制药企业存货管理内部控制研究

张艳红

摘要：在我国，制药企业是特殊的行业，具有很明确的行业特征，其中，大量存货就是行业的特征之一。存货项目作为制药企业流动资产占据的主要项目，存货的周转率及对存货的有效控制和管理直接关系到企业未来的发展。药品的属性对制药企业的存储有一定的要求，这就导致了制药企业的存货管理难度高于其他行业的存货管理难度。本文首先从存货管理的重要性出发，对制药企业的存货管理的现状进行深入的分析，其次对制药企业存货管理内部控制存在问题的原因进行研究，最后，根据实际，提出制药企业存货管理内部控制完善措施，以期为制药企业提升经营水平，提升我国医药用药水平提供帮助。

关键词：制药企业;存货管理;内部控制

随着全球经济的快速发展，医药企业也在不断的壮大，在发展的过程中，企业的内部结构日趋复杂多样越来越复杂。内部控制是企业自律和自控的关键因素。它对企业的财务管理和生产管理具有重要意义。在我国医药企业中，加强库存管理的内部控制已成为规范企业管理效率的重要途径。本文探讨了如何加强医药企业库存管理的内部控制，并对制药企业库存管理的内部控制提出了一些建议。

一、存货管理内部控制的重要性

库存是公司生产周期和销售利润的起点。库存管理在公司日常运作中起着重要的作用。库存占制药企业流动资产的很大一部分，所以，在制药企业的日常经营管理中，需要找到一个销售和生产之间的平衡点，不仅能保证生产能力得到有效利用，而且还可以最大限度地提高公司库存产品的变现能力。想要找到这一平衡点，首先要制定完善的库存管理计划，并与生产计划相适应。制药企业的库存具有库存量大、流动性强等特点。所以，企业库存计划需要将制药企业的库存特点考虑其中。仓库管理人员对进出境库存有详细完整的会计记录，并负责库存的盘点。仓库应始终进行库存，以确保库存账户与事实相符。制药企业应选择一种适合于计算库存成本的定价方法。相同类型的库存使用相同的定价方法。年定价方法确定后，不得随意变更。

二、制药企业存货管理内部控制现状

（一）出库、入库验收环节不完善，存在漏洞

因中药是制药企业的主要原材料，所以，在赶工期的情况下，质量会有所下降，出现问题的概率明显提升。在验收入库的时候，质检人员与仓库管理人员也会为了及时交货，对货物不能严格的按照质量标准一一的清查，只是进行抽样调查。抽样的方式并不适合在制药企业的验收之中，存在很大的误差。质量是企业发展的根基，质量出现问题，直接影响了制药企业未来的发展。同样，存货的时间过长，产生损耗是必然的情况。药品公司的库存损失率在3%以内是正常的，因此，只要库存损失率在年底保持在3%以下，仓库经理将允许自我收购。此外，缺乏授权和审批制度也会给产品的质量和安全带来隐患。收货人随机计数，生产材料的质量控制活动缺失。

（二）采购人员的专业能力和职业素养存在缺陷

对于制药企业的特殊采购模式，由于经济效益的驱动，采购方必须具备一定的专业技能和职业道德，才能鉴别出优质中药的来源，而不是选择过期中药的来源。该部只规定买方完成任务的考绩标准，不包括对购买者负责的原始货物的评价指标。目前，采购部门越来越重视采购人员与当地客户的关系，企业比较倾向具有当地客户资源的人员使用，忽视了采购人员的专业能力和专业素质。这样就导致了不合格原材料由于采购人员的能力有限及回扣等因素的影响，流入企业之中，为企业的良好运营带来严重的影响。

