高职院校的采购库存一体化管理的可行性探究

苏小蓉

广东南华工商职业学院，广东 广州 510507

1 引言

高职院校作为培养职业技术人才的摇篮，教育教学是学校工作的核心部分。但教育教学必须依靠一定的条件保障，如各种教学仪器设备、生活物资以及服务等。在高职院校内部不能满足的情况下，都要依靠采购来实现。采购成为保障学校正常教育教学、维系学校正常运转不可缺少的一项工作[1]。同时，在高职院校中，为保障所消耗的物资能不间断的供应，一般建有生产性的库存。采购与库存是直接关联的两个部分，是否需要采购、采购什么及采购多少都需要依据库存的情况来决定，因此采购管理和库存管理是紧密结合在一起的[2]。采购管理和库存管理需要加强信息互通、综合分析、联动管理，才能使高职院校采购工作科学化、高效化、节约化，提高学校的后勤保障水平。因此，在高职院校中，如何使采购库存一体化管理值得思考和探索。接下来，将在对当前高职院校采购现状进行调查研究的基础上，探索采购库存一体化管理的可行性，为高职院校采购库存一体化管理提供参考和借鉴。

2 当前高职院校采购库存管理现状

2.1 调查方法及过程

为了解当前高职院校采购库存管理现状，我们选取中部地区某省会城市37所高职院校作为调查对象，采取问卷调查、实地走访及专家访谈等方式对所选取高职院校的采购库存管理各方面情况进行深入调查研究。

我们参考了相关国内外研究文献，参照前人相关研究理论和成果及研究范式，自编“高职院校采购库存一体化管理现状调查问卷”，该问卷包含10个项目，主要调查高职院校采购、库存两个方面的管理工作现状。

我们采用SPSS统计软件对问卷调查及实地走访调查所获得数据进行整理、筛选、统计、分析。

2.2 调查结果及分析

在正式测试前，我们分别采用重测信度法和专家评定法对信效度进行检验，其信度和效度分别为0.83和0.80，信效度符合开展科学研究的需要。我们在每所高职院校中抽取一位熟悉业务的后勤管理人员进行调查，共发放调查问卷37份，回收有效问卷35份，回收率为94.59%。

2.2.1 管理现状

对37所高职院校的采购库存管理情况进行问卷调查，在管理现状方面，首先就采购是否具有计划性进行调查，发现有17位后勤管理人员反映其所在学校采购具有计划性，而表示没有计划性的有18人，说明超过半数的高职院校采购缺乏计划性。在调查中，部分高职院校后勤人员表明当前学校的采购存在“小零散”“赶急图快”的问题，计划性、前瞻性不足，管理水平发展滞后（表1）。

进一步对高职院校后勤管理人员是否即时掌握库存的变化情况进行调查，结果如表1所示，有12位被调查者表示其实时掌握了库存的动态变化，占比为34.29%；但有23位表示对当前学校库存商品的动态变化不清楚，占比为65.71%。因此，从以上调查结果可以看出，对于学校库存的动态变化，大部分后勤管理人员未实时掌握。

对高职院校在后勤保障中是否出现所需物品不足或多余的情况进行调查，结果有10位后勤管理人员表示“未出现”过类似情况，占比为28.57%；有13位表示“偶尔出现”这种情况，占比为37.14%；有9位表示“有时出现”这种情况，占比为25.71%；有3位表示经常出现这种情况，占比为8.57%。因此，从该调查统计结果可以看出，当前高职院校的采购库存管理情况不佳，出现物品不足或多余的情况较为常见，有必要进一步提高管理的科学性和有效性。

2.2.2 管理意识

对当前高职院校后勤管理人员的采购库存一体化管理意识进行调查，结果如表2所示。从中可看出，在所调查的35位高职院校后勤管理人员中，有8位表示对“采购库存一体化”十分了解，占比为22.86%；有13位表示对其“一般了解”，占比为37.14%；还有10位表示对其“不太了解”，占比为28.57%；另外有4位表示“不了解”。从以上调查结果可以看出，大部分高职院校后勤管理人员对“采购库存一体化管理”比较了解。

