高校档案信息化建设的安全问题与完善策略研究

2019-08-13刘晓蕾

中国管理信息化 2019年12期

刘晓蕾

[摘要]随着信息化时代的到来，互联网技术发展迅速，信息技术被广泛应用于各个领域，各行各业都陆续采用了网络信息化经营模式。大数据背景下的信息化已经逐渐改变人们的日常生活、工作方式、学习方式，甚至是出行方式。信息化带来利益和机遇的同时，还带来了更大的挑战。高校档案作为普通高校和专职高校中最宝贵的资源，是高校教育发展、合理规划制订学生培养计划的重要依据，在信息化的冲击下，高校档案信息化建设快速发展，但高校档案信息化建设的安全问题不容忽视。本文就高校信息化建设的安全问题进行深入探讨，并提出切实可行的策略，旨在为相关研究提供借鉴。

[关键词]高校档案;信息化建设;档案信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.073

[中图分类号]G270.7;G647.24[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）12-0-02

0 引言

檔案指人们在日常各项社会生产生活过程中直接形成的各样形式的、具有长久保存价值的原始记录。进入21世纪以来，档案的保存形式从纸质记录为主向数字化保存形式转变。在大数据时代，传统的记录留档方式已不能满足时代发展和用户的独特需求，信息化是各行各业的必然变革途径。近年来，在社会主义市场经济的“冲击”下，电子信息技术得到了快速发展，网络信息技术在发展潮流中占据了绝对优势。自2002年《全国档案信息化建设实施纲要》正式颁布以来，高校档案信息基础设施不断完善，档案信息资源得到了充分利用和开发。但是，在全国招生中存在一个不容忽视的问题，即在各个职业院校和普通高等院校中都会实行提前单独招生、对口招生以及普通高校招生和注册入学等多形式的多元化招生入学形式，且在招生过程中，招生形式多样化，录取的种类不断增加，再加上外国、外省交流生的加入，使高校学生档案信息的整理工作量与日俱增，给档案信息管理人员带来了极大挑战，在档案信息管理方面出现各种各样的问题。

1 高校档案信息化建设的现状和困境

高校的发展可以追溯到上千年前，主要是从德国、英国等国家最早发展起来的。但是，中国现代高校的起步较西方国家晚很多，底蕴虽浓厚，但管理模式却不尽合理，再加上未能充分利用大数据信息时代的特点，导致我国部分信息化管理稍有欠缺，尤其是在高校档案管理方面，档案信息管理化起步较晚，相关机构重视程度不够，相关技术和仪器设备比较落后，前期基本靠进口西方发达国家，近期才拥有自主创新的仪器设备，缺乏档案信息化管理专业人员。

1.1 档案信息媒介、载体过于单一

虽然现在已经是高度发展的信息化时代，但是受到各种因素的影响，大多高校档案室还停留在纸质存档、保存安全性较低的光盘存档、录像存档，并未充分利用高效的现代信息化技术。在高等院校中，档案信息化建设普遍存在以下问题，原始档案质量低，极易在储存和搬运过程中被损坏;采用原始档案进行信息储存，待整理的档案信息繁多。

1.2 档案信息化管理缺乏完整的理论体系

高校档案信息化建设过程存在严重的认知误区，目前，高校档案信息化建设并没有形成一套完整的理论体系，在建设过程中没有理论依据，做不到理论指导实际行动，在实际行动中容易找不到方向。高校档案信息化建设没有一个国家统一制定的准则可以借鉴，导致在具体的实施过程中只能摸着石头过河，同时，高校档案信息化建设总体存在缺乏标准化和安全化以及预测前瞻性，并不能准确把握未来发展进程。高校档案信息化管理制度明显滞后，管理协同化以及项目化等多方面的发展趋势涉及众多管理主体之间的相互沟通和相互协同，需要在管理层面予以正确高效的制度引导，但从目前的高校档案信息化制度建设的现状看，高校档案信息化建设的管理制度缺乏创新。目前，高校档案信息化的管理制度一直沿用中国高校传统管理制度，但随着高校档案信息化建设的不断推进和档案业务的多元化发展，档案管理的标准、规范、要求等都随之变化，滞后的传统高校档案管理制度将无法满足现实工作的要求，甚至阻碍档案管理工作。

1.3 高校档案信息化建设缺乏专业性的管理队伍

由于受到传统教学、办学思想的影响，高校档案管理工作一直得不到高校领导以及地方相关部门的足够重视，经常出现人员空缺，往往选取高龄、离退休人员兼任档案管理工作人员。这些临时配置的工作人员往往都不是专业性的档案管理人员，缺乏丰富的专业知识，缺乏工作热情，降低了高校档案管理的效率和质量。

