浅谈科技档案重要性

张凤

【摘要】科技档案产生于人们的生产和科技活动中，同时也服务于生产和科技活动。为了加强科技档案在推动企业科技开发和提高企业经济效益中所起的作用，要科学的管理科技档案。

【关键词】科技档案;重要性

科技档案是企业科学技术成果的载体，凝聚了经过无数次实践生产出的经验与思维，是一个企业的灵魂所在，是企业不可多得的隐形财富，在企业的发展过程中起到指导性作用。

一、科技档案的价值与作用

一个企业的良性发展需要科技和管理，管理是企业其他所有工作的领头担当，对企业的生产和发展起着关键性作用，其中对科技档案的管理工作是重要一个环节。科技档案在企业中的价值与作用主要体现在下面几点：

（一）它是企业在生产经营活动中总结出来的，为企业产品的质量和生产技术提供保障，也为企业的管理提供服务。科技人员以科技档案资料为背景来进行技术的进一步开发与研究，从而制定出科学合理、具有可行性的方案对策;管理人员可以通过管理方面的科技档案来制定企业未来的发展规划，进行经营决策，推动企业的生产和经营。它把科研成过程和成果记录归档，形成档案。所以科技档案是储备科技知识的重要形式。同时在科研过程中，经过研究论证就形成科研成果，为了避免重复和不必要的弯路，就需要我们记录相关的资料，这些资料就是档案，它也是科研过程中的必要步骤。

（二）它为企业产品的更新换代，对提高产品的科技含量提供帮助。企业想要发展就要创造收益，而创造收益的保障就是产品的质量，科技含量更高的产品具有更强的市场竞争力，让企业能在市場竞争中脱颖而出。

（三）为使用者提供便利，同时保证了资料的及时性和准确性，在其他部门需要使用时降低了资源的消耗，为提高企业整体的经济效益提供帮助。

（四）科技档案是提高科研管理水平的重要环节。一个课题的研究过程大致包括：选题、调查、设计、试验、论证、试验小结、阶段总计、成果总结等步骤，科技档案就是将这个过程中涉及的文献资料和有价值的结果，完整的、准确的记录下来，整理整档案，为以后的科研项目提供查阅的根据。所以说科技档案虽然是科研技术工作的最后一个环节，但是其重要性不言而喻，同时它还代表着一个单位科学技术的质量和水平。

二、依法治档是加强企业科技档案根本保证

依法治档指的是在党和政府的领导下，对企业的科技档案进行管理，保证管理工作的各个环节都是依法进行的。在社会主义市场体制的新时代，人们还存有以前半封闭时期对档案管理的状态，对新时期的科技档案管理工作的了解相对缺乏。另一方面，人们在实际生产过程中可能更急于解决当前碰到的难题，而对解决难题的过程进行科技档案记录这样的基础工作不够重视。这时，企业更要加强员工的档案管理意识，特别是依法治档的意识，加强宣传我国现行的《档案法》，特别是让企业各级领导认识到，从而增强企业依法进行科技档案管理工作的领导。

三、建立健全企业科技档案的管理制度

《国务院科学技术档案工作条例》规定：“各单位应建立、健全科技文件的形成、积累、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存”。在科技发展迅速的今天，企业各自的存档是科技的源头，记录着大量未公开和未申请专利的知识经验，比如设计图纸、项目源代码和各种设计资料等，是企业最重要的机密文件，如果不能妥善保管，出现泄密情况，对企业的伤害可能是毁灭性的。企业的领导人员要带头支持科技档案管理人员对档案资料进行及时的、准确的以及完整的记录，并集中归档保存，对科技档案进行统一保管，同时对各部门查看科技档案的权限进行严格设置，保证科技档案管理上的机密性。在此期间，其他职能部门也要积极配合科技档案部门的管理工作，提供真实可靠的档案信息，为科技档案的搜集与存档等后续工作提供基础。

四、开发科技档案的保管技术

有些企业的领导干部对于科技档案的重视程度不高，造成档案管理严重松懈，部分科研单位认为档案管理工作没必要进行培训或专人看管，对科技档案的经济作用认识不充分，一部分小型科研企业，认为科研事业最为重要，档案管理无所谓的态度，甚至对科技资料疏于保管，造成很多不必要的麻烦。要加强科技档案的保管，企业首先要设置专门的科技档案管理部门，并配备专职人员来进行档案管理工作，制定严格规范的档案工作规章制度。同时企业也要建立数字化的网络信息管理中心，自主开发可靠的科技档案管理软件，若是非开发技术企业，也要选用适合自己企业的科技档案管理软件，主要看软件的体系结构、系统功能、数据库的安全性、数据记录的准确性、以及对于办公的易操作性等方面。其次要做好科技档案文件目录级的录入、查询和维护工作，提高科技档案的检索速度和全文查询速度，保证科技档案的更新速度，逐渐形成更科学的科技档案网络化管理平台。

五、提高档案人员综合素质

科技档案的管理虽然不再是以前的纸质化管理，但对档案管理软件的使用需要配备专职人员，而且在科技非常发达的今天，网上的资源更容易泄露，这时对档案管理人员的综合素质要求就更高。但一般企业可能会更加重视科技人才，而忽略档案管理人员的重要性，这是错误的。企业领导首先要加强科技档案管理工作的宣传工作，使档案管理人员能够意识到他们工作的重要性，提高员工的工作积极性。另外企业可以引进各种奖惩制度，和竞争激励制度，打破员工的“铁饭碗”思想，让他们加大对自己能力培养的重视性。其次，企业对在职人员的竞争升职要足够公平，择优上岗，从根本上保证每一个岗位的在职人员都有足够的技术能力来完成当前岗位的要求工作，最大限度的发掘员工潜力，是科技档案管理人员的工作充满活力、充满竞争、积极进取。

六、开放利用是企业科技档案工作的最终目的

企业花大功夫在科技档案管理的工作上，正是由于科技档案存在的重要价值，科技档案是企业开创人员和历任科技人员在探索产品开发道路上的智慧结晶，为后代产品的研究开发和新人的技术学习提供指导意见。所以科技档案的存档要保证及时性和准确性，同时科技档案也要对其他部门开放，供有需要的人员利用学习，这才是科技档案价值的体现，是企业科技档案管理工作发最终目的。同时，不同岗位和等级的在职人员对科技档案的需求是不同的，科技档案也存有一些公司机密文件，是不能被每个员工查询获取的，这时对各位员工的查阅权限要给与严格的配置，同时各员工也要充分利用好自己可以查阅的技术资料，提升自己的业务水平和技术能力，实现个人价值最大化发掘。

七、结束语

本文从科技档案的价值、对科技档案的科学管理制度的健全、对科技档案的保管技术的开发、对提高档案管理人员的素质和对科技档案价值的充分利用以及对企业今后科技档案管理的设想等几方面进行了探讨。