进一步调查高职院校后勤管理人员对采购库存一体化管理的必要性和可行性的认识。从表2中可以看出，在必要性方面，分别有13位和10位被调查者认为“十分有必要”“有必要”，分别占37.14%、28.57%；认为“没有必要”和“不清楚”的分别有5位和7位，分别占14.29%、20.00%。因此，大多数的高职院校后勤管理人员认为“采购库存一体化管理”对于学校来说是有必要的。在可行性方面，有27位认为在高职院校实施“采购库存一体化”是“可行”的，只有4位认为“不可行”，4位表示“不清楚”。因此，绝大部分高职院校后勤管理人员认为在高校实施“采购库存一体化”是可行的。

表2 高职院校后勤管理人员对采购库存一体化认识情况调查

综上所述，当前高职院校的采购库存管理情况不佳，出现物品不足或多余的情况较为常见，但高职院校后勤管理人员对采购库存一体化普遍了解，大多数认为在当前高校实施采购库存一体化是有必要并可行的。

3 高职院校实施采购库存一体化管理的可行性分析

3.1 借助当前信息技术

采购库存一体化管理要求对库存的情况进行实时掌握，以便制定采购的计划，采购计划实施后，库存也能够即时进行调整。这需要各部门能够即时地对库存的使用、需求、管理等方面的情况进行沟通。在以前采用人工、纸质介质进行管理的时候存在一些困难或不便之处，但现在采用计算机及信息技术进行管理，打通了技术的屏障。一方面，将库存的物品都进行分类编号登记，在使用中能够清楚地看到库存的变化，并设定数量红线，当库存低于红线的时候，便发出采购提醒。另一方面，各部门间在库存的使用中通过系统进行申报、审核、分配，如果遇到库存不足的时候能够及时地进行补充，避免出现物资不足的情况[3]。因此，通过信息技术能将当前的库存管理与采购管理无缝地结合起来，能将各部门的使用需求进行统筹协调，能够即时体现物品使用过程中的变化，为一体化管理实现了技术上的保障。

3.2 管理人员意识和能力的增强

信息化技术为采购库存一体化提供了技术上的可能。在高职院校采购库存管理工作中，除了技术上的保障外，还需要人员上的保障。在当前，高校后勤管理的相关人员管理意识和能力的提升则为高职院校后勤管理一体化提供了人力上的保障。在调查研究中发现，大部分高校后勤管理人员对采购库存一体化管理有了一定的了解，并对在高职院校中实施采购库存一体化管理的必要性和可行性有了深刻的认识，认为在当前的高职院校采购库存管理中实施一体化管理模式具有必要性和可行性[4]。因此，在高职院校中实施采购库存一体化管理预期能得到高校后勤管理人员的认可和支持。另外，高校采购库存管理需要各部门、各单位的人参与其中；借助信息平台进行一体化管理，需要相关管理人员具有较高的信息技术水平。随着信息社会的发展，大部分人特别是年青一代的信息技术不断提高，且因为对信息素养的重视，在高职院校教职员工职后培训中，大都也包含了信息技术培训。因此，相关管理人员信息技术素养的提升也为其参与采购库存一体化管理提供了能力上的可能。

3.3 采购的标准化不断提高

采购库存一体化管理需建立在对物品的统一标识之上，如果商品缺乏统一的目录和名称，则不能对其进行有效的识别和跟踪。在当前高职院校采购目录中，大部分院校对商品及服务进行了统一编码、规范，规定了商品的规格、价格等。因此，采购的标准化及商品的标准化为高职院校采购、库存一体化提供了管理上的可行性。在管理中，能精确到对每种物品的数量都根据学校的需要，生成采购建议的程度。在采购实施后，能对物品数量即时进行调整，实现采购物品及库存管理的一体化[5]。

4 结语

高职院校采购库存一体化管理对于提高高职院校采购库存管理工作的规范性、科学性、高效性具有重要的意义和价值，能解决当前高职院校采购计划管理中所存在的一些问题和弊病，也能使高职院校采购库存管理工作标准化、合理化、透明化。当前信息技术的发展、管理人员意识和能力的增强、采购的标准化不断提高为当前高职院校采购库存一体化管理提供了可行性，高职院校有必要结合学校实际情况进行一体化管理，不断提高学校采购库存管理水平及学校后勤保障水平。