企业档案管理人员素质问题分析

戴明君

摘 要：档案管理人员素质问题，是制约档案管理工作提升的重要一环，目前企业档案管理人员普遍存在奉献精神缺乏、服务态度差、责任心不强、学习主动性弱等问题，原因无外乎档案管理本身单一枯燥，管理人员素质不高、思想懈怠，要彻底解决这类问题，不仅要从人员教育抓起，更要领导重视，吸引人才，创新管理模式，留住人才。

关键词：档案管理；人员素质

企业档案，包括文书档案、会计档案、人事档案、科技档案等多种类型，在这些档案管理问题研究中，排除档案管理本身的技术性、信息化研究，档案管理员也是研究的一部分，档案管理员的素质问题在档案管理中占据重要一环。罗文妍在《浅析文书档案管理工作的创新》（东北农业大学学报2011年6月第9卷第3期）指出：“人才队伍素质参差不齐，与丰富的人文需求不适应。在显性价值标准体系下，文书档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的‘灾区。这种与新环境、新技术、新要求背离的队伍状况，将会给档案工作本身或单位的发展带来无法弥补的损失”[1]。杨红梅在《提升办公室文书档案管理工作的思考》（城建档案2017年2月）也强调：“一部分工作者在新知识的储备上明显不足，基本工作素养还需要有待加强。而正是由于专业知识的不足致使具体工作中相关归档文件材料的质量不尽如人意，文件材料较为分散，不便于之后的管理、查阅。另一方面，一部分的档案工作者的工作责任心还差强人意，未能对相关档案文件切实地给予记录、整理，在一定程度上影响着档案文件的真实性，制约着文书档案管理工作发展的可持续性”[2]。这些研究对档案管理人员素质问题做了一些积极探索，虽然有的只是简单描述现象、未分析背后原因，有的原因分析蜻蜓点水一笔带过、未深入挖掘，但确实反映出我们企业档案管理在人员素质教育上存在诸多问题，已经严重制约了企业档案管理的科学化、精准化、信息化以及服务化的发展水平。

1 存在问题描述

1）奉献精神缺乏。大多数从事企业档案管理的人员普遍缺乏奉献精神，在琐碎、杂乱、单调、重复的工作模式下，他们少有工作热情，每天只是象征性的完成自己手上的活儿。遇到心情好时，还多干一点，遇到心情不好，直接就不干了，堆到下次干，或下下次干，整个工作没什么激情。若是文件比较多要求加个班完成当天未完成的工作，更是牢骚满腹。

2）服务态度差。档案工作的最终目的和中心任务是向需求者提供各种形式的档案信息，因此与需求者间存在服务关系。实际情况是，需求者到档案管理员那里查资料，不是档案管理员主动提供服务给需求者，而是需求者热脸贴着冷屁股去请求这种服务，而这种服务不但冷淡，还有极强的戒备心，会设置各种苛刻条件应对你，给人一种拒人于千里之外的感觉，无形中让你觉得给他增添了很多麻烦，让你愧疚、心虚。

3）责任心不强。比较突出的问题，只对涉及保密的文档稍微重视，像一般文书资料的保管，质量上就要差许多，要么归类归错，要么直接漏掉忘了归整，总之，职业素养较差。甚至还有一些档案管理者，直接将这些归整工作交给刚入职不久的人来做，说是锻炼新员工，其实骨子里就是懒惰，对整理好的档案也不把关、审核，责任心缺失。

4）学习主动性弱。档案管理，由于专业性较强，管理久了会遇到各式各样的新问题，这是从业人员自身固有的知识所不能解决的，唯有加强培训和学习，将这些新知识新问题融入到培训学习中，才能不断提升档案管理水平、解决档案管理中出现的突出问题。但由于企业在选人用人的问题，从事档案管理的人员普遍缺乏学习进取精神，喜欢按部就班，不喜欢学习新知识，对新知识不渴望，导致遇到新问题也不知道怎么解决，同时在责任心缺失的推动下，也就胡乱管理，差错较多。

