基层水文档案管理工作的探讨

张逸静 俞茜

摘 要：水文档案是国家科技档案的重要组成部分，可分为水文基础资料档案和专项技术服务档案两大类。本文分析了我国基层水文单位水文档案管理水平不高、技术手段不先进、利用效率不高等问题及产生的背景原因，提出了基层水文单位要推进水文档案管理数字化建设和提升水文档案开发利用效率，朝信息化方向发展。

关键词：水文档案；档案管理；信息化管理；开发利用

水文档案是在水文观测和水情预报等水文工作活动中形成的档案，是国家科技档案的重要组成部分，在流域综合治理、防汛抗旱、工程建设、水资源开发和可持续利用等方面都发挥着重要作用，其职能与民生密切相关。基层的水文工作主要负责搜集、监测和评价当地与水有关的基础信息，为流域水文站网建设、水文水资源监测、水环境监测评价、河道水库测绘、水资源调查评价、水文气象预报、水文分析计算、水文自动测报、水土保持等提供技术支持，当前全国每年收集的水文水资源数据超过10亿条，数据量繁杂且种类繁多，且基本均由基层水文单位搜集产生，因此在基层水文单位就做好档案管理工作对促进水文事业健康发展至关重要。

1 基层水文档案的分类

随着水文工作在国民经济中发挥越来越重要的作用，水文行业的职能也逐步发生了转变，从行业水文开始走向社会水文，从传统水文迈向了现代水文。当前，我国基层水文工作不仅负责当地水文测报、水文勘测、水文分析计算，还承担了水质监测、防洪评价、水资源调查评价和水土保持监测等生态治理工作，产生的水文档案在数量上日益增多，种类上逐渐丰富。

当前，我国基层水文档案可分为水文基础资料档案和专项技术服务档案两大类。水文基础资料档案主要有水文、水资源和水质三部分，水文部分是基层水文档案的基础，它涵盖了水文巡测和水准测量原始记录、测站技术资料、行业规范、任务书、水文手册、水情简报、年报、汛期总结、水文整编成果、地下水资料等；水资源部分主要为90年代中期至今的水资源公报，；水质部分主要为水功能区水质监测通报、水质监测成果表、应急监测报告、仪器监测原始资料、质量统计表、常规监测原始资料等。专项技术服务档案主要有工程测量、河道测量等测绘成果和防洪评价、水资源分析、水土保持方案、入河排污口设置认证等分析报告。

2 基层水文档案管理存在的问题

2.1 档案管理水平不高

基层水文档案管理工作普遍起步较晚，意识薄弱，基层单位现存的水文档案基本为70年代以后。主要原因是历来大部分基层水文单位观测过程中所记录的资料都会向上级水文总站进行提交，水文数据和成果在上级单位都会进行备份。这就导致基层水文单位对本单位的水文档案不重视，规章制度不健全，在实际管理工作中不仅没有按照相关规定纳入到档案管理，而且专职管理人员配备不到位，人员专业素质不高，工作中随意性较大，造成部分纸质档案由于保存年代较为久远、使用频率高、保管条件差等多方面原因，保护形势不容乐观，严重影响了基层水文档案的管理水平[1]。

2.2 档案管理技术不先进

基层水文单位作为公益性事业单位，在档案管理中，可能受到办公条件、资金等各方面因素的限制，管理方式较为落后，技术手段较为传统。目前大多数单位对水文技术档案仍只进行“单套制”管理，即只对纸质文件进行存档。然而，现在使用计算机自动采集水文信息已经较为普遍，产生了大量水文电子文件，传统纸质载体下的水文档案管理技术手段已经很难与当前档案载体多元化的要求相适应。

