基础工作在现代档案管理中的作用分析

王宝

【摘要】随着社会的不断发展和科技的不断进步，目前我国的档案管理基础工作已经成为社会关注的重点，如今的基础工作系统在一定程度上受到很多外在因素的影响，像是具有强烈的辐射、种类繁杂或者是工作人员的因素等。所以为了加深对档案基础工作的认识以及发现目前档案工作中的不足，笔者结合应对措施，对相关工作进行深入探讨，从而有效提升整体档案工作水平。

【關键词】档案管理;基础工作;现代档案管理;作用分析

随着我国经济的迅速发展和社会的不断进步，现在我国的档案管理已经逐渐向标准化以及规范化的方向发展。据研究结果表明，当前的档案管理工作在现代档案管理工作中占据了十分关键的位置，假如出现差错，会使整个档案系统受到影响。与此同时，严重阻碍了档案管理工作的顺利进行，为了充分发挥档案管理的作用，必须要不断完善和提升自身水平以及发展能力。

一、档案管理基础工作面临的挑战

（一）对档案管理基础工作的重视程度严重匮乏。目前很多工作单位严重忽视了档案管理基础工作这一个环节，更为严重的是，有很多单位由于档案管理不当出现了很大的漏洞，比如信息的丢失，在一定程度上直接影响了工作人员的工作情绪。档案管理基础工作是否具有一定的规范性，还将会直接反映出单位的日常工作秩序。但是目前仍然有很多单位对这项工作没有足够的认识，觉得这项工作不会直接影响单位的工作质量，所以没有专门安排工作人员对档案进行有效的管理，因此有时会出现信息缺失的现象，阻碍了工作的正常进行。

（二）档案管理人员不具备较高的职业素质。在如今的社会中，大多数单位档案管理人员年龄偏大，而且在结构上缺乏一定的合理性，严重阻碍了档案管理水平的发挥。首先，由于档案管理人员的年龄已经偏大，对很多档案知识不能够熟悉记忆和理解，更不能熟练应用档案管理系统，在接受新知识上也有困难，这样直接影响整体的档案管理质量。其次，现在很多档案管理人员只是一味的将信息进行存储，根本毫无规律，因此能够看出这样的档案管理人员在一定程度上明显缺乏专业知识以及管理能力。随着社会的不断进步以及信息时代的到来，现在很多档案管理越发现代化，无论是在规模上还是信息系统上都有了一定的转变，档案管理人员不需要特别费力对信息进行存储和查询，只要管理人员能够将相应的存档和搜索技术熟练掌握，那么将会很快实现档案管理的信息化，并且提升档案的应用率和搜索率。

二、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

（一）有效促进档案管理的标准化和规范化。现代档案管理的主要作用就是提高档案管理水平，而档案的管理基础工作主要就是对相应的信息进行分类、整理和归档。可是如今大多数单位对此项工作缺乏重视，有很多的无用档案一直存在，并没有及时进行清理，这严重阻碍了档案管理工作的顺利进行。在正常的情况下，作为工作人员早该将一些旧档案进行及时清理，并且将有用的档案与新的档案进行相应的组合，这将在一定程度上使档案管理水平和工作效率明显提升。另外档案的管理是否具有一定的标准化和规范化和档案的应用搜索率是有着密切关系的，所以合理地实行档案基础管理工作将会在原有基础上加速档案管理水平的规范化以及标准化。

（二）保证了信息的真实有效性。在档案管理工作中最为看重的就是其信息是否具有一定的真实性以及有效性，并且这个主要是受档案信息分类的影响，由此可以看出档案分类在整个工作过程中占有十分重要的作用，同时也为档案管理的查询工作提供了相应的便利。认真做好档案管理的各项工作，同时也加强信息技术的合理应用，这样在一定程度上会加速人员对档案信息的搜索和使用。所以可以看出，如果想要准确获得自己想要的信息，那么必须要做的就是对档案信息进行相应的分类管理，而且所输入的信息必须要能够保证其准确性，而且还要做好一切补救措施，出现错误时能够及时进行解决。

（三）加强了档案的应用效率。档案管理基础工作水平的提高有利于日后档案应用效率的提高，同时还能使档案内容在分类上更加准确，在一定程度上提升了整体的档案管理水平，并且在信息处理方面，它会首先将重要的信息进行优先处理，之后依次处理次要信息，这样能够帮助工作人员筛选出具有重要价值的档案信息，加强了档案的应用效率。另外，当存入档案的时候，必须要对其相关的档案检索进行完善，这样方便对日后相关档案信息的查询。

三、结束语

总而言之，在如今科技发展的新时代，档案管理基础工作也将变得越来越现代化，在很多企业中，档案管理工作逐渐被重视起来。而且档案基础管理工作能够有效促进各个单位工作质量的提升，同时也加速了经济社会的发展。

【参考文献】

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[2]邓滨华.试析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2017（10）：324-325.

[3]贾茹.档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用[J].办公室业务，2017（24）：131.