提升事业单位人事档案管理水平的建议

王建武

摘 要：人事档案管理是在组织活动和发展过程中所形成的，能对人才各方面优劣势进行反映的相关工作。对事业单位而言，通过人事档案管理，可以准确掌握相关人员的德行和能力，进而为人才选拔、任免提供重要的依据。虽然诸多事业单位已经开始意识到了人事档案管理的重要性，但是当下的人事档案管理依然存在很多的不足之处。因此，本文主要就人事档案管理工作存在的问题及提升事业单位人事档案管理的建议做出分析，希望能够有效避免人事档案管理中的常见问题，促使事业单位能够不断适应时代发展的需要。

关键词：事业单位；人事档案管理；水平；提升；建议

1 加强事业单位人事档案管理的必要性分析

事业单位中个人参加社会活动、参加工作经历的重要履历凭证就是人事档案，是记录个人履历的重要凭证。人事档案是国家法律规定的记录行为与档案，具有较高的社会价值及参考意义。档案管理工作在事业单位内具有多元化的特点，人事档案管理内容更是多样化，如：对员工资历的记载、身份的记录、工作表现的记录等，是人事活动、行为等基本情况的真实记录，影响员工的薪资待遇、福利待遇、社会保证、组织关系等。由此可见，科学合理的进行事业单位人事档案管理有助于提升单位行政管理的高效性，促进员工工作的积极性，为事业单位的发展有推波助澜的作用。

2 事业单位人事档案管理工作存在的不足之处

2.1 人事档案管理体系不健全

意识决定行为，我国事业单位在人事档案管理方面的种种问题，根源就在于缺乏对人事档案管理工作的重视，导致管理体系存在诸多漏洞，进而影响到档案的应用效率。但凡涉及到人员岗位调配，一般是由单位领导使用个人档案查看具体人员信息资料，部分档案所记载的信息往往是员工过去的情况，现阶段内容还没有更新，员工最近一段时期的工作水平是提升了，亦或是下降了，这些是无法知晓的。一旦领导依据错误的信息资料调整工作岗位，便无法达到人尽其用的效果，不仅造成工作效率低下，也不利于事业单位的持续发展。

2.2 人事档案管理制度不完善

由体系根源引发的弊病能够对制度产生巨大影响，制度在规范生产建设方面有着不可磨灭的作用。在档案管理方面，事业单位仍然以传统的管理模式为主，这种管理缺乏对重点内容的强调，并且力度小、落实难。管理人员忽视了建档的合理化标准，致使人事信息具有独立性特点，相关部门不能针对信息进行人员调配，从而影响到整体工作效率。

2.3 人事档案管理手段不科学

现阶段我国部分事业单位还没有脱离传统管理观念，纸质文档依然是档案管理工作的重要形式。管理人员将单位员工的个人资料一一记录后进行归档，人工操作的误差概率大，很难确保信息资料是完整的。同时，笔录速度也很难符合具体要求，人事管理效率难以保证。另一方面，档案管理工作并没有引起单位领导的高度重视，相关设备设施极度匮乏，加之新形势下人事档案管理的工作量与日俱增，对卷宗、文件的整理保管都有着一定的影响。

2.4 管理人员专业素质有待提升

忽视档案管理工作的一个重要体现，就是人事档案管理人员专业素质与实际标准有着不小的距离。事业单位的人员结构不合理，资历老、年龄大的员工干部偏多，一部分员工的业务能力有限，缺乏学习意识和相关培训经历，只是依靠传统手段进行日常管理工作，不能保证较强的工作效率。一方面人事档案管理队伍缺乏专业性建设，另一方面相关体系制度不够健全，员工信息漏记少记现象十分常见，影响到工作岗位的分配效率，在人才合理使用方面存在着较大缺陷。由此可见，提升人事档案管理水平并非一朝一夕之事，需要在考虑周全的前提下采取有针对性的整治、防范、强化措施，才能彻底发挥人事档案管理职能，为事业单位谋求效益。

3 提升事业单位人事档案管理水平的提升途徑

3.1 加强人事档案保存管理

如今，我国信息化技术的不断发展，人事档案保存管理与信息化技术发展相融合。信息化技术的发展，使得我国社会信息得以更好的保存，如：电子档案、电子文档等形式。因此，加强人事档案保存管理，可以将人事档案制成电子档，使其利用文档形式进行保存，随后进行U盘储存，以此利于人事档案管理。

3.2 丰富人事档案材料内容

为使事业单位及其人才双方有更好的了解，丰富人事档案材料内容乃是根本。要使人事档案资料丰富，必须提高事业单位对人事档案的重视程度。设专人分管人事档案，对人事档案进行整理和补充，从而事业单位在进行人才选拔的过程中提高效率。

3.3 减少人档分离的情况

人档分离情况出现的原因，乃是事业单位人事管理制度水平不高。因此，为减少人档分离的情况，提高事业单位人事管理水平乃是关键。使档案管理人员在进行人事档案整理时更加仔细的进行分类保存，并记录好所需资料，最后再进行严格的审查。以此避免人档分离的情况。

3.4 完善人事档案管理制度

人事档案管理工作为事业单位选拔人才提供便利，如若人事档案管理不合理，出现分散等情况，则会使得在选拔过程中不仅不会出现便利，还会给选拔工作带来不便。为解决人才流动多造成的人事档案管理不全面等问题，完善人事管理制度刻不容缓。为此，人事档案管理制度改革必须立即执行，使得在人事管理制度中，不会出现档案遗失，档案不全和档案材料分散等问题，从而提高事业单位工作效率。

4 结语

综上所述，人事档案管理具有极强的系统性与复杂性，需要工作人员保持严谨、细致、负责的态度按照组织内部人事档案管理规章制度开展工作。只有这样方能做好人事档案管理工作，充分发挥出人事档案的作用，更好地为员工、为单位、为社会提供高效、便捷、优质的档案服务。

参考文献

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