大数据背景下的档案信息化建设思考

宋皎皎

【摘要】随着信息技术影响力的扩大，档案信息化建设势在必行，是顺应时代发展的象征，对满足整个社会档案服务需要意义重大，是实现档案服务高效性与便捷性的根本途径。本论文从不同方面阐述大数据背景下的档案信息化建设，希望为研究档案信息化建设的专家和学者提供理论参考依据。

【关键词】大数据;档案信息化建设;思考

随着信息技术的进步与发展，全世界数据量呈爆炸式增长，大数据应运而生。全球定位技术、遥感技术及信息识别技术获得广泛推广，为大数据创新扩散奠定了基础。大数据作为信息化的方向和核心，正在全方位改变着档案理论研究和实践操作的思维方式。大数据时代下应该如何加强档案管理信息化建设，是档案人需要思考的问题。

一、档案信息化建设符合大数据的特征

档案是一种对历史活动的记录，是记录各单位运营过程的载体。随着信息技术时代的到来，档案的载体也多种多样，如文字、图纸、图像、多媒体等，现在广泛应用的是电子文件与电子数据，记录方式丰富多彩，所以档案信息符合大数据特征。在信息化环境下进行档案管理，要求更便捷、高效，档案需要为社会公众与民生等方面及时提供相关数据，要对各方数据进行整合，这对数据质量提出了更高要求，要保障数据结构的规范、数据筛选的精确，需要有较高的对大数据整合与使用的能力，这与档案的编研与管理是一个道理。

二、大数据背景下的档案信息化建设挑战与机遇并存

大数据时代给档案管理信息化建设带来了巨大机遇，在存量数字化、增量电子化的大背景下，大量数据资源接收进来，大量馆藏档案数字化，形成了大量的电子文件和数据，对档案的远程利用带来方便，也为数据分析、在线编研等打下基础。同时也面临很多新的挑战和问题，比如档案信息安全问题、档案信息隐私问题、信息聚合的属性变化等。任何事物都有两面性，所以，大数据时代对档案信息管理的总体规划和布局提出了更高要求。档案信息化建设更是一项复杂的系统工程，建设的权限、规模、设备人员配备情况等各方面都要站在全局角度。档案管理的信息化建设需要先进的技术和仪器设备以及高素质人才的支撑，大数据时代的档案信息化建设依托于计算机和互联网，采用磁盘、云计算、虚拟信息存储等方法进行电子档案材料的搜集、加工、传输等，技术的安全性要求很高，目前我国的档案管理的信息化建设在网络搭建、计算机、扫描仪、多媒体设备、办公系统等方面的资金和技术投入还十分欠缺，档案信息的安全意识和安全观念也不强。

三、基于大数据视野如何加快档案信息化建设

（一）以用户需求为准则，构建数字档案知识服务系统

首先，要积极开展档案收集工作，构建完整的档案管理体系，强化与办公系统的结合，合理扩大收集范畴，尊重用户需求，强化重点信息的优化与处理。其次，做好数据整理与检索工作，提升检索速度，增强便捷性。再次，合理进行知识整合与加工，要做好编研工作，融人创新思想。最后，强化知识共享与交流，借助网络与档案系统，加快数据集成。结合用户需要，制定个性化服务模式，实现服务由被动向主动的过渡。

（二）完善制度增强力度

档案管理应结合实际，制定科学、合理的档案管理制度，并严格监督落实，确保各项档案活动有章可循，明确档案管理人员明确的职责要求和档案工作六环节。有制度作为保障，档案人员的操作才能更规范，才能从制度层面保证档案资料的完整性、安全性，为实现档案的价值提供制度基础，做好档案管理的监督检查工作。要使制度真正发挥作用，还必须增加执行力度。对归档材料立卷及时、资料完备、数据完整的立卷单位给予奖励或者鼓励;而对于不重视档案工作或履职不力的档案立卷单位或个人应给予严厉的批评，并要求其尽快整改;对于违反档案法规的，必须要按有关档案法规进行处罚。

（三）对传统档案制度实施改革与创新

在大数据背景下，档案管理部门要对自己的档案资源情况进行分析，根据企业等相关单位的发展趋势，在档案信息化建设方面实现思维的创新，建立健全促进档案信息化建设的规章制度，优化业务流程，了解技术规范，保障电子文件与档案的安全。此外，应严格遵守国家标准，注重内部档案信息标准体系的建立。统一档案管理的软硬件实施标准，优化档案数字化加工工程，使档案信息化建设有效进行。

（四）全面加强档案管理队伍建设，培养集档案管理与信息技术于一体的综合性人才

档案管理工作的发展与人才培养息息相關。伴随着档案信息化建设的推进，电子档案成为主流，计算机技术不可或缺，档案管理整个过程都离不开信息技术，更显信息技术人才的重要性。因此，要培养既懂档案管理，又掌握信息技术的复合型人才。基于此，要积极开展培训，有效提升从业人员的管理水平。

结语

总之，在大数据环境下，档案信息化建设迎来了新的发展机遇。档案信息化建设是一个漫长而不断变化的过程，应以努力收集、挖掘、保护档案信息资源为基础，以提升档案信息服务利用的高效性和安全性为目标，推进档案信息化管理水平向前发展。