（三）清查盘点工作不仔细，漏洞百出

一些高价值、稀缺的药材单独存放在仓库中，但在日常库存中却不自觉地被排除在外。之所以建立这个仓库，是因为这个库存物品的价值很高，数量和规格都有特殊的规定，而且库存数量相对不足，同时，为了避免多次采購会融入不当的药品原料及造成不必要的损坏，所以企业尽可能的采取减少采购次数，增加采购数量的措施。因此，事实上，这种高价值药品的库存是为了填补实际库存情况。每年检查的实际库存数量是可数的，无形中增加了库存损失给企业造成不良的影响。另一方面，制药企业的库存管理是相对高效的，管理步骤也比较完善，涵盖了库存的所有方面。但内部控制风险依然存在。公司的库存系统需要每季度或不定期地进行清点，而制药企业的库存只需每六个月对所有资产进行定期盘点。检查的周期较长，给了有心人可乘之机，相关的负责人只需在检查前进行完善就可以将库存中的问题隐藏起来，从而影响库存管理的效果。库存的账号也会出现结果不明的情况，库存存储和使用文件是否缺乏，库存是否老化、丢失、混乱、不规则等等问题都需要专业人员进行跟进，但在现实这部分的责任落实是缺失的。

（四）存货仓储内部控制意识不强

仓单不符合实际库存信息，账面大于实际吨位，仓单不完整，送货收据附在个人仓库上。没有收据。这是库存中常见的问题，并且这些问题的原因都有可能归咎于原材料受到自然环境的损害而导致的。但事实上，我们都知道，并非如此，但一般制药企业没有更好的办法去控制这些现象，相关责任也没办法落实到实处，所以一般只能作罢，久而久之，企业对存货仓储内部控制的关注度也逐渐淡化。

三、制药企业存货管理内部控制存在问题的原因

（一）存货管理内部控制没有有效的监督机制

一方面，机构设置的不合理，不仅仅对内部监督效率产生影响，而且由于无意或故意忽视内部控制监督，导致管理人员缺乏职业道德和专业精神。公司不能依靠内部监督来获得准确、公平和有效的信息。应综合多方面存在问题找到之间的关系，从而发现制药企业库存方面存在哪些问题。

另一方面，企业的内部监管存在漏洞。也反映在以后的库存工作中。由于缺乏库存绩效考核体系，使得管理者对超额库存和库存损失的奖惩没有明确的标准。保管人的工作与敷衍了事的差别不大，很难调动保管人工作的积累。两极分化导致了内部库存控制的全面推进。因此，完善的内部监督必须有一套合理有力的绩效奖惩制度，才能调动起库存保管人员的工作积极性，为库存的完整性和有效性提供保障。

（二）对存货管理内部控制的重要性认识不足

制药企业已经建立了包括库存管理在内的内部控制体系，但企业一般会将发展的重点放在企业的营销方面。营销是企业库存价值变现的最终程序，管理者对这一环节高度重视是无可厚非的，但同时也需统筹兼顾其他方面对企业发展的作用。企业内部在生产销售方面的注意力过于集中，也是导致企业内部控制缺失的主要原因，对企业在发展经营中的风险意识较为薄弱。

在企业内部控制体系制定的过程中，照搬其他企业内部控制的基本规范及其配套标准，缺乏库存内部控制的原则，没有充分认识到内部控制在风险管理中的重要性。目前，多数的制药企业的内部控制活动涉及库存管理，风险管理和控制的重点还不够。在医药领域，公司不仅仅是营利组织，同时也承担着许多社会责任。在注重经济效益的同时，需统筹兼顾社会效益，保障人民的用药安全，所以需药品库存、加工和运输来源进行有效的控制。制药企业缺乏库存控制活动，在生产线上缺乏识别废品的控制和损坏仓库管理库存的意识，使得一些工作人员找到了企业内部控制管理制度的控制，进行个人利益的谋取，对公司的健康发展产生不良的影响。

