论档案管理信息化建设

李冰馨一

【摘要】随着近年来我国科学技术的快速发展，全面加强档案管理信息化建设成为档案管理工作者研究的重点课题。加强档案管理信息化建设不仅能提高档案管理效率，还能强化档案管理效益。鉴于此，本文就档案管理现代化建设作出详细阐述，并找到档案管理信息化建设路径，以全面提高我国档案管理水平。

【关键词】档案管理;信息化建设;问题研究

档案管理信息化建设利用现代信息技术、计算机技术全面加强档案管理的方法，是提高档案管理水平的重要途径，不仅涉及档案资源材料的分类、整理、搜集归档及利用，也涉及档案管理信息系统的建设，能反映出我国档案现代化建设水平，全面提升档案管理水平。

一、档案管理信息化建设的含义

（一）档案管理信息化建设的目的。随着人类社会全面进入“互联网+”时代，全面促进档案管理信息化建设成为提高档案管理工作质量的重要方法，而档案管理信息化系统的应用及数字化平台的开发也成为档案管理工作的新趋势。档案信息化建设是满足新时期档案信息资源集成化、共享化、个性化管理的需要，既要保障档案信息材料能够有效利用，也要满足新时代档案管理的需求。档案管理信息化建设主要由两方面因素组成：第一是对传统纸质文献资源进行有效保护，采取有效的保护方法，尽可能延长实体资源的使用寿命。第二是利用信息技术使档案信息资源得到全面利用，利用信息网络通过建立共享化网络平台，使档案信息资源得到共享，也就是快速分享档案信息材料，使档案能够高效服务社会。

（二）档案管理信息化建设的意义。档案管理信息化建设的过程并不是一帆风顺的。对于档案管理而言，档案管理工作既面临着机遇，也面临着挑战。档案管理信息化建设不仅是信息时代发展的要求，也是推动我国档案管理进行数字化、信息化转型的重要途径。目前科学技术、信息技术、计算机技术成为衡量国家文化软实力的重要指标，全面推动档案管理信息化，使档案管理与信息化建设有效融合，使其全方面融合科学技术和文化内涵，能提高我国的文化软实力。可以说档案管理信息化建设是推动档案管理转型的重要方法，对提升我国信息化建设水平有着重要意义。档案管理信息化建设的过程并不是一帆风顺的。对于档案管理本身而言，档案管理面临着机遇，也面临着挑战。如何利用信息技术全面提高档案管理质量需要技术专家不断研究，而档案管理信息化建设进程中又面临着诸多问题，如信息保存、信息管理、信息安全防护等，需要档案管理人员在长期工作实践中解决。

二、推动档案信息化建设的主要策略

（一）利用信息技术建立档案信息检索系统。档案信息检索是实现档案信息资源有效利用的前提和基础，在档案管理信息化体系建设中，必须全面重视档案信息检索体系的建设，利用多种工具和技术面向用户建立科学合理的档案检索体系。一方面，在档案管理信息化建设中，要注重延长纸质文献和实体资源的使用寿命，完善基础设施建设，给纸质文献及实体资源提供专业的存储空间;另一方面，要对纸质文献资源进行数字化处理，将各种具有较高保存价值的纸质文献资源保存到相关数据库中，建立科学合理的信息检索系统，以满足用户精确查询的需要，保障信息资源得到高效利用。

（二）确定档案信息资源检索目标。在档案管理体系信息化建设中，为保证档案信息资源高效利用，要全面重视档案信息检索体系建设，根据用户需求和档案管理目标确定档案信息资源检索目标，从档案信息资源利用角度合理规划信息检索流程，可采用图片检索方法、文字检索方法、电子文献查询等方法，科学化检索有较高利用价值的档案资源，这样能使档案信息资源得到全面利用，使档案信息使用模式更符合用户的预期，提高档案信息检索效率，对档案信息资源高效使用和高速流通创造积极条件。

（三）利用计算机技术建立先进的档案资源查询体系。档案信息资源查询体系是保障档案信息资源有效利用的前提，也是档案管理现代化建设的重要组成部分。为了促使档案信息资源得到有效利用，档案管理部门要积极引入先进的信息化管理方法，利用计算机技术对各类档案信息进行有效的收集、整理、分类、归档，以保障对各种档案信息的有效存储，使各种档案信息有效地存储到相关数据库中，结合用户的使用需求，建立操作便捷且科学合理的查询系统，使用户能及时便捷地查询档案信息。

三、结语

档案信息化建设是提高档案信息资源使用效率及管理水平的重要途径，也是在科学技术引导下档案管理的新模式，对促进我国档案管理快速发展有着重要意义。为了全面推进档案管理现代化建设，档案管理人员要全面重视档案信息化检索系统建设，建立具有统一标准的档案查询体系，结合实际需求确定档案信息检索目标，以全面提高档案信息检索效率，促进档案信息资源得到有效利用。

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