大数据时代高速公路数字档案共享探析

刘娟

摘 要：大数据之“大”不在于“大容量”，而在于潜在“大价值”。高速公路档案管理者应在充分理解大数据时代背景下，分析影响数字档案共享的制约因素并从多方面努力为共享创造条件，主动服务，利用大数据为档案行业的发展带来新的生机。

关键词：大数据；共享；档案

大数据是一种历史现象也是一股新的技术浪潮，通过挖掘档案信息资源，能发现新的知识、创造新的价值。高速公路档案是指在公路建设中形成的一系列有价值的历史记录，是国家档案的重要构成，也是未来公路建设的参考依据。传统的管理活动中，高数公路档案的形式有文书、图表、视频等。在大数据时代高速公路档案数字资源更强调保存在电子产品（如电脑）中的一些有价值的数字信息。随着数量的爆炸，数字档案的收集、保存、维护，时间空间两个维度共同作用等催生了高速公路数字资源共享的挑战。

1 数字档案共享意义

1.1 提升本单位档案工作影响力

档案是真实的历史记录，是高速公路公司开展科研管理的参考资源。互联网的发展使得能在局域网范围内实现本单位内部档案利用者数字资源共享，利用者通过授权可以全面的了解本单位的历史沿革、深刻把握各科技工作的内在联系及各具体高速公路管理的执行细节。本单位利用者能方便快捷的使用档案，从数字资源中吸取科技管理工作的经验及教训，扩大了档案工作的影响力，进而提升内部档案利用者使用档案的频次，发挥档案在未来公路建设中的价值。

1.2 节省了利用者的时间和经费

传统档案管理体制下，如需查询需先到档案室进行登记再就地查看或借出或以电函的方式利用。就高速公路管理特征来看，很多技术工作者都是在现场项目工作，查档往返耗时很长，食宿费交通费也贵。通过实现数字档案共享利用者只需要身份认证就可以在局域网上快速实现查阅利用，打破了相关障碍。

1.3 促进发展与交流

前面两点是针对本单位档案利用者而言，通过“开放数字档案”可以使档案利用进一步扩大范围。利用范围的扩大可以提升社会档案意识，推动档案行业向前端行业不断推进。利用范围的扩大可以促进高速公路建设中与其他单建设单位的交流，可以促进与政府部门、非营利性机构的合作。数字资源不仅可以治国更可以强国，数字资源正在成为各行各业蓬勃发展最重要的创新资源，档案行业也应努力把握规律实现行业的飞跃甚至是人类社会的进步。

2 高速公路数字档案共享的制约因素

2.1 共享技术落后

大數据时代共享数字档案要有突出的成效需能为不同的利用者提供个性化的服务。这是评价利用工作的一个重要标准。若技术水平落后无法实现数字挖掘，就难以做到高度细密的定制信息。现阶段技术仅在覆盖范围较小的局域网内实现各种形式的利用，但还谈不上个性化服务的目标。同时，大数据时代共享要有突出的成效需要打破时空的障碍。在互联网时代远程协作就是一种普遍的服务，若信息技术水平低才则不能快速实现计算机转化。最后，大数据时代共享数字档案需要不断的更新数据、更新技术。信息时代三大定律，摩尔定律、吉尔德定律和麦特卡夫定律都表明信息技术的更迭也非常的快，如移动通讯网络从2G走向3G再到全面4G现在已经开始试点5G，若共享技术落后便无法实现信息技术的更迭以满足当下更多的利用需求。

2.2 缺乏科学统筹

大数据时代数字档案共享的前提是标准化，其中需要加强对元数据的定义。档案行业内的数据标准制定将起到重要作用。未来的竞争是知识生产率的竞争，故必须要对数字资源管理工作进行统筹，加强数字档案的治理。档案行业必须对数字资源共享的操作流程、数据存储、使用等做出统一的标准与规范，元数据有统一的标准。但大数据时代数字资源增长的速度太快，很多标准及规范只能边实施边制定，标准总体缺乏前瞻性。档案行政管理部门配套的法律法规的缺失也为高速公路数字档案资源共享的实现形成了阻碍。受传统思维和“条块分割”的管理模式的影响，管理者往往忽视共享，对共享工作的积极性不够高，数字档案共享工作进步缓慢。

2.3 数字档案挖掘缺乏深度

由于数字档案来源具有分散性，现没有统一对原始数据进行分析整合，只是机械的实现传统档案的数字化，数字档案之间缺乏内在联系，数字档案无法合理有效利用，使得无法提供高质量的服务。高速公路档案数字档案录入时，数据缺乏深入挖掘，都只是一次信息，没有做二次信息和三次信息的开发，仅是表面数据，未将潜在数据进行利用，无法更好的提供高质量的利用服务。另外数字档案数量丰富，在数据挖掘时需要对数据进行分层，首先是鉴定数字档案的真假再次是鉴定数字档案不同的重要程度。现实情况是数字资源具有非完整性，部分信息是片面或不真实的，而且没有对信息进行筛选分层，因此数字档案展现给利用者的形式较为粗放。

