科学事业单位费用报销信息化建设

洪淼

摘 要：在“互联网+”时代，科学事业单位必须摒弃目前传统的财务报销管理模式，大胆探索，进行有效的管理创新，提高工作效率。信息化建设将对科学事业单位财务管理创新起到不可忽视和不可替代的作用。本文以上海市质量监督检验技术研究院费用报销信息化建设为例，从必要性、费用报销流程体系建立、费用报销系统运行主要成果等方面，阐述财务管理创新的重要性。

关键词：科学事业单位;管理创新;费用报销;信息化建设

一、外部环境的发展决定科学事业单位需要管理创新

1.电子发票全面推行的需要

《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号）明确增值税电子发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。《中华人民共和国财政部国家档案局令第79号――会计档案管理办法》自2016年1月1日开始执行，办法中明确了符合规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案，为电子发票推行提供了有力保障。但是电子发票没有纸质形态，给科学事业单位的财务管理报销工作增加了难度。

2.政府会计制度实施的需要

2015年10月23日，中华人民共和国财政部令第78号公布《政府会计准则――基本准则》拉开了政府会计改革的序幕，其后政府会计准则第1？号等相关配套文件陆续推出，《关于印发政府会计制度――行政事业单位会计科目和报表的通知》财会〔2017〕25号要求，“双体系、双目标、双功能、双报告”的政府会计制度正式从自2019年1月1日起施行。这对大型事业单位财务基础工作――报销提出了更高的要求。

3.科研项目“放管服”需要

中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》中办发〔2016〕50 号文中提出进一步推进简政放权、放管结合、优化服务，改革和创新科研经费使用和管理方式，促进形成充满活力的科技管理和运行机制，以深化改革更好激发广大科研人员积极性。上海市为了贯彻落实中办发〔2016〕50 号文，市财政局会同市科学技术委员会对原《上海市科研计划专项经费管理办法》进行了修订形成《上海市科研计划项目（课题）专项经费管理办法》沪财发〔2017〕9号文，对上海的科研项目承担单位提出了接得住的要求，信息化管控势在必行。

4.内部控制规范中合同控制的需要

关于印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知财会〔2012〕21号文中要求建立财务部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。大型事业单位财务管理基础工作必须依靠信息化才能实现。

综上所述，科学事业单位的费用报销工作面临了前所未有的严峻考验，传统的人工审核显然难以满足当前财务管理需求。为了提高费用报销的时效性和精准性，需开发适应科学事业单位报销需求的费用报销系统。

二、内部环境的发展决定科学事业单位需要管理创新

第一，电子发票从2015年正式推行开始，现在已经是科学事业单位财务凭证附件中经常出现的原始凭证。但是科学事业单位费用报销环节，财务人员还是需要依据打印的纸质电子发票上到税务网上逐笔核实真伪，然后在本单位的电子发票Excel备查表中查询是否重复，再审核这笔经济业务的真实性后进行费用报销，既增加了财务人员的工作量，又违背了国家推行电子发票以电子形式流通节约资源的初衷。

第二，以某科学事业单位科研项目管理为例，2018年前，在研科研项目多达156项，总的科研资金投入多达8400万元。而对这些科研项目立项、预算调整、经费使用审批等流程還是以纸质凭证流转为主。传统的财务管理模式周转流程时间长，无法对科研项目进行事中监控，及时跟踪科研项目执行进度。

第三，2014年1月1日《行政事业单位内部控制规范（试行）》施行以来，科学事业单位均建立健全了合同管理制度，对合同进行了归口管理。但是由于传统的手工报销，纸质凭证审核的财务管理模式，造成合同管理没有及时和预算管理、收支管理融合，对经济合同收支全过程实时跟踪更加无从谈起。

三、建立科学事业单位费用报销信息化工作体系

1.科学事业单位费用报销信息化建设前期准备

（1）费用报销信息化系统调研。财务人员组织科研项目管理人员、费用报销经办人、合同管理人进行座谈，财务人员对费用报销中涉及的财经法规制度进行解读，听取与会人员对费用报销管理、科研项目管理及合同管理的需求和建议。座谈会后归集需求和问题，梳理解决方案，编制各类费用报销所需附件，整合报销审核流程及相关政策文件汇编。

（2）选择费用报销信息化系统开发商。多渠道了解适合的费用报销信息化系统，选择不同类型的软件开发商，例如用友软件、致远办公、简约费控、捷报报销等。听取介绍成功案例，联网实际操作测试软件，结合单位需求、软件性能及价格、存储介质等形成调研报告。由财务人员、技术人员等形成谈判小组和软件开发商进行磋商性谈判，选择软件开发商。

