探讨如何提高办公室档案管理工作的效率

伍国旗

【摘要】当前，由于信息时代的飞速发展，使得各个领域中也逐渐渗透了网络信息化，这样，单位对办公管理的严密性和高效性有了更高的要求，而办公室中的一个关键性职责就是档案管理工作，直接关系到单位内部工作的质量。为此，本文详细论述了提高办公室档案管理工作效率的思考，旨在为业界人士提供参考。

【关键词】办公室档案管理;工作效率;思考

由于时代的发展和进步，使得办公室管理也较为先进，而作为办公室管理中的一项关键工作内容，档案管理需要跟上时代发展的步伐，将其查询和检索的功能充分发挥出来，从而使工作效率有效提高。针对办公室档案管理工作现状，其工作的实际就是对数据资料的一种收集，将其整理好并保存起来。事实上，档案管理的实质就是通过档案管理来反映事物的发展过程，对办公室工作具有切实的参考和借鉴作用。

一、影响办公室档案管理工作效率的因素

（一）管理制度有待健全。为了提高办公室管理工作效率，第一步就是要对各方面的管理制度进行建立和完善，档案管理也如此。档案管理制度具体包含：查阅借阅规定、归整规范、介质区分、保管期限、档案分类等，它涵盖了从新材料的生成到生命周期结束的整个过程。然而，由于一些单位的领导人工作较忙，所以很多时候忽视了对办公室的管理，没有单独的管理档案资料室，并缺乏一定相关的档案管理系统。所以，致使档案管理者在工作时很松散，进而影响其对档案的处理。

（二）对管理工作认识不足。我国办公室档案管理工作长期存在的一个问题就是缺乏对档案管理工作的认识，并没有重视档案管理工作的有效性和重要性。所以，使得我国档案管理工作较为混乱，这样在一定程度上不利于单位对相关资料和工作的核查和总结，并由于档案的不科学管理，使得企业单位的损失较为严重。多数档案管理者都缺乏一定的管理观念，导致相关专业管理水平低，加之多数单位会选择兼职人员对档案进行管理，由于兼职人员工作量多、杂，并且专业的管理能力缺乏，加之没有明确的档案价值，最终导致档案管理工作无法有效进行。

二、提高办公室档案管理工作效率的措施

（一）对档案管理专业人才进行培养。目前，单位档案管理工作人员存在素质和能力参差不齊的现象，并且欠缺良好的配合，缺乏团队精神，从而使工作效率备受影响。所以，首先要加强高素质人才的引进和专业培训，提高事业单位档案管理工作的人力资源管理。其次，需要对相关档案管理人员定期开展一定的教育培训，并通过参与国家档案行政管理部门的培训，获得档案管理资格，提高管理能力。

（二）改善档案管理的观念。第一，单位领导人员需要将档案管理工作摆放在关键的位置上，并做好档案的综合管理，规划和实施阶段也要将档案管理工作做好。第二，对档案管理者的考核体制、奖惩制度进行完善，提高对档案管理工作的重视程度，进而使工作人员的工作效率提升。此外，要对档案管理工作的监督进行加强，使档案管理人员工作的积极性得以有效激发，更好地投身于档案管理工作中去。

（三）在办公室档案管理中有效应用网络电子信息。随着网络电子信息技术的应用，办公室档案管理已经从集中归档向新闻档案的常规处理转变。这样，档案管理者可以根据单位内部各类档案的种类进行分类管理，并实现对复杂档案资料的有效整理，及时填写、补漏各类办公档案资料，有效弥补了过去那种办公室资料由于长时间的堆积而无法处理的现象，这既提升了档案管理工作的效率，与此同时，也方便了单位内部档案的整理归类和后期的资料检索和使用。另外，档案管理人员可以快速方便地将新文件插入到原始文件中。相比于过去的纸质文件管理，将网络电子信息技术有效应用在办公文件管理中，其优势显著，不但使档案管理工作的效率得到了提高，并使工作更加方便，与此同时也使档案管理工作编排整理更为准确。

（四）完善管理制度。单位内部管理框架是由档案管理系统与其他管理系统共同支撑起来的，因此，需要认真对待档案管理制度。需要针对单位实际情况来制定档案管理制度，保证档案的有效管理可以最大程度符合单位发展，并对单位内部管理的实际需要加以完善。档案管理制度的建立和完善，可使各部门的管理工作更为协调，同时也是对工作人员的一种有效约束，使其能够按照规范标准有条不紊地开展工作，使档案管理工作具有组织性和针对性。管理工作的完善也就意味着监理工作的完善，管理者的工作也更加细致，从而使管理工作效率有效提升。

（五）加强管理措施。单位应学习更先进的技术手段和管理技能，定期监督和指导办公室管理。由于当前信息技术的飞速发展，要让档案管理工作向着网络化、电子化、系统化方向发展。并采用信息化管理方式改善管理，从而使管理方式符合时代发展的需要。在管理中要积极应用现代化技术，从而让单位内部的技术含量提高，并用新的科学技术全面武装自己，从而将电子档案室的大数据、快捷、方便的特点充分发挥出来，并将内部数据进行充分的整合，从而实施失误率缩小，提高办公效率。

三、结束语

总而言之，单位管理工作中不可或缺的一项工作无疑就是办公室档案管理工作。所以，单位需要高度重视档案管理工作，从而使档案管理效率持续提升。并针对单位档案管理的特点，应用相适宜的措施，提高办公室档案管理效率。

【参考文献】

[1]陈艳云.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务，2017（02）.

[2]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012.

[3]张晓光.试论如何改进办公室档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2013.

[4]孟繁.浅析现代档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2012（3）：32.

[5]张晓光.试论如何改进办公室档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2013（9）：141.