医院档案数字化建设分析

孟海丽

摘 要：随着科技信息的发展，数字化进程也为医院带来了便捷，档案数字化管理在安全性、规范性、高效性方面都对医院大有裨益。但是目前我国医院的档案数字化管理仍存在缺乏重视、资金投入不足、基础建设不完善、管理人员不认真等问题，本文针对这些问题，提出了相应的优化策略，希望可以加强医院档案数字化管理的进程。

关键词：医院；档案数字化；优化策略

档案数字化是指将各种不同形式的档案资源利用计算机技术、录音录像技术、扫描技术等转化成数字型的信息存储至网络系统的方法。通过此种方法，可以将文档信息进行有序的整合，便于信息共享和随时查取，更适合现代化的进程。将医院档案进行数字化建设也是时代发展的必然，将会促进医院档案工作的有序开展。

1 医院档案数字化建设的重要性

1）安全性。安全性对于档案一类的文件来说是最需重视的问题，对于医院的一些档案，由于涉及到病历、住院信息等文件，一旦丢失或者损坏，对于病人的治疗后续治疗极为不便，采用数字化管理模式，可以将文件上传至电脑系统，防止原件丢失损坏。另外由于一些文件涉及保密信息，如果采用纸质文档封存，有可能被有心人看到并泄露，但是如果采用数字化的方法保管资料，将其列入不公开信息，并由专业人员进行多重加密处理，可以有效防止档案信息泄露。

2）规范性。档案数字化的一大作用是共享信息资源，在全国甚至全球范围内提供数字化档案信息。医院将档案数字化可以便于异地调取资料、共享医疗成果等。由于档案信息可能经手不同的医生或者医院，所以规范性尤为重要。如果采用纸质档案，每个医院的格式或者医生的字迹都会存在差异，不利于后续的参考，采用规范化的数字存储格式，既可以避免资源的浪费，也可以提高医院工作的专业性。

3）高效性。随着生活节奏的加快，人们在处理问题时更注重时间效率。医院将档案信息数字化可以有效提高效率，在治疗病人时，可及时查询病历信息；在遇到疑难问题时，可以及时从信息库获取资料；病人也可根据网站的数字化信息了解医院的概况，从而及时获取所需知识，并进行针对性求医，大大缩短了时间。

2 医院档案数字化建设存在的问题

1）对档案数字化建设缺乏重视。医院的档案信息不仅只是将文字进行录入，还包含了医院的运作体系、管理规划等各个方面，虽然各个医院对档案管理的重要性越发重视，但多数管理者仍然没有意识到档案数字化的必要性和其优势所在。多数医院的档案管理仍是以纸质版为主，在传阅等方面也是采用纸质方式，很少使用电子化审阅方式，档案数字化进程处在停滞不前的状态。还有一些文档录入员在将电子版确认产生最终版本后，会将电子文件删除，只以纸质文件归档，不仅不利于保存，还大大增加了工作量，也不利于之后的查询工作。

2）档案数字化建设资金投入不足。医院在进行档案数字化建设的过程中，需要大量的资金支持，这样才能保证档案管理的安全性和规范性。但是由于一些医院对档案数字化管理缺乏重视，所以在此方面的资金投入也比较少。医院档案数字化建设的资金的主要运用方向是硬件和软件设备，另外还有专业人员的服务费和培训费等，在设备的使用过程中也需要不断进行维护，这些都需要大量的资金。但是多数医院选择把资金运用于医疗设备的购置和研发人员的实验中，投在档案数字化建设方向的资金少之又少，大大降低了此方面的进程。

