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公安档案管理信息化面临的困境与出路

2019-08-01黄彦锋

办公室业务 2019年6期
关键词:困境与出路信息化管理

黄彦锋

【摘要】由于我国经济的飞速发展,公安作为人类社会中最主要的职能部门之一,在进行管理的时候,一定要更加专业化才能够保证公安的专业性。公安档案是工作人员在工作中积累的丰富的实践经验,在公安中占有非常重要的地位。因此,加强公安档案的信息化管理是未来公安的发展趋势。

【关键词】公安档案管理;信息化管理;困境与出路

公安档案管理工作的信息化建设就是利用计算机技术,将纸质档案转为电子档案,最终实现网上公安档案的信息资源共享。所以在现在的科技发展和建设中,公安档案的信息化建设,已经成为了必然的趋势,要进行信息化建设,公安档案管理工作才能够与时俱进,获得发展。

一、新时期公安档案管理信息化存在的困境

(一)档案管理人员的业务素质参差不齐。公安档案管理者和相关人员的专业素质能力出现不尽人意的现象,政策性方面的内容缺乏一定的指引和导向作用,专业技术性的工作更是要求较高,但是公安档案管理者往往专业素质能力较差,人员素质存在偏低的现象,导致管理效果较为落后。档案管理人员的素质能力较差,需要管理人员提升专业化的素质能力,对现有的管理给予高度的重视,才能使得公安档案管理紧跟时代的发展。公安档案管理人员由于岗位变动时有发生,将会使得岗位内容随时发生变化,导致人员业务素质能力高低不一,最终影响到档案的有效管理。

(二)档案管理的方法单一。公安档案管理由于人员变动较大,使得管理方法较为落后,导致管理上的难度较大,从而影响到管理。从传统的公安档案管理来看,很多管理方法较为单一,管理的效率较低,需要从方式方法上给予高度关注,并进行全面的改良与创新,才能使得管理达到一定的效果。实践中,公安档案管理还需要在方法上给予创新,注重方法的改进,但是就传统上的管理来看,很多方法已经不能与时俱进,缺乏管理上的统一机制,难以面对庞大的档案管理系统。高层领导者要注重给予高度的认识,注重加大人力、物力和财力方面的投入,注重建设相关档案管理的日常维护内容,才能使得档案管理更加高效。档案管理工作需要领导层给予高度的认知,需要加強相关档案的完整性,才能使得公安档案管理更好地发展。

二、公安档案管理信息化的出路

(一)重视档案管理。行政公安档案管理人员应注重将档案管理列入工作日程中,建立一些具有针对性的管理措施,从人员分配、监督考核等方面,开展具体规范的档案管理工作。在人员分配过程中,要注重树立档案管理人员的保密意识,适当进行保密教育活动,做好档案的解密划控与保管期限的明确工作,对文件进行销毁的过程中,要严格进行鉴定监督。在制定考核机制时,应结合行政单位的实际特点,通过升降级来对工作人员进行动态管理。参考国家档案质量的相关标准体系,积极实施符合自身档案管理需求的评价体系,明确档案工作的基本框架,为档案管理质量提供有力保障。

(二)完善管理机制,建立档案管理制度。公安档案管理机制是开展档案管理工作的重要保障,通过建立档案管理的各项制度,可以详细划分工作人员的工作内容,使工作人员能够按照要求积极落实档案管理工作。工作人员在创新档案管理的工作方法时,首先,应当建立健全档案管理制度,为档案管理工作提供秩序,使工作人员能够按照流程完成工作。其次,应当加强档案管理工作的落实力度,使公安档案能够实现制度化管理目标,提升档案信息的使用效率。最后,应当建立相应的奖惩机制,使工作人员能够积极开展工作,提高工作人员的工作质量。通过完善管理机制建立档案管理制度,可以给予工作人员明确的工作方向,使工作人员能够有序开展工作内容,提升工作人员的工作积极性,推动公安档案管理工作的建设发展。

(三)完善管理信息化建设。在信息化技术快速发展的今天,公安也开始提升管理的信息化水平,档案作为公安的重要组成部分,急需在工作过程中提高信息化水平,使其更好地满足管理服务需求,更便捷地为公安的发展服务,从根本上使得档案的使用寿命得到提高。信息化系统的应用,可以使档案提取的速度加快,通过网络使档案以数据的形式进行传输,弥补纸质档案在传递过程的不足,使档案管理更具有实效性。档案可以通过一些先进的科技设备,转化成电子资料,存储在计算机中,实现档案的纸质与电子版相结合的管理模式,更好地避免因纸质的破损导致的内容丢失。现代信息处理技术不仅可以将文字、图片转化为数据,更可以将声音、影像进行保存,使档案保存的水平提升,质量满足单位的需求。档案管理应不断顺应时代发展趋势,在公安信息共享平台不断完善的同时,将不涉及单位机密的档案发布至互联网上,创新档案管理模式,以更加便捷的方式满足社会需求,更好地服务于档案使用人员,实现资源的共享,为档案管理的发展创造条件,在工作效率提升的基础上,将档案的质量带入了一个新高度,丰富档案资源的使用渠道。

三、结语

综上所述,公安档案管理是一项重要的工作,伴随着公安事业的发展,档案的作用也愈发重要起来,公安应当更新观念,提高对档案管理工作的认识,结合自身实际,建立完善的档案管理制度,加大专业档案管理人员的培养,加快档案管理信息化建设,从而促进公安档案管理工作高效开展,更好地发挥档案在公安工作中的作用。

【参考文献】

[1]王晓晶.公安档案管理工作存在的问题与对策[J].企业研究,2011(8):43-44.

[2]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务,2016(10):102.

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