信息化档案管理业务流程初探（2）

梁喆强

摘 要：隨着时代的发展，信息化已经逐渐成为社会和经济的发展趋势。信息化技术已经慢慢进入我们生活的每一个角落，传统的生活方式需要改变、需要创新，信息化技术是推进社会向前行进的方式。而档案记录着人类的社会活动，将档案管理信息化是顺应信息时代发展的趋势之一。

关键词：信息化；档案；管理

档案在人类社会生活中不断形成、传递和储存，需要跟着社会前行步伐而随之改变，而档案管理信息化是发展的必要趋势，如何将档案管理信息化，其中存在的问题矛盾，是本文探究的内容之一。

1 什么是信息化档案管理

信息化档案管理是在相关行政部门通过统一计划规定，在档案管理活动中采用信息化技术，通过计算机等电子设备对其进行整理和利用，从而提高档案管理的效率和利用率。在这一过程中，要不断更新最先进的技术设备投入到档案部门中，使其能一直与现代化脚步保持一直的速度前行。将档案管理信息化是为了快速整理繁杂资料、改善其保管条件、提高档案的查找利用率等。

2 实现信息化档案管理的必要性

传统的档案管理方法是通过纸质保管，不仅整理量巨大、分类信息复杂，通过人工查找由于档案量巨大因而需要的时间过长，会导致效率一直得不到提高，耗时耗力，且档案管理都是通过纸质，长时间保存下要防止纸质受潮、虫蛀等危害，每年需要投入大量的资金负责保存档案，尽量降低档案的损失，且档案通过反复查阅、传递，纸质也会不可避免地受到磨损、破碎等不可避免的人为破坏，给档案管理增加难度。

现在我们已经进入信息化的时代，政治、人文、军事等各个领域都开始逐步向信息化发展，计算机带来的便利和快捷是我们向前发展不可缺少的因素之一。因此通过各种科技设备进行档案保存，实现信息化的档案管理是必要的一个转变，通过扫描设备将纸质内容保存在计算机内，让计算机进行精密且迅速地整理归类，为档案的管理、查阅都带来可见的便利。

处于信息发展的当下，档案人员不再仅仅是档案的管理保存者，更是档案信息的提供者，档案室也不仅仅是保存档案的地方，而是档案信息的交流地。走信息化的道路是档案管理创新改革的捷径之一。

3 实现信息化档案管理的困难

3.1 资金不足

现今由于资金不足，实现档案管理信息化建设仍不能达到我们所需要的高度，现在仍有大多地区采用人工管理，缺乏相关的档案管理设备和管理手段，使档案管理、查阅的效率还处在一种较低水平。而有些单位虽然已经为档案室配备了计算机等先进设备，但投入使用的力度不大，大部分工作还是需要人工操作，设备变成了摆设没有什么实际性。现今有些档案馆已经建成了具有一定规模的档案资料库，但其数据都不互通。软件公司虽然已经研究开发了许多相关的档案管理软件，但其技术人员都是专攻计算机技术工作，对其档案分类归纳的标准很陌生，开发出的软件覆盖面不够大，而有些专攻档案工作的人员开发出的软件又过于繁杂，实用性不够强。

3.2 管理人员的自身素质有待提高

传统的档案管理方法已经不再适用，管理人员需要不断学习、提高自身素质才能进行相应的管理工作。如今，各单位的档案人员素质水平高低不平，主要表现为：首先，有部分工作人员是从其他单位调配到档案工作来的，对其工作意义和理念都不了解，需要长时间的学习适应才能掌握其工作相关技能。其次，在职人员没有很强的责任心，不能对自己的工作给予足够的重视，许多企业将一些老员工分配到这个岗位上，而他们也把这里视为“养老工作”，不能付出足够的经历来学习管理建设工作。使得档案管理工作不能有良好的发展，也不能提高其档案管理的工作效率。