2.科学事业单位费用报销信息化系统功能设计

（1）总体设计思路。报销流程标准化，将科学事业单位的各项制度落实到费用报销信息化系统中。费用预算控制化，科研项目用预算控制费用支出，将预算控制嵌入到业务流程中。合同支付管理实时化，对合同录入、变更、付款实时跟踪。费用报销审批移动化，通过App实现费用申请、审批在线操作，提高科研事业单位财务管理效率。

（2）关键点的设计。第一，费用报销关键点梳理。原始单据分为三大类，第一类为数量多且需要重点加强管理的增值税专用发票、增值税普通发票（含电子普通发票、卷式发票）、机动车销售统一发票、货物运输业增值税专用发票。这类发票可与税务机关第三方的服务平台如乐税网等实时对接，通过手机App识别发票上方的二维码，或者电脑上录入发票代码等关键信息进行发票真伪查验，同时获取全票信息与费用报销系统的数据库匹配，审核电子发票的唯一性和发票开具时人为疏漏造成的单位名称、纳税识别号错误。第二类如火车票、机票、车票等城际交通凭证，费用报销系统可以与携程、滴滴等进行对接，同步相关订单信息，为后期消费集成做准备。第三类如其他附件，如合同、入库单、领用单等。第二和三两类原始单据可以拍照、扫描图像等办法上传费用报销系统，作为费用报销申请依据。

第二，科研项目关键点梳理。先统一科研项目预算编制模板，不同经费来源的科研项目预算科目参照《上海市科研计划项目（课题）专项经费管理办法》进行分类，做好一一对应关系。对在研的科研项目按照资金来源、预算科目、收、支、余五维进行梳理。再对科研项目从立项―预算录入―预算审核―预算执行―预算调整―调整审核―数据查询等流程、权限进行设计。

第三，合同管理关键点梳理。费用报销系统与OA系统对接直接读取合同基本信息，合同申请人确认合同基本信息及合同付款计划，财务人员对合同付款计划执行情况进行审核。梳理正在执行的合同中履约保证金、质保金录入费用报销系统并由财务人员审核。

四、费用报销系统运行主要成果

上海市质量监督检验技术研究院选用了适合单位需求的捷报费用报销系统，将信息化管理应用到费用报销工作中，系统的运行为科研人员、经费报销人员排忧解难，同时将财务人员从烦琐的人工审核中解放出来，推动了科学事业的发展。费用报销系统运行主要成果表现在以下几个方面。

1.增值税发票管理信息化

增值税发票查验真伪、判别唯一性、全票面信息核对全部实现信息化管控，只有全部符合要求的发票才能存储到个人票夹。报销申请时能够分配使用的发票，财务人员只需简单判别业务相符性。科研人员在出差地即可查验增值税发票相关信息，由于开票信息错误产生的退换发票情况不再发生。

2.科研项目信息化管理

科研人员经过经费预算录入流转到科研管理部门和财务部门审核签字后，作为费用报销预算管控额度。每一笔经费均可在费用报销申请时分摊到项目的预算科目，超过预算科目额度会显示预算剩余额度，并且不予通过费用报销申请，只有进行预算调整或经费使用调整才能申请费用报销。基本达到了对科研项目全过程进行及时有效的跟踪。系统可以生成每个项目不同资金来源的收支余及使用明细实时信息表，供项目管理人员查看并导出Excel版，方便他们应对项目中期、验收等检查使用。

3.提高工作效率

費用报销申请的金额自动计算，附件张数按照上传文件自动生成，杜绝了人工填写的计算错误。费用报销申请时，费用直接分摊到各个部门和科研项目，为政府会计制度下的成本费用分摊凭证录入提供了准确数据。短信代办事项温馨提醒、网上电子签名审核，避免了费用报销人在每个环节审核人办公室外苦苦等待的情况。费用报销网上填写时，暂存和退回重新发起等小功能减少重复填写的工作量。财务审核岗审核通过的附件锁定功能，避免退回重新提交，反复审核附件的烦恼。

信息化管理可以使科学事业单位的管理运作透明化，解决科研经费使用不透明、难以监控等问题，从而避免出现工作效率低下、组织机构冗余等问题。同时，它还可以指导促进科学事业单位内各部门、各环节的沟通和协调，帮助收集外部、内部信息，经过研究和分析，做出正确的决策。在“互联网+”时代，科学事业单位要紧跟时代步伐，将信息化运用到财务管理工作中，使得科学事业单位全面发展。

参考文献

1.喻红玲，汤华娴，财采伶，等.基于“互联网+”的科研事业单位经费预算全过程管控创新研究与应用――以广东省生态环境技术研究所为例.财经界，2018（12）.

2.周海龙，王春婷，曹明慧.我国电子发票的发展历程与推行方法研究.中国总会计师，2016（03）.

（责任编辑：兰卡）