浅析信息时代电子档案管理问题

龙莉文

【摘要】随着现代科技的快速发展，电子信息技术逐渐深入到日常档案管理中，信息化逐渐取代传统手工模式成为发展趋势，电子档案使得档案管理工作更加方便、快捷。档案工作能够在检索、利用、传输、存贮等方面更加高效运作，电子信息化管理模式克服了传统档案管理的弊端。新时代对档案管理提出了全新的要求，本文从信息技术管理的角度出发，根据电子数据安全的管理现状及当前电子档案管理中的存在问题，对电子档案管理提出了一些设想，希望有助于进一步完善档案管理工作。

【关键词】信息时代;电子档案;档案管理;安全

互联网带动了信息产业的发展，电子信息技术逐渐融入日常工作当中，作为现代化的办公软件，电子技术和现代化的通信技术使得管理更加便捷，例如信息技术在电子档案的运用，改变了传统管理模式的弊端，通过计算机系统，电子档案能够形成有价值的信息内容，并在系统中完成处理和存储。电子档案的形成、存储和管理，使档案管理工作融入了信息化技术手段，也给档案管理工作带来了一种全新的革命。本文将从以下几点进行积极探讨，希望对档案管理工作有所提升和启迪。

一、档案信息化建设的重要意义

档案信息能够客观、真实地记录历史，对社会实践有着很好的记录、记忆功能，帮助人们充分认知客观世界，属不可再生资源。只有在准确地把握社会實践基础上的真实记录，做好资源数据整合，将一些重要的规律性内容进行归档留存，并通过现代化的技术手段，才能完成档案的历史使命。

信息化建设下的电子档案是时代发展趋势，实现了档案管理工作的便捷高效，能够通过便捷的方法实现档案信息资源整合。同时信息化建设对档案管理也有了新的要求。做好电子和纸质两种不同载体间的转换、不断完善计算机网络硬软件条件，电子档案的优势是显而易见并可行的。

二、电子档案的特点及优越性

（一）电子档案具有的特点。电子档案具有方式多样性的特性，通过信息化技术手段管理，操作简便，查阅检索方便，相对传统档案管理，能真正地实现准确高效。电子文件通过信息储存介质的改变，通过计算机的方式实现有效存储归档。

（二）电子档案信息具有的优点。电子档案信息最显著的优点就是方便、快捷，准确性高，其以数码的形式将重要内容记录在有效介质中，将信息内容进行压缩编码或加密等技术处理，能随时调看查阅，不会增加纸质材料的查找利用次数，进而延长了档案的使用寿命，也是对纸质档案的一种保护措施。

三、信息时代电子档案的管理策略

（一）在实践中不断完善电子档案监督机制。信息化背景下的档案管理逐渐过渡到向社会、向单位部门及员工服务的职能，电子档案安全问题至关重要。应进一步完善电子档案管理，建立有效的档案管理监督机制。首先就要实现对电子档案的密级划分，结合不同的等级情况操作，在确保数据信息安全的前提下，才能达到电子信息档案管理规范化、秩序化的要求。电子档案的管理人员要依据档案内容设置不同的安全等级保护程序，积极有效地实现监控，保证操作上合法合规，注重结合档案保密登记，实现系统规范化管理，这样才能进一步提升电子档案的有效利用率，提升电子档案信息交流的便捷高效性。

（二）构建电子管理标准。电子文件在管理上要建立全面的管理标准，注重档案管理的优化升级，实现全方位档案管理的同步发展，确保文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行。统一并完善电子文件管理标准，使档案管理效率得以提升。做好电子档案的接收、管理、备份和存储。电子化数据管理制度和措施要符合档案安全的管理要求，电子存储设施要及时配置并不断完善。

（三）做好电子档案使用中的控制管理，保证档案安全。电子档案管理制度要实现理论和实践融合，应该结合工作实际制订符合电子档案管理的制度，形成有序、方便、快捷的电子档案管理，并保证制度落实到位。通过制度进行电子档案使用的有效约束，做到有章可循。例如在电子档案使用权限审核上，须高度重视人员权限的限定，在系统管理的保护上，都要做好安全管理工作职责的落实，只有这样才能更好地实现控制和管理。电子档案在回收管理和使用过程中也应注重安全性问题，适时进行安全跟踪，重点关注档案实体的安全和电子化数据的安全。另外，要加强安全意识，保障档案电子数据信息的安全运行，并及时建立数据备份与数据恢复系统。要适应新时期档案工作的新形式和新要求，确保档案信息安全。

四、结论

综上所述，电子档案管理工作运用信息化技术手段，也要根据电子档案的特点，注重安全的同时，更要注重软件建设，建立科学、系统的电子资料管理制度，提升安全管控，强化各个环节，真正实现资源的优化配置。电子资料的电子化管理是顺应时代发展的，能够提供优质高效的信息资源，最终做到提高信息时代电子档案管理的水平和提升工作效率。

【参考文献】

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[2]张勇.档案信息化管理中计算机的重要性[J].黑河学刊，2011（06）.

[3]刘雪晶.焦崧源.浅析会计信息化档案安全与维护[J].财会通讯（综合版），2013（8）：21.