计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用

黄宁

档案管理工作内容繁多，管理人员在工作中灵活运用计算机能够在规定的时间内高效率完成归档、整理、分类等工作，并依据需求快速传输档案文件。此外，在保存档案时，按照规定利用计算机加密档案，设置密码，未经授权获取密码无法获取档案资料，提高档案管理的严密性，防止档案丢失而造成损失，可见，档案管理工作中运用计算机信息技术是十分重要的。

一、计算机信息技术在高职院校档案管理中的作用

（一）提高档案的严密性

早期，纸质的档案由于保存时间较长，致使页面泛黄，字迹不清楚，导致很多珍贵的档案无法保存下来，并且，经常出现档案丢失的现象，影响到档案管理工作的质量。而出现此类问题的原因则主要在于档案管理工作量繁重，一时间难以快速核对档案数量，很容易丢失档案，使档案内容被泄露出来，造成损失。现如今，计算机信息技术被广泛用于档案管理工作中，管理人员在整理档案文件时，利用计算机建立档案数据库，将电子版的档案保存在数据库中，不仅方便查找，同时还能够提高档案保密度和安全度。要想调取档案，必须通过密码验证，才能登陆数据库，找到档案、文件、各类资料，如果密码输入错误，将无法获取档案内容，在一定程度上提高档案的严密性，防止出现档案被盗取的现象，起到保护档案的作用。因此，管理人员利用计算机管理档案工作更轻松，更高效，可针对不同的档案分类保存在相应的文件夹和数据库中，确保档案内容完整，完好，提高档案的严密性、安全性。

（二）提高归档效率

档案类别多，数量大，依靠人力将难以快速分类整理，导致档案管理工作进度缓慢，效率低下。在实际的工作中，为了改变这一管理现状，管理人员应积极学习运用网络技术、计算机信息技术，灵活应用计算机的功能，快速归类档案、文件，用计算机高效归档、分类、整理、搜索，查找到档案的类型，点击相应的文档，将电子版的档案保存在计算机系统中，提高档案管理的质量[1]。可见，计算机信息技术相对于传统的管理方式，优点非常多，从而使管理人员感受到管理工作非常轻松，在工作中利用计算机节省时间，高效率归档，并将不同的档案信息压缩之后，备份保存，防止档案丢失。由此可知，计算机方便办公，便于管理人员整理档案，整理过程中在搜索一栏输入关键词，显示档案的类型，根据不同档案的类型，归类储存，以便于日后查找和使用，整个过程中自动化、先进化，不仅减轻人力负担，同时也提高了档案管理工作效率。

（三）方便检索和储存

不同档案其信息也不同，在实际的工作中，如果不注重分类，将导致档案信息混乱，日后查找难以快速找到所需的档案。因此，在进行档案管理工作时，首先，应明确档案总量、信息内容、类别，清楚之后，利用计算机信息技术的功能检索档案信息，主要目的是为了方便储存电子版的档案，日后查找档案，只需输入时间、关键词即可快速找到档案，方便查找档案信息[2]。其次，利用计算机能够解决储存不足的问题，过去因档案越来越多，占地面积越来越大，从而没有足够的地方摆放档案，而运用计算机信息技术，将档案信息压缩到文档中，自动化完成压缩和存储工作，整个过程高效、快速，節省大量的时间，显著提高了工作效率。此外，还可以制作档案二维码，扫描即可获取档案信息，以及查阅档案数量，方便管理人员检索、查找、保存更多的档案信息、文件等等。新时期管理人员应紧跟时代发展的步伐，利用计算机信息技术功能检索、储存档案，有利于提升档案管理实效性、有效性和管理水平[3]。

（四）快速传输档案

近几年，高职院校投入资金，引入大量的计算机信息技术，以供档案管理人员整理档案。通过完善硬件设施，能够方便管理人员快速传输档案、分类档案。而计算机信息技术、网络技术便于传输档案文件，整个过程中管理人员只需点击档案管理系统，查找到所需的档案和文件，即可选中发送给各部门，而过去需耗费时间先找到档案，之后，送到各个部门，流程复杂，时间长，经常耽误各部门使用档案，也会影响管理人员工作情绪，致使管理人员对工作失去自信心。在新时期，管理工作中利用信息化管理系统，快速传输档案，发送文件、信息，通过计算机与各部门加强沟通，了解所需的档案，提前查找，批量发送，高效率完成档案传输工作，轻松完成工作，不仅增强其自信心，同时也提高管理工作质量和效率[4]。