3 实现高速公路档案数字档案共享的举措

3.1 以深度挖掘数字档案信息资源为基础工作

数字档案要实现共享必须要尽可能对海量信息资源进行加工，形成丰富的资源库，解决海量的信息资源与复杂信息加工整序之间的矛盾，提高数字档案的准确性。首先，保证数字档案的真实性是提高数字档案准确性的前提条件。电子文件的内容、结构和背景信息是分散保存的。其内容和结构信息分散保存在文件系统和数据库中；一份信息的来源可能来自其他多个文件，如高速公司项目建设的报告，可能在应用程序中只有数据地址，数据内容仍在数据库里，在归档时容易出现信息不完整不真实反映全貌。所以做到数字档案在经过传输、迁移等处理后与形成时的原始状态一致是一个重要的前提。管理者要通过身份认证、数字签名、权限控制等方式掌握各种可能的变化并做好防控措施。其次，保证数字档案的完整与有效。档案管理者要明确数字资源的归档范围（包括相应的背景信息和元数据）；要对有用信息和无用信息进行区分，既要防止信息不虞又要防止信息相对过剩；同时要注意区分带有密级的电子文件的管理。最后，要做好对数字档案的深度加工。在信息化管理的开端时期，所形成的档案大多是单一、杂乱、冗余和非关联性的，这些没有被深入加工整理过的档案使得利用者的需求不能高效满足，造成了信息交流的障碍。高速公司建设工作的不断发展与相关利用者信息交流的滞后构成了一种基本矛盾状态，这也是加强数字档案管理的核心问题。档案工作者在管理时需要将全部的数字档案放在一个“大数据”中，形成多个整体，将多元的零散的数字资源整合起来，努力开发二次信息和三次信息。Deepweb是指通过专门的搜索提问才能获得的网络信息，内容更丰富、更专业，质量较优，是经过整理的二次信息。Surfaceweb是通过传统搜索引擎就可以获得的网络信息，没有经过专业整理，很多都是无用信息。当人们在利用surfaceweb获取信息时，人们承受着“数据过剩”的压力，想要的信息却总是找不到。对数字档案深度加工就是为了形成类似于deepweb数据库的数字资源，利用者可以方便快捷的找到自己真实需要的数据。

3.2 一手抓軟技术、一手抓硬技术

软技术主要包含管理标准、流程等手段，硬技术主要包含信息技术及人财物的准备等。第一，软技术方面：要统一元数据的定义，在大数据时代不同来源的数字档案进行管理时不同的数据管理系统之间要进行整合，必然要有统一的元数据。只有标准化才能促进规划化、只有规范化才能形成数字档案共享机制。这是一个循序渐进的管理过程，以好元数据定义打好基础不仅仅是档案行业面临的挑战，更是各行各业、整个时代的趋势。各单位领导应该高度重视数字档案管理，把标准化在单位进行落实；要健全管理制度，档案行政管理部门要尽快根据大数据时代的特点发布相关的管理制度以指导新时代的档案工作，本单位也要结业到业务工作的专业性科学制定本单位数字档案开发的制度。第二，硬技术方面：应多培养复合型档案管理人才，并在数字资源利用活动等具体实践中激发管理人员的创新力量，还应该将数字资源的使用、管理举措等纳入到档案工作人员的培训；提高数字档案工作经费并用于上门指导、定期咨询等宣传介绍活动中，在本单位形成良好的文化氛围；打造优秀的数字档案使用平台并持续做好信息技术维护。

3.3 以利用者为轴心有层次的开放数字档案

档案工作价值提升的关键在于数字档案共享的实现，数字档案共享的前提是数字资源的开放。开放数字档案是指将原始的数字信息及元数据以可以下载的电子格式放在互联网上，让利用者自由使用。开放数字档案和公开数字档案是两个不同的概念，公开是信息层面上的，是一条条；开放是数据库层面的，是一片一片的，并且开放是有层次性的，这种有层次的开放可以满足单位建设的发展，满足职工群众的知情权，让生产资料的数字档案自由的流动起来。只有有层次的开放才能不断满足利用者个性化的利用需求。这其中对定制信息、数据挖掘技术要求非常的高。同时，本单位要用开放包容的心态去开展数字档案共享工作。数字档案质量不断的提升必然会扩大利用者的范围，利用者会慢慢的突破高速公路建设单位的范围。同行建设单位、商业合作机构、档案局馆及路桥市政建设专业学者都是潜在的利用者。这些利用者不会马上到来，但在未来极有可能会来临，因此在开放数字档案时要预先考虑到扩大利用者后的一些管理事项，充分考虑到保密的范围，做好身份验证、信息加密等技术的基础工作。避免档案工作孤军奋战，加强与业务部门、人事、财务部门的协作配合，加强与外部机构的交流，共建共管数字档案并实现共享。

4 结束语

大数据时代提供了提升档案的价值机会，各单位应该抓住机遇做好数字档案的开发共享工作，推动本单位档案工作的进步和档案行业的发展。

参考文献

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