2.3 档案利用效率不高

水文档案种类多、数量大，传统手工登记账本，拆卷查档的方式，使得档案查阅较为繁琐，利用效率不高。其次，先进的水文技术和自动化仪器设备虽然在基层单位广泛引进，但多数已建的业务数据库自成系统，难以共享信息，形成了数字鸿沟和水文信息孤岛。而且，基层水文单位在档案管理上存在“重藏轻用”的思想，水文档案长期处于封闭或半封闭状态，缺乏跨地区、跨行业的信息共享平台，进而对档案的使用价值产生了忽略。

3 信息化是基层水文档案管理的工作方向

3.1 推进水文档案管理数字化建设

电子文件检索快捷，使用方便，随着ADCP、自动遥感系统等水文信息化设备的广泛使用，水文档案的发展趋势走向了电子文件归档和电子档案管理。并且，纸质文件和电子文件同时归档的“双套制”管理短期内不会取消，在规范化标准、统一制度的前提下，加快建立水文档案自动化管理系统，实现水文档案实时归档、自动编目、自动存储、全文检索等功能势在必行。

现如今，基层水文单位的档案管理系统大多较为老旧，需要档案人员手动录入编目、人工扫描纸质文件，工作量十分巨大，亟需一套现代化的水文档案系统，将本单位各平台上待归档的文件自动对接至档案系统，实现在系统上对归档文件电子盖章、打印目录、存储电子文件等功能。

在“双套制”管理的前提下，也要加快对现有纸质档案的数字化处理，对历史水文档案文件扫描，有别于传统的扫描手段，现可通过OCR（光学字符识别）技术，将其转化为可检索的数字信息。这样在传统检索档案目录的基础上，还可以对档案全文进行逐字检索，方便用户精确定位检索信息，大大提高了档案检索的精准性。利用现有的双层PDF技术，既可以保证在打印扫描件时原图输出，又能对全文内容进行复制和检索，在基层档案工作中非常实用。但是目前转换的准确率还达不到100%，还需要人工校对保证档案文件的准确性。传统的水文档案多以纸质载体为主[1]，且种类繁多，数量庞大，一次性完成全部档案的数字化处理难以实现。因此，基层单位可根据实际情况，对查档率较高的纸质档案优先进行数字化处理。通过全文查阅功能，能极大提高档案的阅档速度，纸质档案借阅频次明显降低，档案原件能得到有效保护、使用时间将得到显著延长。

3.2 提升水文档案开发利用效率

水文档案的突出特点在于重视长序列资料的汇总和水文科技研究经验的积累[2]。在开发利用上，水文档案的统一性、区域性、时间性和系统性对档案的时间跨度和区域范围提出了更高的要求。由于水文管理体制的多次变迁，基层水文单位曾被多个部门分管，部分水文档案资料可能保存在不同系统的多个单位，利用中需要多方协调。而同系统下不同地区之间的水文档案查阅，也因为缺乏统一的信息共享平台，在实际利用过程中需要耗费大量的时间和精力。因此提升水文档案开发利用效率的当务之急是构建全省乃至全国统一的水文档案信息共享平台，除了省内水文单位可以共享水文档案外，还可以更好的向社会提供水文档案服务，深化开发档案内涵。而且，传统的档案服务通常只是档案管理单位为查档者提供需要的一份纸质档案，而水文档案信息共享平台的目标是关联各地区的水文档案，实现一次检索，多库查询的功能，對特色和利用率高的档案进行信息加工，添加关联，当用户对关键字进行检索时，能主动提示相关信息，更全面的帮助用户综合使用查档系统[3]，大大提升了开发利用效率。

参考文献

[1]高爽.浅析基层水文档案的规范化管理[J].赤子，2015（12）：214

[2]钱光辉.推进上海水文“大档案”管理的建议[J].中国水利，2012（2）：61-62，64.

[3]试论基层企业勘测档案管理的新模式[J].西北水电，2011（1）：86-87.

作者简介

张逸静（1991-），女，汉族，江苏苏州人，江苏省水文水资源勘测局苏州分局，研究生，主要从事办公室档案管理。