二、计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用

（一）运用档案管理软件

现如今，地方高职院校档案管理人员在工作时普遍运用计算机信息技术，改变了工作方式，创新了管理方法。在工作中运用档案管理软件可以快速录入档案信息，还可以上传档案、下载档案文件、查处档案数量和保存的位置等等。将软件应用于档案管理工作中，方便管理人员随时上传档案点击保存，即可储存更多的档案信息。此外，管理人员可以利用软件在线与其他管理人员沟通，随时交流遇到的问题，共同商讨，一起解决，推动档案管理工作高效、顺利进行。可见，工作人员在管理过程中灵活运用软件整理档案、查询档案总数、核对档案数量、备份档案、打印档案内容等等，说明开发的档案管理软件各个模块功能非常之多，在实际运用中较为方便、便捷，使管理人员轻松完成管理工作，并提高计算机应用能力、工作能力、管理效率[5]。

（二）用计算机设置档案获取权限

计算机信息技术不仅给管理人员提供了便利，同时也为档案管理工作提供了安全保障。在实际运用中能够加密档案文档，而过去因管理工作繁重，很容易疏于整理档案的数量，经常出现档案丢失和信息被泄露的现象，后果很严重。新时期，管理人员运用计算机信息技术，应安装防毒软件，并用加密处理技术，设置档案权限和密码，防止黑客盗取档案信息，达到保护档案的目的，做好保密工作和档案管理工作。如：整理高职院校学生个人信息和学籍档案时，其档案内容包括个人重要信息，管理时工作人员应利用计算机设置密码，并获取权限，发挥计算机保密功能，起到双重保护的作用，提高档案的保密性，确保保存在计算机中的档案完好，需要调取档案内容时，必须通过密码验证、获取权限，这样才能登陆档案管理系统查找到档案，提高档案信息密封性、完整性、保密性。

（三）用计算机快速整理档案

在实际的应用过程中，档案管理人员应输入档案关键词，点击查找，显示档案类型，根据档案类别，分类整理，以电子版的形式保存在相应的文档和文件夹中，不同文件夹中保存不同的档案，诸多的档案分别命名为不同的名字或者编号，以便于分类、查找。保存电子版档案非常快，无需耗费时间整理纸质版档案。利用计算机搜索档案，快速呈现档案类型，依据档案的特点和类别分别保存到不同文档中，整个过程中高效分类、整理，节省更多的时间用于整理其他文件、资料等等，在短时间内，管理人员就可以完成档案分类工作，必然会提高档案管理工作效率。因此，在管理档案时，要重视运用计算机信息技术的各个功能，能够高效分类诸多的档案，以便于管理人员分类保存档案，促进档案管理工作高效率完成。

（四）运用计算机资源共享

过去管理纸质档案，使用档案时，管理人员要在档案室查找、翻阅，不仅浪费时间，同时难以快速提供档案，并且，很难实现资源共享。现今，计算机信息技术、互联网技术快速发展，高职院校应高度重视，要求管理人员必须学会用计算机，按照要求利用计算机进行资源共享，从而随时根据需求，将档案信息发送给所需部门。利用计算机发挥信息技术的作用，随时调取档案信息，不仅可以核查档案信息是否属实，同时也能够资源共享。计算机具有查阅、共享等功能，运用过程中按照规范化的步骤先登录档案管理系统，之后，查询档案，找到档案后，将档案共享给各個部门。新时代下，运用计算机信息技术管理、共享档案已经成为一种必然趋势，对于提升管理人员共享能力、管理能力十分有利。

三、结语

综上，高职院校档案管理工作中管理人员应与时俱进，学会运用计算机信息技术整理大量的档案，将纸质档案的内容，上传到档案管理系统中，方便分类整理电子版档案，从而随时检索、储存、查找、传输。另外，还可以运用档案管理软件归类档案，以及设置档案权限和密码，并利用计算机功能资源共享。计算机信息技术具有实用性、先进性，有利于提升档案管理水平，并提高档案管理工作效率。

[参考文献]

[1]高 鹏.计算机信息技术在现代地方高校图书馆档案管理中的应用[J].中国新通信，2019，21（03）：81.

[2]胡 欣.计算机信息技术在医院档案管理中的应用[J].中国卫生产业，2019，16（02）：16-17，20.

[3]康 璐.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2018（20）：127.

[4]秦晓磊.计算机管理信息技术在地方高校实验室管理中的应用[J].信息系统工程，2018（09）：72.

[5]李 勤.地方高校图书档案管理中计算机信息技术的应用探究[J].科技创新导报，2018，15（23）：237-239.