以风险管控为核心的铁路非运输企业合同管理探索与实践

2019-08-21林伟

铁道经济研究 2019年4期

林伟

（中国铁路经济规划研究院有限公司工程师，北京 100038）

0 引言

党的十八大以来，党中央提出协调推进“四个全面”战略布局，对推进改革开放和社会主义现代化建设迈上新台阶具有十分重要的意义。全面依法治国作为“四个全面”的重要组成部分，为发展社会主义市场经济提供了强力保障，为提高企业治理水平提供了根本遵循。中国铁路总公司（以下简称铁总）要求下属企业从依法治企和防范国有资产流失的高度，提高对合同管理尤其是风险管控重要性的认识，规范企业经营管理行为，增强法律风险防范能力，切实维护企业合法权益。本文以中国铁路经济规划研究院有限公司（以下简称经规院公司）为例，简要介绍铁路非运输企业合同管理中的风险管控探索与实践。

1 合同风险管控现实要求

合同是企业生产经营活动最重要的载体之一，合同管理是现代企业管理的一个关键环节,合同管理中的风险管控是企业风险防控的一个重点领域。在当今全面依法治国的政策环境下，企业建立一套行之有效的合同管理体系是十分必要的，而做好合同管理中的风险管控就显得尤为重要。对于国有企业来说，合同管理的主要风险在于合同管理的程序性方面和履行方面[1]。做好合同管理中的风险管控，首先要有合理规范的合同运作流程，开展合同联签审查、法律审查，对文本标准化，详实的、动态的合同台账，以及账实一致情况进行整理、检查，从源头上控制风险，提高合同签订履行的质量，从而有效防范企业经营风险。

经规院公司由原铁道部直属的事业单位——铁道部经济规划研究院转企改制而来，现为铁总下属的独资子公司。转企之后，经规院公司提出了打造“一流铁路行业智库”的企业战略目标，按照企业化市场化要求开展经营活动。近年来，随着企业不断发展壮大，来自市场的业务越来越多，且涵盖了所有业务和部门；签署的合同数量大幅提高，以2018年和2011年对比，无论合同总量还是合同总额都增加了三倍以上。客观上讲，合同数量越多，合同数额越大，市场份额占比越高，发生风险的概率就越大，风险管控的压力就越大。另外，较之于铁路运输企业，像经规院公司这样的非运输企业，实行企业体制机制相对较晚，和市场打交道的经验相对不足，企业规模相对较小，抗风险的能力相对较弱，处理风险的经验也相对欠缺。这就要求经规院公司必须探索有效方法，努力做好合同管理中的风险管控，充分掌握企业经营中存在的潜在风险，及时发布指导、修正流程，通过分析经验、改善合同签订质量、提升履行能力，为企业经营减少不必要的损失，从而保障企业经济利益。

2 合同风险管控方法探索

2.1 完善合同管理制度

合同管理制度作为企业内部的一项管理制度，其规范的对象不仅包括合同文本，还应包括以合同形式表现出来的全部交易过程，是企业合同管理的纲领性文件[2]。经规院公司在认真总结过去经验的基础上，积极探索合同管理中风险管控的有效方法，及时修改完善合同管理办法，并于2019年初颁发实施。

该办法详细列举了经规院公司受托承担铁路工程咨询、前期规划研究及科研开发项目、建设标准编制及相关技术服务、对外转让专利技术、对外委托购置、购买服务、租赁房屋等主要经济活动内容，并就合同承办部门和合同管理部门的职责做了详细分工。将合同划分为收入、支出和其他三大类，其中收入性合同主要有：工程咨询、规划研究、科研开发、标准编制、技术转让等技术咨询服务合同；支出性合同主要有：固定资产购置或维修、办公用品采购、购买服务、房屋租赁等合同；其他合同为：收入性、支出性合同以外的合同。坚持依法订立合同、切实履行合同、及时处理纠纷、妥善保存档案的原则，将风险防控嵌入到各环节条款中，从落实合同联签审查、聘请法律顾问法律审查、重大合同报审、以“一事一档”为基础的合同审查材料管理等方面构筑起一道道防火墙，让经办人员知道应该怎样做、不这样做会出现什么风险，从而达到超前预防、主动预防的目的。

