基于信息社会背景下，分析办公室文书档案管理工作的改革和创新

付远翠

摘 要：在信息社会的背景下，在办公室文书档案管理工作是非常重要的一项工作，它涉及到办公室的人事管理，并且对办公室的人事管理起着非常重要的作用，本文从办公室文书档案管理现状入手，针对完善办公室文书管理工作提出建议。

关键词：档案；管理工作；创新

随着社会的发展，我国的经济水平已经有了显著地提高，企业的发展速度也在逐渐加快，在该种情况下，企业中的一些重大事件需要被完好的保存下来，文书档案工作虽然在企业当中的地位不高，但其重要性需要得到企业管理者的认可。如今，企业中的文书档案由于企业地位的限制而出现了管理问题，需要企业及时调整。

1 办公室文书档案管理制度的措施

推进文书档案管理相关制度的创新，建立健全企业文书档案管理的各项规章制度规定，根据国家相关方面的规定，结合当今时代的新形势，新特点，联系单位自身实际情况，摈弃单位旧的，不合时宜的文书档案管理制度，推陈出新，打造覆盖全面的制度体系，让文书档案管理工作有强有力的制度保障。

1）建立企业文化档案网络管理体系，实现电子化管理。文书档案作为企业发展的无形财产，是单位重要的信息载体之一，也是企业能否占据一席之地的重要基础，为保障企业文书档案信息的充足和有效，确保查阅文书档案方便快捷，单位还需要建立文书档案网络管理体系，实现文书档案管理的电子化管理，以企业档案部门为核心，文书档案由档案主管直接领导，逐级建立并落实文书档案网络管理体系。

2）提高档案管理人员的素质及领导的重视程度。无论是企业管理者还是文书档案管理人员，都要转变传统的文书档案管理理念，将提高文书档案管理工作的科技建设和创新和发展，纳入企业的重点之一，充分认识到文书档案管理对企业发展的重要意义

2 办公室文书档案管理工作面对的机遇

1）有助于企业获利的提升。在计算机飞速发展的今天，出现了计算机电子档案，可谓是为档案管理工作提供了便利，档案管理者能够在很短的时间内分析企业的发展状况，来为企业的良好发展提出科学合理的建议。同时，档案管理也更区域结构化，档案管理者可以根据企业领导者提出的问题，有针对性的找出相关档案，并对其进行分析，来帮助企业领导者更好的做出决策，此外，当企业进行改善时难免会有一些历史遗留问题，通过对相关档案进行分析，会对这些历史遗留问题的解决有所帮助，这些好处都会有利于企业活力的提升从而实现企业的良好发展。

2）有助于企业档案管理技术的提升。由于传统手工档案管理的耗时长，难度大等特点，档案管理通常只停留在档案的存储，管理以及运用等方面。对于计算机档案而言，有了更高的档案管理要求，档案管理者不仅要做好文书档案的存储，管理以及运用方面，同时还要关注文书档案是如何生成的，确保其完整性此外还要注重文书档案的安全工作，确保文书档案是安全的，同时档案管理者还要提高对资源共享的重视，比如搭建一个档案管理平台，让使用者可以获取自己所需求的资源，同时，企业领导者要结合本企业的实际情况，对其档案管理工作进行改进，来不断提升档案管理工作的水平，此外，企业在进行改革时，只有坚持企业档案完整统一的的这一理念，对企业书文档档案进行合理的移交，才能使企业一些问题真正得到解决。

3 办公室文书档案管理工作面对的挑战

1）文书档案管理缺乏相应的规章制度，在调查了一部分企业之后，發现其在制度创新方面有一个共性问题，文书档案管理工作相应的管理制度，一旦文书档案管理工作没有相应的规章制度，其工作者就会很容易降低要求，思想上产生懈怠，那么就会导致其档案管理工作出现一些错误，因而，在企业进行一些决策的时候，从错误的文书档案中分析出来的参考意见，自然不会对企业的发展有力。同时，档案管理没有相应的规章制度，会导致档案管理出现了一把手说了算的情况，有可能让文书档案缺乏真实性，从而会出现腐败的现象。

2）对文书管理工作的重视程度不高。就目前的实际情况而言，能够发现大部分企业对文书档案管理工作的重视程度不高，导致档案管理工作发挥的效用不高，有些企业在进行文书档案管理时，采取的是几十年一贯的制度，文书档案很少更新，同时。还有些企业领导再也没有认识到文书档案管理工作的真正效用，对于文书档案保持一种重视管理轻视使用的态度，档案管理者比较关注档案管理的手机以及存储工作，而轻视文书档案的使用工作。

3）文书档案管理技术较为落后。文书档案管理技术较为落后，也大大降。低了档案管理工作的效用，大多数企业再开展，文书档案管理工作时，首先是由微机来接收和保存信息，然后，再单机情况下来对需求信息进行检索，这种情况下，文书档案其实，已经在档案管理中脱离出来了，充其量只能算一个文本信息，文书档案的获取不能脱离其实际工作，而是要扎根于实际工作，只有这样，文书档案才能被利用，从而发挥其真正的效用。

4 办公室文书档案管理工作的具体对策

1）要不断完善档案管理的规章制度，档案管理制度工作只有建立相应的规章制度，才能不断提升企业档案管理的工作水平，因此，在企业文书档案管理工作中，领导者必须要不断完善档案管理的规章制度，首先，要对原有的档案管理制度进行科学分析，优秀的东西要继承，落后的东西要舍弃，其次，要加强档案管理体系建设，将档案管理的责任进行合理分工，确保责任落实到档案管理的每一个责任者，最后，要建立档案管理修订制度，要在实际工作中对其进行检验，来保障规章制度的科学性。

2）要不断提升档案管理者的素质，在文本书管理工作当中，领导者要不断提升档案管理者的素质，首先，要做好档案管理人员的招聘工作，人员招聘必须要严格把关。其次，要定期开展档案管理交流大会，通过与其他档案人员的交流，来帮助档案工作者更好的完善自己，最后，要建立奖惩机制，对档案管理做出贡献的要给予奖励，来不断提高档案管理者的工作积极性。

3）对企业的档案管理工作改革。随着企业需求的变化，自然也要对其档案管理工作进行改革，只有这样，才能发挥出真正的作用，在企业开展档案管理工作中，首先，要关注企业组织队伍的变化，确保其领导作用能够得以发展，其次要有创新意识，比如，档案的收集，可以从单单关注事后这一方面变为关注事情发生之前，事情发生的过程，以及事情发生后等方面，会让文书档案更加科学，最后要在符合规定的情况下让档案管理更加开放，让需求真真实实的感受到档案管理的好处。

4）创新保障工作。办公室文书档案管理的主要作用是方便查找信息和保障信息安全，因此，在办公室文书档案管理过程中，还要注重保障工作的进行，因此，应该在条件允许的情况下，安装值得信任的安保系统，对于这一系统的引进，并不是仅仅在形式上对保障方式进行创新，而是通过这一系统的引进能够切实保证办公室内所有文书档案的安全。办公室文书档案管理工作不是孤立存在的，它与企业中很多部门的运行存在着很多关系。

5 结语

综上所述，文书档案管理对于企业发展来说，既是一种机遇，又是一种挑战。因此，企业必须要高度重视文书档案管理工作，首先要不断的完善档案管理制度的规章制度，其次要不断地提升档案管理者的素质，最后要对企业的档案管理工作进行改善，从而让企业在激励的竞争中取得优势的。

参考文献

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011，09（3）：117-119.

[2]罗光丽.企业文书档案管理的问题与改进方法[J].办公室业务，2015（6）.