高校办公室行政人员档案信息化安全管理策略

尹小莉

【摘要】随着社会信息化进程逐渐普及，较为重要的档案安全工作逐渐受到重视，并逐渐由过去的纸质档案转化为信息化的电子档案。虽然有高校办公室行政人员的共同努力，但现今档案安全工作仍存在部分问题有待完善，本文针对相关问题中的档案保存管理问题、资料查阅问题、制度完善问题进行探讨，并通过提出解决的策略，以期对信息化电子档案的安全管理能起到一定的积极作用。

【关键词】档案;信息化;安全;管理;策略

随着时代的发展，越来越多的纸质档案通过数字化加工进行信息化，科技发展为工作、生活带来便捷性的同时，档案信息化也随之迎来了新的挑战，其中档案信息的安全管理面临着巨大的风险挑战。为了帮助高校办公室行政人员在面临挑战时能够更好地抓住机遇，解决问题，本文对现存的档案信息安全问题提出见解，为档案信息安全管理工作贡献一份微薄之力。

一、档案信息安全的现存问题

（一）保管问题。虽然档案信息化在一定程度上便于对档案资料的管理，通过信息化的档案资料，不仅便于管理存放，还避免了纸质档案容易出现的损坏问题。即便如此，在档案信息化时，相关人员的媒体技术并不稳定，这在一定程度上制约了档案信息的保存，对相关档案信息的保存带来一定的风险因素。作为新型信息技术，档案信息化的保管风险随着其逐渐提高的利用率同步提升，故而随着发展，信息化档案数据资源的保存管理工作往往比纸质档案信息资源的保管面临更大的风险挑战，档案管理人员业务不精导致的一定问题，主要是由于部分资料管理人员的专业素质与工作能力欠佳，导致其对档案信息的分类与数据信息的管理不当，使得在相应的档案管理工作中存在漏洞。多数管理人员在对档案进行管理时仅进行日常式的软件杀毒和数据备份，缺乏其他的保护措施，往往使得其在遇到突发情况时不能有效解决，甚至导致操作失误或遭到人为攻击，档案信息化的安全性受到严重威胁。

（二）查阅问题。所有档案信息都是为了使用，虽然档案信息化能在一定程度上便捷使用，然而在相关使用过程中往往存在一定问题，使得在相关档案资料的调取使用时往往不能确保相关行政人员档案资料的安全性。查阅相关资料的程序不规范，如个别工作人员在查阅档案信息时由于对信息资料不重视，往往与其他文件一起随便放置，大大降低了档案信息的安全性。亦或者在进行查阅时进行涂改或者较长时间不予归还，不仅导致了较大的安全风险，也不利于对相关信息的利用。

（三）制度问题。现阶段单位内部相关安全保护制度尚不完善，如档案数据管理维护的相关制度、网络数据与信息设备维护与使用的相关制度。往往由于这类相关制度不完善，以致相关员工无法进行严格的安保工作，导致出现档案信息安全风险。亦或由于没有明确的制度说明，使得在使用、维护过程中造成信息设备的损坏或网络数据的遗失，尤以相关人员的失误操作最为严重，没有明确规章制度使得工作人员进行盲目处理，往往会对档案信息造成较为严峻的问题，如感染病毒、信息损坏。

二、档案信息化的安全管理策略

（一）保管时的安全策略。将档案数据信息化方便携带管理，相关信息可以储存于光盘、U盘等载体乃至于手机等移动设备中，不仅便于存放保管，也有利于对其携带使用。同时，信息化后的档案数据作为电子文档还可以通过网络传输，便于他人的查阅利用。在对电子文档的保管中，要注意对其进行归档处理，并在归档时对文件相关的软件、说明、目录等进行整合后统一归档。而在进行归档时，由于从纸质文档变为电子文档，彻底改变了传统的归档方式，这更需要通过建立一定的管理制度，以更好地对归档管理工作进行监管，以确保电子文档归档时的安全性。同时，电子归档方式也较为多样，大致分为物理归档与自动归档，自动归档往往是利用计算机自身设计的逻辑方式进行快速归档，可以确保归档工作的高效性。而物理归档则是将电子文档转移至其他载体，通过对该载体的归档工作代替文档归档工作，这种做法一般有着更好的安全性，即便电脑网络等发生问题，已归档的文件由于储存在载体上因而不受影响。此外，管理人员也要对所需销毁的电子文件加强重视，销毁相关文件时要对需销毁文件进行编制，并请求上级经过批示后进行统一销毁工作。而在销毁重要文件时，若其所存载体上的痕迹难以清除，则相关载体也要一并销毁，确保所销毁文件不留历史痕迹，在相关过程中还要委派相关工作人员进行监管，保证銷毁销毁工作进行时相关档案信息的安全、保密性。

（二）查阅时的保密策略。不仅档案管理人员要重视相关档案信息的保密工作，高校办公室行政人员也要对数字档案信息加强重视，并重视在相关网络查阅系统的账号安全，防止出现盗用、冒用账号而致使档案信息泄露。同时单位也要对相关工作人员设立一定制度，既确保档案信息的安全，也加强相关工作人员对档案信息安全的重视。并且要禁止用非工作单位的媒体设备对数据查阅系统登录与使用，既提高了信息化档案的安全性，以便于管理工作人员和对突发情况进行及时有效的处理。还要防止相关人员的非法查阅，对工作人员加以管理，除业务档案外的相关档案信息不允许在单位外部进行查询，同时也要禁止工作人员对于档案资料的外传，尤其是相关涉密档案。同时对于行政人员以外的其他人员查阅要严格管理，如非工作人员未经许可禁止查询单位所有档案信息，对于相关档案资料的查阅工作要经过上级管理部门授予访问权限。可以改变过去工作人员的固定账号查阅模式，采用上级经管的临时账号，进一步维护相关信息档案的安全。此外，针对不同档案数据设置完善保密等级，也可采用老员工保密登记较高的方式，提高员工积极性。通过完善的保密等级将更进一步方便相关人员进行调阅，并可以保密等级为基础设查阅条件，以给予保密等级较高的文件最高的安全措施。此外，对原有纸质文档的管理也要严格，确保纸质文档与电子文档两方面查阅均不出现安全风险。

（三）相关制度的完善措施。完善单位内部的相关安全管理制度，才是保障所有档案安全的有效措施。现阶段档案信息化问题频发，往往是相关制度不完善的体现。要对档案管理工作定下更细致的制度条约，以确保档案管理工作严谨展开，相关制度需要对档案管理各方面的细微工作都能起到约束效果。此外对于信息设备的制度规定要参考相关的计算机操作规程，以此定制更具专业性的操作规范，杜绝工作人员出现盲目处理或错误操作等情况。同时对档案信息的载体要设立严格的管理制度，不仅要配备专门的保管人员，还要禁止通过介质进行对载体的外接，以细致严谨的制度确保档案数据的安全性。

三、结语

综上所述，档案信息工作固然要跟上时代的脚步，利用新技术提高工作效率，但与此同时也要提高自身对于新技术的利用能力，同时着重重视相关的安全工作。结合高校的实际情况，通过建设完善的网络管理制度，和对员工加以约束，确保档案信息的安全性、保密性不受侵害。在战胜新形势下挑战的同时，紧紧抓住随之而来的机遇，切实做好档案管理工作，对高校的蓬勃发展尽一份力。

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