2.2 规范管理环节和流程

2.2.1 合同签订前进行资信审查管理

合同成形之前，对合同管理的风险管控就已经开始了。合同签订前，资信审查环节也很关键，关系到在一份合同里，是否选取了合适的交易对象、采取了合适的交易方式。经规院公司通过实践探索，总结了一套适合本企业经营特点的资信审查方式，即根据合同对方是新合作方或长期合作方，以及合同对方单位属性的不同，资信审查采取区别对待的方式。具体做法如下：

1）对于新引入的合同对方的资信审查。必须提供营业执照（如对方是事业单位则提供组织机构代码证）；如对方是政府部门，基于对政府的信任则不必进行资信审查；如果是政府部门下设的临时性机构，可提供批准成立该临时机构的政府相关文件替代。尽量提供合同对方法定代表人身份证明，非法定代表人签订合同时，则需要提供授权委托书和授权人身份证明等。

2）根据交易类别判断需要提交的资料。特定交易所需的各类行业相关资质证书及许可文件，如与经销商交易，应提供制造商正式授权或代理的证明文件。

3）对于已有合作记录的合同对方的资信审查。适当简化审查标准，资信材料动态更新。

为了简化承办部门的工作流程，有一类合同例外：对于收入类技术服务合同，且合同金额较小，由于在合同标准文本中明确了先付款后提供技术服务的条款，实际上已规避了收款风险，可不进行资信审查。这类合同数量大，套用统一的合同文本模板，既防范了风险，又可减少工作量，大大提高了合同审查的效率。

2.2.2 合同签订中规范审核签署流程

1）规范合同签订流程。提出签报报批（收入类合同无需此环节）——草拟合同文本——合同谈判——制订正式合同——合同联签审查——法定代表人或委托代理人签字——合同盖章——合同登记及编号——合同存档。

所有合同必须进行联签审查，专业把关，明确审查具体分工。对于支出性合同，承办部门必须先对委托单位选择、工作内容、费用及支付方式、合同期限等合同标的情况提出专题签报，经履行审批程序后，作为合同签订和费用支付的依据。涉及企业“三重一大”事项的重大合同，须按规定履行程序后方能签订合同。

2）合同文本标准化。铁总推出了一系列标准（示范）合同文本，经规院公司规定，合同文本起草时，有铁总标准文本的，必须使用标准文本，有铁总示范文本的，力争使用示范文本。具体实施时，由合同管理部门汇同承办部门就生产经营中常用的几类合同，如工程设计技术咨询、定额软件技术服务等，在铁总示范文本的基础上，进行合同模板细化，并经法律顾问审查修改后，作为模板进行套用。这样既保证了合同文本的质量，又大大提高了审查签订效率。

3）规范合同用印管理。合同管理部门除核对相关合同是否经联签审查外，还应对审查意见是否采纳、是否已进行修改反馈及说明进行把关。如审查意见未达成一致的，承办部门要说明未采纳的理由并报分管领导同意后才能签署，否则不予用印。

4）规范合同档案管理。合同生效后，承办部门应将合同送合同管理部门统一编号、存档。合同管理部门应按照一事一档的原则对合同及相关材料进行立卷归档，建立合同档案。合同档案包括：合同文本正本、合同审查表、对方资质证明、授权委托书、合同签订的依据资料。承办部门存档合同副本，并保管双方合同谈判时的相关会议材料、往来文电数据资料、相关说明材料等合同签订、履行全过程的所有资料。

2.2.3 合同签订后进行履行跟踪管理

合同签订完毕后，对于合同的管理和风险管控并没有结束，后续的履行跟进才是重点。合同承办部门和管理部门要共同跟进合同履行。

1）合同承办部门承担合同主体责任。承办部门应当严格按照合同约定行使权利，履行义务。对方当事人未按约定履行合同的，承办部门应督促对方当事人及时全面履行合同，并收集保全相关证据材料。承办部门按照合同约定组织合同标的物验收、交接、确认等相关环节事项，并做好书面记载。每个部门都应当就各自承办的合同建立履行跟踪台账，记录以上详细信息，动态更新，和管理部门的整体合同台账定期核对，互相补充，共同组成企业经营的数据库，完善关键信息链条。