（三）公司各部门之间的交流和沟通不畅

制药企业一般都会有自己企业内部的信息管理平台，企业的内部信息和相关的数据都会在平台中录入展示，这样不仅提高了生产和发展的效率，更能够优化企业内部的管理结构。但另一方面，平台的建设，让企业内部各部门之间的联系不再密切，各扫门前雪的现象极为严重，导致了一些中间地带的工作无人认领，加大了内部控制的问题。同时，加之风险意识不强，导致许多部门的编码文档未及时更新。检查项目是否有收入时，系统代码标识失败，系统不能入库。仓库管理员只能手动输入存在的偏差等等问题，在每月末的存货核算和存货报表中就会出现数据错误和缺失等问题，影响了财务数据的真实性。

（四）粗放型管理导致存货管理方面存在漏洞

制药业原料和药材的来源和质量直接关系到药品的安全，对药品关键供应商的控制至关重要。制药企业对采购选择的原料供应商的要求是极为严格的，供应商的药材来源有明确的出处。同时，制药企业每一次的采购都是大批量的采购，这样一定会对库存成本增加压力，企业想要缓解这方面的压力，首先加大了生产，提高了原材料的变现能力和价值的实现。因此，在供应商选择模型中，管理层倾向于考虑库存价格与质量的效率比。这种想法在短时间内可以增加企业的经济效益，但从长远来看，这些供应商更有可能出现质量参差不齐和交货延迟的情况。长期供应单位、交货日期和地点的不确定性将给企业仓库的库存管理带来压力。

四、制药企业存货管理内部控制完善措施

（一）在存货采购环节进行风险控制

制药企业可以根据部门制定的生产计划，通过系统OA将信息传递到仓库。仓库管理中心在盘点现有仓库库存时，将生产所需的原料通知到采购部门，采购部门制定相关的采购方案，在采购的过程中，采购部门需要将采购信息及时的额上传到企业的内部信息平台中，与其他部门共享数据，以此保证采购过程的真实性和及时性，让采购过程变得透明，利于企业内部控制和监督。原材料的供应商应在公司合作的企业中进行择优选择，并将申请提交给部门主管审查采购人员的准备情况，由部门主管审批后进行项目的审查，同时制定采购的要求和相关的计划主，这一过程需要企业内部的审计人员共同参与，找出是否参与欺诈交易和虚拟客户，或请购说明书不符合采购计划的现象出现。购房单价高于往年，需经主管批准。采购活动可以进行;公司请购单按数量填写，采购合同完全由采购部门保存，请购文件和合同保存在安全的地方，供今后审查。

（二）在存货入库环节进行风险控制

庫存货物到达工厂后，仓库管理人员和质检部人员根据采购经理提供的采购清单对运输司机的卸货情况进行监督，并确认库存货物的状态。在采购订单上，将供应商药品的原密封加盖仓库。确认后，仓库经理签字，进入等待区进行检查。以贵州百灵制药有限公司为例，质量监督部的工作人员对监督区的存货质量进行监督。发现村子的问题，会及时的与采购部门进行沟通，找到问题的原因并尽快处理，以此确保不会影响企业的正常生产。如果问题是由于供应商导致的，应及时的与供应商联系补偿、退款、扣减额等方式处理。在货物通过验收检验的质检部门，仓库管理人员应在数据仓库的基础上存放货物。入库的相关手续办理完成后，应及时的给予供应商进行结算，供应商提供的财务联合订单、发票（或其他手续）应转移到财务处进行检查。仓库管理员应保管仓库收据，仓库信息操作员应及时记录仓库数据和信息[1]。