3）档案数字化软件设施不完善。医院档案数字化建设需要从硬件和软件两方面进行完善。在硬件上，需要配备专业、功能完善的扫描仪。当前多数医院采用高速拍摄仪将文字档案进行数字化处理，其优点有：拍摄速度快、成像质量高、无需拆卸档案等，但其也存在缺点：不能满足不同类型不同载体档案的数字化要求。將档案数字化处理的目的不仅仅是为了效率，还为了保护原件，避免信息错误。高速拍摄仪很容易受到外部因素的影响，批量录入时文件的一致性较差，图片质量也会被压缩，因此购买新型的扫描设备十分重要。另外，档案电子化也需要完善软件方面。医院的软件系统较为独立，不能与办公软件自动连接，档案管理系统也不能与办公软件及时对接，使得数据录入工作更为繁琐。档案数字化建设需要依靠网络实现，但数据库存储的服务器只在小范围的局域网内设有，无法将目录数据库与医院其他利用者共享，档案数字化不够完整。

4）档案管理人员态度不认真。数字档案与网络信息技术息息相关，专业性较强，因此档案管理人员也需要具备良好的专业技能和端正的工作态度。另外文档管理员除了需要掌握文件管理的基本技能，还需要具备准确判断互联网趋势的能力。但是许多医院都没有意识到档案数字化管理的重要性，并没有安排专业的档案管理人员，而是随便安排员工担任此职位，这些员工首先不具备专业知识，另外还对该工作缺乏严谨认真的额态度，对工作的开展极为不利。

3 医院档案数字化建设优化建议

1）加强对档案数字化处理的重视。首先，医院领导需要对医院档案的数字化建设提起高度重视，这是保障该工作合理开展的基础。虽然医院的工作主要基于医疗、教育和科研，档案的作用一般是为各科室提供参考，但是如果档案的查询借阅一直采用纸质化形式，会降低部门工作的效率。医院应该将文档数字化管理工作列入医院重点发展计划，并大力支持其实施，这样档案数字化工作才能快速发展。其次，档案管理人员需要转变传统观念，不要以一味强调纸质文件的重要性，而忽略了电子文件的高效、规范和安全性，需要在前期工作中明确数字档案的重要性，并进行妥善处理，为后续工作的开展提供支持。另外，档案管理人员还应与时俱进，及时改变档案管理的理念，及时推进数字档案的开展。

2）增加档案数字化的资金投入。随着信息技术水平的提高和医院重视程度的不断增强，医院的数字化档案建设将在之后的时间内获得大规模增长，在此过程中需要大量的资金支持，为了保证数字档案建设的成果，医院必须加大资金投入，购置专业设备，选用专业人才，保证医院数字化档案建设的有效发展。

3）完善档案数字化的基础建设。完善档案数字化基础建设也是医院需要引起重视的一点，在此方面的具体措施有：（1）完善医院档案管理的技术设备，另外购买相应的办公用具和设备。比如电脑、打印机、传真机等，需要购买质量过关的设备，以便提供更好的档案处理服务。（2）完善数字化档案查询系统。完善的数字化查询系统可以方便医生和就诊人员对病历等情况进行查询。并且数字化的管理系统可以规范档案管理制度，数字平台也可以保证档案建设的便捷性。（3）加强数字化档案建设的安全性。医院需要在信息保密方面付出更多精力，保证医院资料和病人信息的隐私性。

4）加强档案管理人员的培训。为了增强医院数字化档案建设的效果，还应该在数字档案管理人员的专业能力上进行完善。首先，医院在选择档案管理人员时，要考虑到其专业能力和其个人性格。因为档案管理是机械性但又十分细致的工作，稍有差错都容易酿成大祸，所以需要选择专业技术过关、细心的人才负责此工作。另外还要加强对已有员工的培训，培训内容包括但不限于档案管理工作制度、计算机技术、医院制度等，时刻保证员工的工作积极性和工作认真性。

4 小结

本文从医院档案数字化建设的重要性出发，研究发现医院档案数字化建设存在缺乏重视、资金投入不足、基础建设不完善、管理人员不认真等问题，提出了加强对档案数字化处理的重视、增加档案数字化的资金投入、完善档案数字化的基础建设、加强档案管理人员的培训等措施，希望对医院数字档案建设工作有所帮助。

参考文献

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