试论市政工程档案管理存在的不足和应对策略

张凯 刘颖

摘 要：无论什么工程管理，都需要一份安全保障，这份安全保障就是存放在最高管理层当中的市政工程档案，对于后期的安全评估，收工检验还有修改验收等都有巨大的作用。而这其中也存在不少的问题，以下就是对此类档案可能以及已经出现的问题进行讨论推敲。

关键词：市政工程；档案管理；问题；对策

1 市政工程档案管理中存在问题

1.1 前期准备工作不充分，导致后期内容残缺

市政工程往往都是关乎老百姓的工程，所以工程结束后基本都会马上开始提供消费，但是也就是因为这一原因导致很多工程无法正常运行前期未完成的工作。比如说工程档案中那些前期未完成的资料录入和项目的提前报建，在项目进行之前没有提前做好准备工作，在项目进行当中没有重视档案的录入工作，而在项目完成之后又忽略了这一步骤的重要性，最后导致内1.2容的残缺。

1.2 人为原因占取很大比例，其中的必要性被集团忽略没有责任心

一部分集团忽略该项目的重要性其中有多种因素：第一，无视《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》等相关法规，没有在建设过程中履行自己的职责，没有责任感和规则意识，只看到项目的收益而忽略了其安全可靠合法性，不尊重国家法律，不懂得档案的重要性。第二：没有在项目进行的过程中顺利的完成交接工作，也没有专门的人进行对接管理，没有合理的进行计划，以至于导致没有成效。第三：主要负责人没有明确，人人推脱给下一个人，没有人愿意负责，认为麻烦，即使有人提醒催促也一再推脱，不按时上交，不配合工作，态度懒散不积极也是导致后面工作无法跟进的主要原因之一，档案残缺也没有人积极填补。

1.3 人员分配没有确定，负责人模糊，管理工作不到位

根据《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》第二章，管理与职责规定，市政基础设施工程施工技由施工单位负责编制，对于档案录入这一工作来说，虽然有明确的规定，但实际操作还是没有落实到位，领导不重视，没有准确合理的安排专门的工作人员管理这一道工序，所以很难按照规定做事，况且整理这些资料又是很繁琐复杂的事情，很多工程单位因为秩序杂乱，整理出来的文档也是杂乱不堪，零零碎碎，有没有强制的规定来约束相关单位，所以整理文档就变成了一件涣散的事情，出现问题没有及时记录，过后忘记的现象（把A标工程资料放入B标工程里），应归档的材料不齐全（散存在个人或已丢失）等问题。

1.4 一些相关工作单位利用各种借口，拖延甚至直接违反规定拒绝配合档案馆收取档案资料的工作

相关收取档案资料的单位需要相关部门上交档案资料时，有部分单位拒绝配合工作，并且没有做到与规定相统一的监察，检查，维修，管理工作，反而一再推脱上交资料的日程，而关于收取档案资料这一事件的检查力度又很轻，没有让违反规定的单位付出代价，所以至今对此类事件还没有完善制度，因为管理涣散而出现的事故时有发生，不得不提醒有关部分加大监督力度，完善法律法规，整合企业不过规范行为，才能从根本解决问题。

1.5 业务人员无法确定，没有专门的管理层执行任务，资料的准确性降低

对于相关企业，尤其是事情繁忙又缺少有能力的管理人员的单位，是没有专门收集档案资料的工作人员的。很多企业都会临时指认工作人员来进行档案收集，一般都没有固定的专业人员，都是缺少业务能力，没有相关经验，也没有专门的研究过这一项工作的流程，并且临时指派的人员往往都会有其他更重要的工作，所以不会太重视这一流程，往往到了交资料的日期才随便写，这样就出现了内容不真实，虚构成分占篇幅较大，完整性极低。和实际内容严重不符，而后期的检验人员检查力度小，审核宽松，随意签字，最后造成假文档的现象。

