过程之中。打破之前认为电子文件与电子档案是由两个不同部门人员管理互不干涉的狭隘观念，而应当统筹发展，实现电子文件与电子档案从生成到处理再到存储的一体化管理，充分发挥数据共享。

（三）完善档案管理机制，加强档案管理人才培养

对于档案管理工作者来说，如何科学有效地进行档案采集，整理以及存储以实现档案的安全管理并可以及时为所有利用者准确提供所需档案资料是他们的主要任务。档案管理者的工作完成情况既是他们个人业务水平的体现也是档案安全性能的体现。因此，档案管理工作人员的工作能力对于档案管理模式的转变起着重要作用。还是以图书馆藏档案管理为例，做一名图书馆藏管理人员并不简单，需要极度熟悉馆藏才能做好。那么如何帮助管理人员熟悉馆藏就成为保证图书档案管理工作有效完成的重要一环。比如可以举办“一分钟快速定位”这样的趣味活动，让图书管理人员在一分钟之内找到指定书目的具体位置，完成时间最短的人可以得到相应的奖励。这样的活动既帮助员工熟悉了馆藏，又调动了他们的工作积极性。此外，单一模式下的档案管理工作人员已经不能满足新阶段互联网时代背景下档案管理工作的需求，档案管理工作内容与模式的转变需要我们不断培养专业型的档案管理人才，充实专业队伍，以适应时代发展对档案管理工作的新要求。

五、总结

要想实现档案管理工作内容与模式的有效转变，需要善于利用时代背景，运用信息技术，不断对档案管理内容与模式进行创新与调整;同时重视对专业人才的培养，丰富档案管理工作的基本要求，从而适应是时代发展的要求。

参考文献：

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