2 原因分析

1）外部原因。档案管理，是一门学科，有一定专业性，需要专门受过此类教育的人才能胜任。档案管理，涉及重要信息的汇集，具有极强的保密性，需要管理者拥有较强的职业道德、政治素养和思想素质。也就是说，档案管理员不但业务要精，三观要正，信仰要高，还得品质坚强，经得起糖衣炮弹考验，不得越雷池一步。但企业在档案管理这块由来已久重视程度不高，选人用人随意，导致一部分人对档案管理业务不熟，工作吃力，出现精神懈怠、得过且过也就不足为奇了。

2）内部原因。档案管理不同于其他工作，少有波澜，相对而言平淡无奇，内容过于单调。日复日、年复年，管理员扎进浩瀚文档归纳整理，还得认真仔细、严谨以待，同时，档案管理工作工资固定，不会因为你管理有序、服务质量优，薪酬待遇就有所改观，长此以往，档案管理人员思想松懈、工作厌倦无激情、做事拖沓随性等问题日渐明显。作为年轻一代，对于档案管理的枯燥乏味，更是退避三舍毫无兴趣，企业想要强化档案队伍建设难上加难。

3 相应对策

1）高度重视档案管理、加强人才队伍建设。档案管理绝不是一个企业的副业，相反，档案管理搞好了，会有助于一个企业的良性发展。以文书档案为例，一个企业制定的规章制度、文件资料管理有序，无疑对生产经营有重大帮助，反之，一个企业的规章制度、文件资料杂乱无章，查找困难，废止与未废止文件标注不明，这无疑是管理上的一种倒退。当然，在提升企业档案管理水平上，最重要的还是需要领导的重视，以力拔山兮气盖世之力狠抓档案管理，一定会让档案管理更上一步台阶，但很可能只是一时，若要长效提升档案管理水平，关键还是靠人，只有持续强化人才队伍建设才能从根本上扭转档案管理弱势。

2）创新档案管理模式，留住优秀人才。无法改变档案管理单一枯燥的工作流程，但可以创新工作模式，譬如加入一些新元素，丰富档案管理生活。一是加强培训和教育，结合工作实际，或者融入一些职业道德方面的知识，既可以提高业务技能水平又可以提升职业道德素养。二是强化业务沟通与交流，组织档案管理员到其它企事业单位进行参观，既可以提升档案管理能力，拓展眼界又可以换一种环境，改善工作厌倦的情绪。三是開展技术比武，服务比武，知识竞赛等活动，全面提高档案管理活力，不断改进人们对档案管理的认识。因此，只有在创新档案管理模式上下功夫，才能留住优秀人才，才能保证企业档案管理健康发展。

3）增强档案服务意识，融入职业道德建设。企业档案管理工作不能仅仅停留在业务技能上的提高，更多的还是应该放在档案服务上、人员职业道德素质上的培养，毕竟档案管理最终还是要为需求者服务的，档案管理由于其特殊性，在人员的选择上也必须应由职业道德素养较高的人担任。因此，在人员的培养上，除了业务技能外，还应该看重个人品质的培养，锻炼个人抵制诱惑、甘于寂寞的能力、心如止水的魅力、守住底线的毅力，以不变应万变，处事不惊的强大抑制力以及坚定信仰，来维护档案管理的职业纪律及职业良心。有了强大的职业纪律和良心，加上强大的服务意识，我们有理由相信企业在档案管理这方面将实现一个大的飞跃。

4 结论

企业档案管理人员，肩负着一个单位档案的收集、整理、鉴别、查询等工作，其责任之大，不言而喻；尤其是一些涉及保密的档案，更是直接关系到一些人员的根本利益。因此档案管理人员素质问题，是制约一个单位档案管理发展的最大障碍。要提高档案管理人员素质，不仅要从人员教育抓起，更要领导重视，吸引人才，创新管理模式，留住人才。

参考文献

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报，2011年6月，第9卷第3期.

[2]杨红梅.提升办公室文书档案管理工作的思考[J].城建档案，2017年2月.