综上所述，即使规定十分完善，但是没有惩罚措施和严格的管理制度是无法从根本上解决问题的，法律的作用是教你怎么做，但是落实到现实中还是需要有人来积极配合监督的，不然还是很难实行，但是从根本上来说还是违法行为，有关部门不能把规则只局限于嘴边，还要落实到行动上，严厉打击违法行为。并且这种行为为日后相关工作的进行造成了严重的阻碍和拖延，也不利于日后的管理，还助长了不正之风的延续，所以，对于这一不良现象，我有以下几点建议。

2 具体对策如下

2.1 严肃管理制度，将报建手续完善移交工程竣工资料与工程结算相结合

针对报建手续不完备的问题，一是为了资料能够顺利上交，应当有执法部门加强监管，严格审批，遵守每一项法律法规按要求完成。二是将完善报建手续与工程结算紧密相连，财政部门在结算前要核对工程报建手续是否完善（由城建档案管理部门出具档案存档证明），发现有报建未完善及不向档案管理部门移交工程资料的，应停止进行该工程的结算工作，直至建设单位补办相关手续后才恢复受理该工程结算工作。

2.2 首先转变思想观念，从精神层面让集团意识到档案资料收集的重要性和意义

不光收集档案的集团要积极行动起来，档案管理部门也要积极引导集团像正确的方向前进，深入集团，替集团出谋划策为他们提供解决不懂得怎样挑选专业人员的经验，展开档案教育讲座，为相关部门恶补相关知识，让有关部门重视起来，提高法律意识和法律常识，为将来的集团做出好的表率作用。懂档案，重视档案，促进市政基础设施工程前期文件的齐全完整。宣传档案工作成绩突出的单位和个人，激励更多的档案人认认真真做好手中这项平凡而重要的工作，通过评先倡优的方式，促使建设工程档案的整体水平有一个明显的提升。

2.3 完善处罚制度，利用法律的公正性约束集团，给违法乱纪的人相应惩罚，也给后人一个严厉的警示

依照相关规定，建设单位在工程竣工验收后三个月内，向当地城建档案馆移交一套符合要求的工程竣工档案，对于未移交档案的行为，也明确了相应的处罚措施。对于违法乱纪的现象，一旦发生就必须要追究其责任，只要这样做就能有效地控制这种情况的发生，把违法的现象以及对该现象的处罚措施一一标明，按照法律做事，很大程度上能改善这种违法行为，也要为常年违法者给予最好处罚制度给后人一个警示，上交文案的时间一定要严格把控，避免一些喜欢拖延的集團利用时间钻了空子，给后期档案收集工作造成不必要的麻烦。

2.4 严格把关档案资料员的专业能力，并进行严格审批和层层选拔，确保人员的专业性

上岗证制度指新档案资料员必须参加由当地主管档案局或档案馆举办的培训班，并在考试合格后取得《上岗证》。备案制度是指取得《上岗证》的档案资料员名单必须在建设行政主管部门备案。相对固定制度是指凡是进行工程建设的建设单位、监理单位以及施工单位，必须在申报《施工许可证》时确定一名或以一名以上已经在建设行政主管部门备案的档案资料员担任该工程的档案资料员，并要反映在《施工许可证》上。对于集团档案资料员人员不固定的问题，就是集团本身不重视这份工作，当法律完善以后，集团要为工程挑选适合专业的档案收集资料员，挑选时要查看对方是否经历过相关培训，专业知识是否达标，有没有上岗证书等等，并且在一个项目工程中，档案资料员尽量不要频繁更换，否则衔接不到位，会影响工程继续。

在工程竣工验收之前，原则上不能更换档案资料员，若有更换资料员的情况，需向建设行政主管部门申请。

3 结束语

通过以上几项制度，可以保障档案资料员上岗前得到一定的培训，具备一定的档案理论知识以及素质，防止出现资料员频繁更换的情况，保证了工程档案管理的质量。

参考文献

[1]梁洁宣.浅议提高科技档案管理质量的途径[J].民营科技，2008（09）.

[2]严林.试论工程设计档案的全面质量管理[J].河南建材，2010年03期.