基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究

齐晓问

摘 要：随着社会的不断发展，科学技术水平的不断提高，以往传统的文书档案管理模式已经不能很好地适应现代化社会发展实际需求，这就需要对管理工作进行不断创新和完善。鉴于此，本文首先分析了文书档案管理信息化的意义和价值，然后详细阐述了信息化背景下文书档案管理工作创新策略。

关键词：信息化背景;文书;档案;管理工作;意义;价值;创新

1实现文书档案管理信息化的意义与价值

首先，文书档案管理信息化可以使得管理工作更加规范化，使管理流程更加科学化和标准化。就信息化背景下的文书档案管理工作很好地实现了经营信息、科技档案、财务数据以及管理资料等多项数据信息的有效衔接和准确转换，而且还实现了对各种非结构化文档的有效识别、收集、整理与存储，有效避免了各个部门管理工作和平台数据各自为政现象的发生。这样就可以使得文书档案管理工作具有更好的唯一性、伸缩性、稳定性、连续性和统一性，实现对文书档案的全方面有效管理;其次，有效提高档案管理工作效率和质量，并在一定程度上减小了管理难度，将信息技术充分融入到文书档案管理系统当中可以实现对各项数据信息的快速收集、整理会存储，而且为后期查询、移交和销毁等工作都提供了更大的便利，同时还大大减轻了档案管理人员的工作量，提高管理效能，将档案本身的价值发挥至最大;再次，提高文书档案管理的准确度和安全性。档案管理信息化可以合理利用信息系统实现自动备份、用户身份鉴别、用户访问控制、数据恢复、数据有效验证、数据传输以及资源控制等手段不断提高档案管理过程的安全性;另外，将档案管理工作的作用发挥至最大，将信息技术合理应用到文书档案管理过程中，可以使得信息检索方式更加灵活多变，不但提高了信息查询的准确度和全面性，而且还有效提高了其安全性。

方式的灵活多样，提高所查询信息的全面性和准确性，使数据信息更加安全可靠。

2信息化背景下文书档案管理的创新对策

2.1提升信息化管理意识

人的行为主要靠思想意识的引导，文书档案管理工作信息化的实现也需要信息化管理理念的科学引导。在具体管理过程当中，我们应该更多融入现代化先进的管理理念和管理技术。为了更好地发挥信息技术在实际管理工作中的作用，相关管理人员必须要对文书档案信息管理工作引起足够的重视，改变和创新以往传统落后的管理理念，从思想方面进行彻底改变和优化，在实际管理工作中不断融入信息化管理理念，逐步加大文书档案管理工作的信息化程度，有效提高管理效率和管理质量。除此之外，还应该做好文书档案管理人员的培训工作，不断提高他们的专业技能和综合素养，不断建立健全相应的激励机制，充分调动员工的工作积极性和热情，让他们在日常工作中通过不断学习提升自身的管理知识和水平。

2.2制定完善的档案管理制度

任何工作的顺利开展都离不开一套强有力的制度作为前提保障，文书档案管理工作同样也不例外，需要不断建立健全档案管理制度，提高管理水平。在制定管理制度的时候，一定要结合实际情况确保制度的科学性和实用性。与此同时还需要不断完善管理机制，做好管理责任的明确划分，对质量监督体系进行不断完善，实现档案管理工作的规范化和标准化，更好地保证管理过程的顺利推进。

2.3加强信息化管理平台建设

为了更好地跟随信息化时代快速发展的步伐，我们还应该使文书档案管理工作更加多元化，进一步更好地推动档案管理信息系统的构建。在构建文书档案信息化管理平台的时候，一定要不断强化管理的执行力度，尽可能提高文书档案信息化管理水平。站在信息体系角度对文书档案管理方式进行不断创新和优化，结合企业发展现状对以往传统的管理体系进行修正和完善，保证新型管理体系可以很好地符合企业发展实际要求。具体应该做到以下几个方面：首先是构建文书档案加工系统;其次是档案存储管理系统;再次是档案保密系统。加工系统的构建需要充分结合文书真实情况，该系统的主要功能就是查阅和处理相关文档，可以实现对管理实践的合理规划，减轻了工作人员的劳动压力。存储管理系统主要是对档案数据进行收集、管理和搜索，提高档案数据的应用效率和格式的合理性。保密系统的设定需要由专业人员来进行操作，通过相关软件实现对档案数据的分类管理，并设定访问权限，保证了数据信息的平稳性和安全性。除此之外，相关部门在文书档案信息管理平台构建过程中应该发挥其应用的指导性作用，充分利用现代化信息技术实现对档案数据信息的快速整理和查阅，为管理工作提供了更大的便利。

2.4构建高素质文书档案管理队伍

将信息技术应用到文书档案管理工作中是一种全新的管理方式，这就需要工作人员对该项技术进行熟练掌握，并将其应用到实践管理过程当中。管理人员应该通过日常学习不断提高自身的专业知识和技术水平，企业也应该定期为管理人员组织一定的专业培训活动，构建一支属于自己的管理团队。管理人员还应该不断创新自身的管理理念，保证可以熟练掌握信息化管理设备操作技术，为文书档案管理信息化的实现奠定坚实的前提基础。在具体培训教育的时候，可以通过进修或者是专家讲座等多种方式不断提高管理人员的信息化管理技术水平，并结合一定的激励机制，让工作人员在自己的岗位上创造出更大的价值，秉承着认真负责的工作态度，真正实现文书档案管理工作的信息化。

总而言之，对于现代化企业来说，文书档案管理工作信息化是促进企业快速发展的关键所在，只有将信息技术充分融入到档案管理工作当中才能有效提高其管理效率和管理质量，为文书档案资料的利用和开发创造更加有利的条件，进一步推动企业的长久稳健发展。

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