2 高校档案信息化建设的必要性

在信息化的背景下，高校档案信息化建设迫在眉睫，是信息时代发展的必然需要。随着科技的日新月异，互联网的持续更新，再加上与日俱增的档案信息工作量和档案保存信息种类的多样性，传统方式的高校档案建设早已不适应当今时代的发展要求，转换并加强高校档案信息化势在必行。

3 高校档案信息化建设过程中的安全问题

3.1 存在的安全风险问题

虽然传统的高校档案管理工作量大、保存困难，但能够较好地保障档案信息化的安全，因为传统高校档案信息建设，在搜查和整理档案资料的过程中，基本上每一个环节都需要单位盖章领导签字，在档案生成和调用环节比较安全可靠。在高校档案信息化建设过程中，档案信息搜集和整理变得简单，但是档案信息的真实性以及合法性得不到充分保证，由于档案信息调用简单，导致信息化后的高校档案信息极易被复制和修改。在一定程度上影响了高校档案信息的真实性以及合法性，从而给高校档案信息化建设带来了一定的安全问题，对高校档案信息化建设造成不小的困难。

3.2 信息管理环节的安全问题

传统的高校档案信息储存大多利用纸质、光盘和录像带等储存手段，而档案信息化建设则使用以互联网为联通媒介的计算机。高校档案信息资料通过互联网进行传输，在传输过程中不能很好地保证高校档案信息的安全。特别是那些要求较高的档案信息，如果没有做好充足的保密工作和网络信息安全工作，那么将面临档案信息外漏或被窃取的风险。在高校信档案信息化管理过程中，仪器设备老化和软件更新交替问题频繁出现，受到仪器设备使用寿命、软件更新交替以及软件硬件的兼容问题影响，如果不能做到记事备份和更新，可能导致高校档案信息丢失，造成不能挽回的损失。

3.3 人為操作安全问题

无论是传统方式的纸质储存档案信息还是大数据时代背景下的档案信息化，都离不开档案管理工作人员的人为操作和人为管理。在高校档案信息化建设过程中，尤其是在高校档案信息搜集和整理过程中，主要通过人工录入和扫描仪扫描存档，而在整理过程中更多的是人为操作。在工作过程中，可能会因为工作人员专业知识不足、安全意识欠缺或工作责任热情不高等一系列原因导致高校档案信息错误、丢失等问题。其中最重要的一个安全问题是高校档案信息化管理后，档案管理的账号及密码基本都是相传、互通、共用，这为高校档案信息带来极大的安全问题。

4 高校档案信息化建设中解决安全问题的策略

4.1 加强高校档案信息化建设宣传

在高校档案信息化建设过程中，只有各个高校领导重视档案信息管理工作，才能确保高校档案信息化建设顺利进行。高校档案信息化建设不可能一蹴而就，因此，高校需要加强档案信息化建设的宣传工作，端正学生、教师在信息采集和整理过程中工作态度，确保高校档案信息采集的真实性以及合法性。

4.2 做好网络信息的安全保障工作

高校档案信息化建设虽然可以有效提高高校的档案管理工作，但是互联网也为档案工作的安全性带来了一定的威胁，因此，要做好高校档案网络的安全保障工作。增强高校档案管理工作人员的安全意识，定期培训管理人员的专业技能和网络使用技能，定期查杀设备病毒等具有威胁的插件、软件，确保档案信息的完整，避免因失误操作引起的不必要的损失。

4.3 开展基础设施建设

高校档案信息化建设离不开电脑等仪器设备，完善高校基础设施建设是高校档案信息化建设的重要基础。因此，确保档案管理部分资金的充分运转，为档案前期构建以及后期维护提供保障，同时，高校应合理分配档案管理设备，避免设备重复建设、过度投入等问题。

4.4 其他完善策略

高校应加强档案信息化管理的制度建设，要在“信息化环境”和“档案业务多元化”的发展中找准平衡点。提高档案管理人员的入职标准、提高档案管理人员的待遇、激发档案管理人员的工作热情、重视数字化馆藏资源等，从而推动高校档案信息化建设长远发展。

5 结语

高校档案信息化建设是适应大数据时代潮流发展出的产物，在推动高校档案管理、适应时代发展方面具有独特意义。在合理使用档案信息化的同时，需要更注重档案信息的安全问题，做到防患于未然，为持续高效提升高校档案信息化建设提供保障。

主要参考文献

[1]赵丹.浅谈高校档案信息化建设[J].中国管理信息化.2018（11）.

[2]梁静.高校档案信息化建设现状分析[J].产业与科技论坛.2019（18）.

[3]卓玛吉.高校档案信息化的优势和风险分析[J].数字兰台.2018（10）.

[4]温静.论高校档案信息化安全[J].新西部.2019（1）.

[5]白海珍.高校档案信息化建设的影响因素分析与完善对策[J].才智，2017（8）.