（三）完善制药企业内部的组织结构

质量检验单位对生产线上的不合格品和成品废料的确认完全负责。很多制药企业生产部门的报废率和工作人员的绩效有直接的联系，部门的负责人会故意压低生产线上产品的报废率，以此提高部门的绩效奖金。质量检验单位与生产部门同属一处，同样有经济利益联系。所以，制药企业的质检部直接由公司高层领导，独立承担药品质量生产的全部责任。质量监督部门不仅要对生产线上的药品质量进行监督，还要进行检验、检验等一系列检查，并接受仓库的原材料库存、退回、处置、储存、运输和销售等等方面。在库存安全的每一个关键控制点，质量检查人员都是必不可少的。质量监督部门的工作人员的独立性非常重要，同时，也需要对监督部门的工作人员进行专业方面的提升和职业素养的培养，以此来提升监督的合理、准确，在公正的情况下对每一项产品进行合格的检验。对于生产车间的废品率，公司应建立完整的生产体系，质量监督部门是其中的重要组成部分。成品、原材料、半成品仓库由于存放不当导致的损坏需要及时的与仓库管理部门还应与质量监督人员联系，由质量监督部门签署废物表格，可取消监督和报废过程;质量检验部门还应对不合格的产品进行召回等措施[2]。企业应与仓储生产部门同时开展质量监督工作，建立健全质量检验部门的规章制度，保证部门的独立性，为企业的核心利益提供保障。

（四）建立科学合理可行的仓储管理制度

以贵州百灵制药有限公司为例，企业建立了标准单体对中草药仓库和特定储存要求，以确保中草药的药效符合国家GMP有关规定，但对于中草药而言，每种中草药的最佳保修期，都存在很大的差异，例如，陈皮干和干橘皮同属一种传统的中药，但柑橘皮贮藏时间越长，其自身的价值就会越高，但同时，对库存储藏的条件要求也颇高。所以，如果将原料分为单一低温储存和冷藏储存，很容易造成原材料使用上的混乱和高价值中药的流失[3]。针对这一问题，贵州百灵制药有限公司在重要原料库存方面进行了细致的分类，同时，制定了库存价值评估管理的相关方案，对具有较高要用价值的重要进行库存管理的投资。在分类仓库中，从常用的中草药中分离出来，可以减少中药在贮藏、收货和收货过程中的无形损失。制药企业有多种原料和药材。在日常的接收、分配和仓储管理活动中，企业需要借助性格的管理系统的应用，将ABC库存管理方法引入到企业管理之中，对生产原料及相关的中草药的价值进行分析，并进行分类储存，同时，重点关注高价值的原料库存管理内容。

（五）加强企业内部控制的监管

制药企业在设计和实施完整的库存内部控制体系的同时，应建立配套的内部控制评价体系，确保内部控制系统的设计和实施。库存内部控制评价体系一方面，需要保证库存内部控制计划的全面性、合理性和有效性。制药企业内部控制评价系统应涵盖公司库存活动的所有过程和控制节点，并确保在公司内部控制系统中考虑每个风险点。合理性是指库存内部控制的设计是否适合制药企业的行业特点。风盘存过程控制点的设计能否应用于制药企业的库存，能否严格防范风险，能否有效地实现内部控制系统。库存内部控制自评表的内容应考虑库存管理周期中重要的控制风险节点。通过自我评价，企业可以及时发现管理过程中的内部控制缺陷。在评估库存内部控制的过程中，员工应遵循公平、公正、客观的原則，如实评价内部控制的实施情况，找出问题的根源，并根据具体情况研究实现其最终责任人的具体程序。充分发挥库存内部控制自我评价的作用。

五、结束语

库存内部控制是企业内部控制体系的重要组成部分。它对提高企业管理效率起着至关重要的作用。设计并有效实施一套全面的库存内部控制系统，可以帮助企业实现利润最大化。作为世界上人口最多的国家，中国医药产业具有巨大的市场潜力。近年来，医药工业发展迅速。在扩大市场规模的同时，制药公司也在为群众承担药品安全的责任。对于制药业来说，库存是药品安全生产和储存的最重要因素。如何有效、合理地控制库存周转成本，掌握库存的存在状态，使库存能够创造出更好、更快、更高的福利企业，库存管理是企业内部控制的目标，企业管理者的环节需要特别注意。

参考文献：

[1]杨程.浅谈医药制造企业存货管理[J].中国集体经济，2018（12）： 141-142.

[2]周永梅.医药行业全面成本管理研究[J].首席财务官，2013（04）： 76-77.

[3]陈晓娟.制药企业存货管理内部控制研究[J].广东蚕业，2017，51（05）： 85.