新形势下企业档案信息化工作的管理与利用

王芳 郭丽

【摘要】对于追求长足发展的企业来说，我们需要意识到企业档案信息化建设的重要性，不断探索企业档案信息化建设的趋势和发展现状，发现并应对企业档案信息化建设中存在的问题，遵循企业档案信息化建设的原则提出设想和对策，使档案管理工作在信息化时代中实现数字化、网络化的资源共享。

【关键词】企业档案;信息化建设;有效途径

一、信息化建设在企业档案管理中的应用价值

顺应科学是企业档案管理工作的必由之路，也是提高档案服务水平、加速档案管理的客观要求。科学的管理手段是保证档案管理工作顺利进行的源泉，是档案管理模式的重大革新。传统的档案形式都以文字记录的纸质形式存在，现在，由于电子计算机和现代通信技术的发达，档案信息资源的形式有了更高的发展，不再只是单纯的文字形式，还可以增加照片、图表、声像等形式，已多形式组合的档案信息资源形态，使档案信息图文并茂、生动形象，使人们对档案信息资源的内容一览无余、印象深刻。网络下的档案信息资源使档案资源可以不受时间、不受空间、不受地域的限制，在更高程度上实现了资源的共享，为档案利用者提供了更为便捷、高效的通道，提高了档案信息资源的利用率和共享性。

二、当前企业档案信息化存在的问题

（一）档案管理信息化意识薄弱。信息化的发展与大数据时代的来临，改变着我们的生活和工作方式。在信息时代，打破传统，转变思想新动能对档案管理人员是一项挑战。加上企业档案管理信息化耗费的资本较高，很多企業管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，从而降低了档案管理工作的水平及效率。

（二）档案信息存在安全隐患。在信息与网络技术突飞猛进的时代，一些具有高技术的网络黑客也随之活跃起来，黑客利用盗取的信息进行非法交易，企业重要信息不仅被泄露，财产安全也受到威胁。造成这方面的原因是企业和管理人员缺乏对档案管理工作安全重要性的认识，缺少有效的防护措施对档案信息进行保护。

（三）档案专业人才短缺。数字化、网络化、智能化对新时期档案管理人员提出了更高的要求，对信息化建设理解不够全面，缺乏系统的业务知识培训，仅仅具备文字能力和简单的计算机操作能力，已无法满足现代化的档案管理需求。因此，人才短板成为了制约档案管理水平跨越性提升的“拦路虎”。

三、实现企业档案信息化建设的有效途径

（一）统一管理凝聚合力，实现档案管理体系网络化。要制定确实可行的规划，认真研究企业信息化和管理变革、流程再造对档案服务工作的要求，统筹规划，加快档案信息化建设。将档案信息化纳入企业信息化建设整体方案，共建共享，创建数字化档案室，建立规范化、标准化、可共享的档案目录数据库和全文数据库。探求通过对企业各个管理层面、专业系统的档案资源深度融合、重组创造和共享开发，着力解决档案信息“孤岛”，实现档案网络化远程利用，提高档案管理现代化水平。要以企业信息技术平台为依托，建设档案资源管理服务平台，将职能重心从档案实体管理转向档案信息管理、知识管理，加速知识资产向企业现实生产力转化。

（二）强化档案数字化过程，提升电子档案管理安全化。档案安全是档案工作的生命线和底线，是档案管理部门的基本任务和第一要务，坚持把抓好档案资料和档案信息的有效管理和安全保护放在档案工作的首要位置。要树立牢固的安全防范意识，加强档案信息化管理安全体系的构建，加快纸质档案数字化过程，完善库藏结构，积极利用网络提供档案在线服务，实现电子文件的安全性、实用性、便捷性。并认真做好电子档案的异质备份，严格执行《涉密和非涉密移动存贮介质保密管理规定》等制度，坚持发挥科技创新的先导作用，为电子档案信息安全提供坚强的技术保障，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用。

（三）软件硬件一起抓，推进档案管理现代化。信息化条件下，电子档案分类管理、电子文件规范归档以及数字化处理对档案信息资源开发利用提出了新的要求。档案部门应积极适应云计算、大数据技术发展的趋势，规划与建设好数字化档案数据库，加快档案数字化进程。特别是针对档案工作人员少、档案藏量大的情况，要更多地利用电子设备对档案信息进行检索、编研和统计，进一步提高工作效率和档案信息开发效益。这就要求加大档案信息化建设的资金投入，完善现代化的硬件设施，配齐档案现代化所必有的网络服务器、计算机、打印机、扫描仪、复印机、光盘刻录机以及互联网设备等办公设备。同时，要强化软件设施建设，依托电子公文系统，不断加强电子文件的归档和传统载体档案的数字化管理，加大档案现代化、信息化建设力度，开发现代档案管理软件，推进数字化档案室建设，通过在线授权，实现本企业档案资料在线共享和管理无纸化、收藏数字化、服务网络化，直接实现档案信息管理从传统管理阶段向信息资源管理阶段迈进。

（四）强化业务学习和创新，推进队伍建设专业化。为了全面推进档案管理现代化，顺应企业战略发展要求，以档案管理现代化为手段，全力打造信息化、智能化、网络化档案室，要做到如下几点：一是要培养一支高素质的专职档案管理队伍，引进专业人才，强化业务技能培训和网络技术培训，树立先进的管理思想，学习科学化的档案管理理论，积极改进服务方法，完善服务手段，拓宽服务领域，全面提高档案工作人员的综合素质，为档案室管理从传统模式向现代化管理转变奠定坚实的基础。二要在不断探索创新基础上，及时总结好的经验做法，积极寻找档案管理中的创新点和闪光点，并进行汇总、整理、优化，努力探索出一套适合本企业工作实际的现代化档案管理机制。