关于学校档案管理及其开发利用的研究

孙勇

摘 要：学校档案是在学校的管理活动中形成的，是学校教学、科研、改革的原始记录。是学校中师生的劳动智慧。内容包含了学校的改革发展、教育教学、常规管理、基本建设等一些方面。能够促进学生的成长和教师的进步。所以学校档案的作用需要通过开发和利用来体现，开发和利用在档案工作中十分重要。因此如何做好学校档案开发利用，挖掘并利用学校档案资源，发挥到学校档案的作用。更好地为学校进行各项服务，这也是我们在学校档案工作中应该思考的问题。

关键词：学校档案；开发利用；研究

1 引言

学校档案是一种记录学生发展状况和学习状况的文件，有很高保存价值和参考价值，主要是高中学校的教务管理系统、班组人教师和任课教师对学生在校情况的一个总结的一个档案。另外，学校档案也是国家档案的一个重要组成部分，对国家的教育发展起着重要的作用，因此我们就需要分析现阶段的学校管理现状，并且进行一定的改进，为学校的档案管理提供一些有效的借鉴。

2 档案管理工作在学校的地位和作用

档案由于集中了全校的各个类型的档案材料。需要保存完好。为以后学校的教学、科研、党政管理工作服务，他是历史的记载，也是目前工作和未来发展的基础，档案人员通过手机、整理、鉴定、保管、检索、编辑，他和学校工作同样占有重要地位。

档案的作用就是凭证价值和情报价值，是人们进行活动的原始记录，有着真实的历史标记，是目前工作中的可以提供查考、分辨和处理问题的依据，有一定的连续性、真实性、可靠性。能为科学研究提供好的素材。

档案管理有助于学校档案资源的开发，档案是学校建设活动的真实记录，涵盖了文书档案、教务、教师、学生、科研、照片。有着真实性、权威性的特点，对领导的决策、成果、科学研究、重点学科建设、重点实验室和维护学校权益、提高教学质量有很大的作用，所以应该最大范围发挥学科价值，做好学科专业档案的服务工作，为学校的教书育人、决策管理提供专业化、个性化的服务。

如果不懂得利用档案资源，那么档案室就只是一个单纯的保管机构，学校档案应该以学科专业档案为突破，配合学校的发展、宣传，通过文书、教务档案等的资源和开放工资，通过多种形式的编辑工作，并且利用网络化的技术手段大力进行开发档案资源的潜在价值，主动的根据学校发展调整自己的服务，进而可以更好地发展学校档案。

3 学校档案管理的有效措施

3.1 加强学籍档案管理的意识

我们在思想上要重视学籍档案管理工作，加强对学籍档案的领导工作是我们做好工作的有力保障，学校的领导应该建立健全学籍档案的重要性的认识，要动员有关部门及时准确的做好学籍档案的工作的监督审查工作。我们还要及时适应形势、转变自身的观念，提高对学籍档案的作用和价值的认识，把学籍档案管理工作提升到一个新的高度。

3.2 加强管理队伍的建设

做好学籍档案的管理工作，首先就需要一支思想政治素质过硬的、专业水平高的队伍，学籍管理有着严肃、真是、规范性的特点。身为管理人员要树立一个全心全意为人民服务的精神风貌，工作作风要严谨，抵制住不良现象，学籍档案管理工作是一项业务很强的工作就需要我们管理人员加强学习，提高自身的业务苏子，包括对国家有关政策和学校的规章制度的认识，还要学习专业的知识、熟悉工作流程、熟练使用计算机等一些现代化的工具，努力提高我们的办事效率，不能以自己的主观意识、不能感情用事，要确保学籍档案管理的程序化和规范化，学籍档案作为学生学业的重要的凭证，在进行记载时要保证真实性，尤其是学籍有变动时，要注意准确性。我们不仅要注意对原始材料的积累，还要注意对材料的整理校对，只有思想上足够的重视了，学籍档案的管理工作才能做好。

3.3 加强学籍档案的管理规范化

学籍档案的原始材料有着工作周期长、头绪多，各部门联动性大的特点，因此我们要想做好就需要做到：首先是要向各个部门做好学籍档案的管理的宣传工作，保证原始材料的上报准确，二是要加强原始材料上报的部门的管理，对档案管理人员加强管理，对上报的要求、时间、材料进行明确，保证材料的按时完成，三是要建立一定的奖惩制度，做到奖罚分明，调动大家的工作积极性，四是要保证档案的质量，只能部门要定期的进行检查，加强对档案的审核，对档案管理过程中出现的各种问题要及时的纠正，确保档案材料的真实完整性，五是要根据办学性质的不同进行区分学籍档案，以便进行规范管理。

由于学校的门类多，材料形成分散，加上历史的原因，所以不同门类的档案需要不同的部门进行负责，就容易造成管理重叠、效率低下，因此就需要我们进行统一领导、统一规划、集中进行管理，这不仅是我们档案管理工作的原则，也是新形势下的必要管理体制。

3.4 加强档案管理人员的学习

档案管理人员也要有见识、需要一技之长，为了满足新时期对学校档案管理工作的要求，就需要从计算机的角度入手，实行网络化的管理，所以我们要加强对档案管理人员的培训学习，定期组织人员进行技能培训，这样我们不仅可以提高办事效率也可以提高准确性，以便更好的让管理工作服务学校。

4 学校档案的有效开发利用

4.1 提供利用线索

档案部门要把档案信息进行体系的建立，首先要以广度为主，把同一时期不同的工作内容的档案信息简要的进行组织，其次要以深度为主，把不同时期的同一内容进行组织，运用多种形式进行报道，把前一种印发给全校各个部门进行报道，后一类提供给有关单位进行对口报道，通过交流，让全体人员了解动态信息，进行广泛利用。

4.2 扩大利用参考价值

我们的学籍档案不能只是停留在收集、整理和保存上，要在开发和利用上下功夫，要对学籍档案进行分析和研究，从信息中提取教学规律，更改的为学校的教学和管理体制的改革提供服务，比如协助进行各班各届的毕业率和优秀率、及格率进行评估，为制定教学管理措施提供信息支持，通过计算机准确查询毕业证的真假。

5 总结

学校综合档案的建设要逐步进行完善，不断加强档案的管理，提高对档案的管理水平，还要充分利用檔案，让学籍档案更加规范化、科学化。

参考文献

[1]刘强.高中学校档案管理以及开发利用研究[J].卷宗，2013（12）：13-13.

[2]杨涛.如何做好学校档案开发利用工作[J].黑龙江档案，2015（3）.