试析高校档案管理创新及档案管理的数字化

卢寒

【摘要】本文论述了高校档案管理创新与数字化的现实意义，分析了高校档案管理创新与数字化的现存问题，提出了高校档案管理创新与数字化的具体措施。

【关键词】高校;档案管理;创新;数字化

随着科学技术水平的发展，各行业都在不断创新与改革，其中高校的档案管理工作已经从传统的纸质形式转化为数字化管理。高校档案管理的数字化主要是将档案素材进行数字化转换、扫描和压缩整理并完整保存在网络档案库中，这不仅有利于学生及教师对档案文献的借阅与学习，更能够规范高校档案资料，保证档案的完整性。

一、高校档案管理创新与数字化的现实意义

随着网络技术的成熟，各高校均开始引进网络设备，档案管理部门逐步摒弃传统的纸质保存方式，转而投向办公室档案数字化的方向。不仅如此，目前的高校档案管理已经不仅仅局限于文档和表格的保存，各种音频、视频和图片均可以进行保存，方便教师与学生随时借阅查看。另外，各高校网站的建设为档案资料信息共享提供了平台，高校网站和外网的结合不仅可以方便各高校之间进行信息共享与交流，更充分利用了网络的优势，促进了高校网站信息的多元化建设。高校档案管理的创新与数字化充分利用了网络科技的优势，不仅促进了高校档案管理的系统化建设，更为学生、教师及高校之间的科研交流与合作提供了良好的平台，增强了高校档案资料的利用率。

二、高校档案管理创新与数字化的现存问题

（一）高校档案管理理念与具体方法不完善。在时代的发展趋势之下，高校档案管理的数字化是必然的，网络信息技术的开发和硬件设备的逐步到位证明高校的档案管理工作已经逐步数字化。但是，各高校目前仅仅是顺应时代的发展，在科学技术的推动下被动完成这一创新，缺乏具体的管理理念和系统的管理方法。这导致目前高校档案管理的数字化仅仅是对辅助工具的创新和保存载体的改革，在具体的管理方法上仍旧沿袭过去的方式，没有对档案管理与利用的关系进行协调和整顿，不仅没有提高档案管理的工作效率，还增加了档案管理工作程序，给档案管理工作人员增添了不必要的工作负担。

（二）高校档案管理数字化没有统一标准。目前各高校虽然纷纷开始进行档案管理的创新与数字化改革，但是各高校的档案管理并没有对数字化管理设定统一标准，这就导致各高校的档案管理水平参差不齐，使各高校之间的档案信息共享与交流受到影响。高校档案管理数字化没有统一标准的原因包含以下三点：第一，各高校内部管理体制不同，高校内各个部门对资料的保存形式与要求不同。第二，我国国土辽阔，各个地区的高校档案管理具有“地域色彩”。第三，档案管理数字化的网络系统和硬件设备均由各高校自行选择与采购，不同的设备之间存在差异性，直接影响了各高校档案管理系统的对接与信息的共享。

（三）高校档案管理的经费投入较少。很多高校对于档案管理工作不够重视，对档案管理工作投入经费极少，经费不足以支撑管理系统的日常建设、维护与更新，大部分学校会直接采购模板式管理系统，其对病毒的抵御能力差，保密系统不够严谨，容易造成档案信息遗失或是机密档案泄露。由于没有专门的档案管理经费，学校无法聘用专业的人员对系统进行日常的维护，也不能对档案管理工作人员进行专业技能的提升和培训。

三、高校档案管理创新与数字化的具体措施

（一）完善档案管理理念，建立健全档案管理制度。高校档案管理工作的创新与数字化改革，不仅需要对档案保存载体进行创新，更需要相关的管理理念和具体的管理制度，以此适应新的档案管理手段，平衡档案保存与利用之间的关系，提高档案管理的效率。因此，档案管理工作人员要率先掌握档案管理现代化理论，熟练应用多媒体技术，不断增强自身专业素养，同时结合国内外先进的档案管理案例，建立健全的高校档案管理制度。

（二）将数字化档案管理标准进行统一，實现信息共享。为了提高高校档案管理数字化效果，促进各高校之间的信息交流与合作，各高校应致力于统一数字化档案管理标准，保障档案信息的共享力度。根据目前我国各高校面对的实际情况，我们可以从以下三点入手，逐步完善档案管理数字化标准：第一，高校内部要对各个部门的档案资料管理标准规范化，建立完善的内部数字化信息系统，对学校内部信息进行初步整合，确保后续工作的有序开展。第二，各个地区的教育部门对高校的档案管理方法进行协商与磨合，在最大程度上保证档案管理具体方法的相似性。第三，对网络系统和硬件设备的关键参数明确具体要求，各高校在采购硬件设备与建立信息系统时要保证端口的契合性，保障我国各地区高校之间的档案信息有效交流。

（三）加大资金投入，强化档案管理数字化团队建设。档案管理数字化对各高校的发展有着重要作用，因此，各高校要加大对档案管理工作的资金投入力度，加强学校内部高素质人才的培养，使档案管理工作人员能够适应时代的变化和工作方法的改革，满足不同时期学校对档案管理人才的需求。同时，要增加对信息系统和硬件设备的采购资金，设计健全完善的网络信息数字化系统，保证高校档案信息的完整性和机密性。

四、结语

总之，科学技术的不断发展改变着我们的工作与生活，高校档案管理的数字化变革已经成为现阶段各高校重点关注的问题。档案管理的创新与数字化不仅是知识载体的改变，更是相关机制与管理理念的创新。

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