2）合同管理部门发挥履行监督作用。管理部门要在合同履行的关键节点进行把控监督，比如资金管理环节，管理部门通过生产经费分劈和合同付款审核两种形式来管理跟进合同资金的收付。如果是收入类合同，当财务部门收到资金款项时，需将银行进账告知合同管理员，再由合同管理员将该笔收入依据合同分劈到具体项目中，明确经费使用部门、合同编号、项目名称、付款单位、合同金额、到款经费等内容，出具生产经费分劈单，分送财务部门做账使用，并通知承办部门合同资金进度。如果是支出类合同，承办部门必须办理合同付款申请，由合同管理部门和财务部门共同审核，并在合同履行台账中登记，从而有效地跟踪合同履行中的资金进度。

3）过程变化及时变更、解除合同。合同履约过程中因发生不可抗力、签订合同时所依据的客观情形发生重大变化，以及合同约定的变更、解除事项出现时，经当事人协商一致，应及时变更、解除合同。以下用实例说明及时变更合同、避免发生风险的重要性。

实例：经规院公司受业主方委托，与其签订某铁路项目工程一类变更技术咨询合同。由于在签订之初不可预知该项目一类变更数量及具体完成时间，所以签订了一揽子包干合同，内容涵盖所有的一类变更，履行时间至该项目结束。咨询费的支付方式约定为两期：第一期，合同签订后支付60%，第二期，提供最后一份咨询报告前支付40%。这是在当时对合同内容不明确的情况下的折中之举。随着项目正常进展，该线路通车，大部分一类变更已完成并提交咨询报告，受托方此时提出拨付40%尾款的申请，但业主方考虑到通车至竣工决算期间还将发生少量一类变更，认为该合同项下工作尚未全部完成，不愿支付全部合同尾款。作为已交付大部分标的物却有较大比例资金未收取的受托方来说，合同履约风险提高，建议与业主方签订合同变更协议。鉴于工程完工时间已相对明确，经双方协商合同变更协议修改了支付方式：追加第二期，在签订变更协议后支付30%，第三期，在工程完工后的指定日前支付10%。该实例通过及时合理地变更合同，既降低了受托方的收款风险，也考虑到业主方的诉求，公正地保障了双方利益，从而保证了合同的正常履行。

3 合同风险管控效果分析

以经规院公司市场委托的设计咨询合同为例，对近三年分别承办此类合同的部门A和部门B合同履行进行统计分析，具体情况见表1。

表1 合同履行情况对比分析

从统计结果可看出，部门A合同履行情况明显好于部门B。究其原因，部门A建立了详细的合同跟踪台账，记录了合同履行期、收款节点、交付环节等，对合同履行进行动态跟踪管理，对合同有效期限内未履行完毕的合同及时盯控并签订补充合同。而部门B没有进行有效的合同跟踪管理，导致未按期履行合同较多。

由此进一步说明，经规院公司正在推行的合同管理风险管控措施，能够有效地管控合同风险，很大程度上减少经营损失，确保企业经营正常发展。

4 合同管理尚需改进的方面

在当今信息化高度发达的时代，已经有许多先进的企业实现了合同管理信息化。信息化的优势既可以实现资信材料资源共享，也可以提高承办部门和审核部门的工作效率，且审签过程留痕，便于后期查询、管理和追责。

经规院公司目前借助其他信息化平台辅助，进行合同审查和履行跟踪管理，还没有实现完全的合同管理信息化，风险管控的手段距先进企业的水平还有一定差距。值得探索的是将来如何开发一套专门的合同管理系统，实现网上联签审查和履行跟踪管理，设置关键时间节点发送提示、预警通知，并实现与已有的系统联动，资源共享，不必重复上传数据。利用合同管理系统对合同进行全程控制，规范合同履行，实现相关部门联合管理，通过及时监督，避免企业违约风险，提升合同管控效率[3]。