3.3 信息化档案管理的环境不安全

实现档案管理信息化后，还要就其安全环境做出相关的考究，就档案管理的特殊性，要就其开放性和保密性加强其网络安全环境。而今诸多网络问题如病毒、黑客破坏等等安全问题都给档案管理的环境造成了不可忽视的麻烦，所以大多档案部门宁愿采取保守但传统的方法，而非进入新环境，面对这些新问题而焦头烂额。

3.4 档案管理缺乏相关的制度标准

在进行相关的档案管理过程时，还没有完整且有效的相关制度标准，建设起相关的管理系统。导致国家档案局对各单位不能执行强制有力的决策，而只能给出相关建议，实行力不明显，对其业务能力的考查、考核也没有有效的干预能力，使得各单位的档案管理水平各有不同，制度标准也不能统一。而各行各业对其制度标准也有各自的要求准则，因此想要建立统一的档案管理制度还是有相当大的难度。

4 档案管理信息化相关的困难解决意见

4.1 完善档案管理信息化的设备设施

想要实现档案管理信息化的第一步是实现各单位的档案管理的设备设施完善化，没有设备设施作为基础条件，也就没有建立档案管理信息化的实际实施手段，所以应该给相关单位都配备计算机以及其他辅助设备，例如打印机、扫描机等等。完善设备设施的配备后，还应准备一套完整安全的管理系统对档案进行录入整理。

4.2 提高档案管理人员的自身素质

档案管理人员需要提高自身的专业素质，很多纸质档案经过长时间保存后，难免会遇到受潮、虫蛀等外界破坏因素和纸质自身经过长时间存放出现的破损、变旧等自身破坏因素，管理人员就需要通过一定的专业素养对纸质档案进行妥善保存和整理。另外，上级领导也要提高对档案管理工作的重视程度，只有这样才能对人员安排、设备设施完善等工作起到重要作用，同时对提高档案管理人员的工作积极性也能起到良好的影响，从根本上解决档案管理工作建设的难题。对档案管理人员的敬业意识，也要有目的的培养，通过定期开展责任培养活动等方式让员工认识到其自身的使命感和责任感，让其能对自己的工作负责、对这些重要的档案文件负责。最后，也要强化对档案管理人员的技术培养，无论是选用多先进的技术手段，但工作人员能掌握运用才是首要目的，因此实现档案管理信息化的重中之重及时培养人才、提高人员自身素质，有针对性的开展各种形式的培训活动，加强计算机知识、网络技术等方面的培训，使档案管理人员能不断提高自己在各个方面的能力。

4.3 提高信息化档案管理的环境安全

在这个快速发展的信息时代，人们的生活越来越便利，但也伴随着信息泄露的问题不可杜绝，我们不仅要看到信息化给档案管理工作带来的便利和高效，也不能忽视网络给档案管理带来的巨大风险，进一步提高档案管理网络环境的安全性和可靠性是刻不容缓的，不能给不法分子一点破坏档案信息的机会。不仅要时刻监督档案管理的网络环境，通过一系列手段来提高其安全性和可靠性，也要对珍贵的档案文件使用备份等手段防患于未然，避免珍贵档案的流失破损。

4.4 改变传统的档案管理方法，实现信息共享

传统的档案管理理念是自顾自，自己管理好自己档案室中的资料即可，而现在档案管理日益信息化的局面则可以打破这种传统方式。档案管理人员要及时更新整理档案信息，确保档案的及时性和真实性，主动提供档案信息内容与外界交流，努力实现信息共享。现在虽然出现了众多档案管理软件，但要挑选功能齐全、操作简单易上手的软件投用在计算机中，让档案管理人员在学习使用时能迅速上手，努力将档案管理工作的出错率降至最低，确保共享的信息准确真实。

5 总结

档案管理信息化是时代发展的必要趋势，为跟上科学技术的持续进步，满足人们对档案信息的要求，实现档案归类、管理、查阅的高效率，实现信息化档案管理是当前不可忽视的问题之一。

参考文献

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017（13）：250.

[2]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（5）：58.